Tự giới thiệu, thiết lập bối cảnh và giữ cho nó ngắn gọn
Nhắn tin tức thì có thể là một phương pháp giao tiếp tiêu chuẩn cho bạn, nhưng một số người vẫn thấy nó đáng sợ. Nếu bạn quen với việc nhắn tin hoặc bạn bè và đồng nghiệp nhắn tin tức thời, bạn có thể không nhận ra cách một văn bản có vẻ như xuất hiện từ trường bên trái sang một liên hệ mới. Đó là loại bất ngờ đặc biệt là một mối quan tâm trong bối cảnh kinh doanh. Khi bạn sử dụng các văn bản trong kinh doanh, hãy lưu giữ các nghi thức nhắn tin commonsense trong tâm trí và tuân theo một vài quy tắc ứng xử đơn giản.
Yêu cầu quyền gửi tin nhắn văn bản
Người bạn muốn nhắn tin có đồng ý được liên lạc trong thời trang đó không? Đừng cho rằng mọi người mang điện thoại di động mọi lúc để nhận tin nhắn văn bản hoặc trực tuyến để truy cập tin nhắn tức thì qua mạng, Facebook hoặc các chương trình nhắn tin tức thời khác. Yêu cầu trực tiếp hoặc trong một cuộc trò chuyện điện thoại như thế nào cá nhân muốn được liên lạc. Bạn có thể phát hiện ra họ có một kế hoạch nhắn tin giới hạn hoặc sử dụng IM không được khuyến khích tại các máy trạm của họ.
Tự giới thiệu khi gửi tin nhắn đầu tiên
Giới thiệu bản thân trong thông điệp của bạn và làm cho nó ngắn gọn. Mặc dù tên, biệt hiệu hoặc số điện thoại của bạn có thể hiển thị, tùy thuộc vào phương thức nhắn tin bạn sử dụng, người nhận của bạn đang nhìn thấy văn bản ngoài ngữ cảnh. Bắt đầu tin nhắn với phần giới thiệu và khung tham chiếu, chẳng hạn như:
- "Tôi là Joan Smith từ XYZ Consultants. Bạn có thời gian để thảo luận câu hỏi mà bạn đã hỏi tôi trên điện thoại tuần trước không?"
- "Đó là Brad Jones từ kế toán, tôi có một câu hỏi về yêu cầu hoàn trả của bạn. Bạn có thời gian để trả lời nó ngay bây giờ, hay tôi nên gọi cho bạn sau?"
Bằng cách này, bạn tránh việc thông điệp của bạn xuất hiện là một câu hỏi ngẫu nhiên và có thể bị sai lệch từ một người mà người nhận có thể nhớ chỉ một cách mơ hồ hoặc không có gì cả.
Mặc dù nhiều chương trình nhắn tin tức thì có một kho lưu trữ cho phép mọi người tìm ra bạn là ai và bạn đã nói gì trong quá khứ, thường là một ý tưởng tốt để giới thiệu bản thân ngay ngắn hơn trong các cuộc trò chuyện tiếp theo, đặc biệt nếu bạn đã thay đổi biệt hiệu hoặc số điện thoại.
Giữ thông báo đầu tiên về chuỗi ngắn
Bắt đầu với phần giới thiệu và ngữ cảnh chỉ cho đến khi người đó trả lời. Nếu không, bạn có thể soạn và gửi một tin nhắn chi tiết mà không bao giờ được nhìn thấy. Đây là một thực hành tốt cho tất cả các chuỗi tin nhắn.
Theo dõi một cách lịch sự nếu bạn không nhận được phản hồi
Gửi tin nhắn văn bản hoặc IM và không nhận được phản hồi có thể có nghĩa là một vài điều. Người đó có thể bỏ qua bạn, nhưng người đó có nhiều khả năng không theo dõi điện thoại hoặc máy tính để xem tin nhắn của bạn. Sau một khoảng thời gian thích hợp, hãy tiếp tục với một thông báo bổ sung mà còn cố gắng liên lạc với người đó qua email hoặc điện thoại. Khi thích hợp, bạn cũng có thể dừng lại ở bàn của người đó.
Các giao thức này quay trở lại cách mọi người muốn được liên lạc. Mặc dù nhắn tin có thể là cách duy nhất bạn muốn giao tiếp, nhưng đó không phải là lựa chọn đầu tiên của mọi người. Nếu bạn muốn có mối quan hệ công việc hiệu quả, hãy hiểu và tôn trọng mọi người có những sở thích khác nhau.