Tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Office bạn đang sử dụng, nó có thể chứa nhiều ứng dụng khác nhau. Việc cung cấp cơ bản thường chứa Word, Excel, PowerPoint và Outlook. PowerPoint dường như không cung cấp bất kỳ bảo mật vốn có nào, nhưng Word, Excel và Outlook đều cung cấp một số mức mã hóa.
Bảo mật tài liệu Word
Đối với tài liệu Microsoft Word (Word 2000 và mới hơn), bạn có thể chọn mức bảo mật cao hơn khi lưu tệp. Thay vì chỉ cần nhấp vào "Lưu", nhấp vào Tệp , sau đó Lưu dưới dạng và làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Công cụ ở góc trên bên phải của hộp thoại lưu tệp
- Nhấp vào tùy chọn bảo mật
- Hộp Tùy chọn bảo mật cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau:
- Bạn có thể nhập mật khẩu vào ô bên cạnh Mật khẩu để mở nếu bạn muốn tệp hoàn toàn không thể truy cập được nếu không có mật khẩu
- Trong Word 2002 và 2003, bạn có thể nhấp vào nút Nâng cao bên cạnh hộp mật khẩu để chọn mức mã hóa cao hơn, thậm chí khó có thể đột nhập vào
- Bạn có thể nhập mật khẩu vào ô bên cạnh Mật khẩu để sửa đổi nếu người khác có thể mở tệp, nhưng bạn muốn hạn chế người có thể thực hiện thay đổi đối với tệp
- Phần dưới cùng của hộp Security Options cũng cung cấp một số lựa chọn để bảo vệ sự riêng tư của tài liệu:
- Xóa thông tin cá nhân khỏi các thuộc tính tệp khi lưu
- Cảnh báo trước khi in, lưu hoặc gửi tệp chứa thay đổi hoặc nhận xét được theo dõi
- Lưu trữ số ngẫu nhiên để cải thiện độ chính xác hợp nhất
- Hiển thị đánh dấu ẩn khi mở hoặc lưu
- Nhấp vào OK để đóng hộp Tùy chọn bảo mật
- Chọn tên cho tệp của bạn và nhấp vào Lưu
Bảo mật tập tin Excel
Excel cung cấp một kiểu bảo vệ rất giống với Microsoft Word. Chỉ cần nhấp vào Tệp , Lưu dưới dạng và làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Công cụ ở góc trên bên phải của hộp thoại lưu tệp
- Nhấp vào Tùy chọn chung
- Bạn có thể nhập mật khẩu vào ô bên cạnh Mật khẩu để mở nếu bạn muốn tệp hoàn toàn không thể truy cập được nếu không có mật khẩu
- Bạn có thể nhấp vào nút Nâng cao bên cạnh hộp mật khẩu để chọn mức mã hóa cao hơn thậm chí còn khó hơn để đột nhập
- Bạn có thể nhập mật khẩu vào ô bên cạnh Mật khẩu để sửa đổi nếu người khác có thể mở tệp, nhưng bạn muốn hạn chế người có thể thực hiện thay đổi đối với tệp
- Nhấp vào OK để đóng hộp Tùy chọn chung
- Chọn tên cho tệp của bạn và nhấp vào Lưu
Bảo mật tệp Outlook PST
Việc ký kết và mã hóa kỹ thuật số thực tế của các tin nhắn email đến hoặc đi và tập tin đính kèm tập tin của họ là một vấn đề hoàn toàn riêng biệt sẽ được giải thích vào một thời điểm khác. Tuy nhiên, nếu bạn tình cờ xuất dữ liệu từ các thư mục Microsoft Outlook của mình sang tệp PST, bạn có thể thêm bảo vệ để đảm bảo dữ liệu không thể truy cập được bởi những người khác. Chỉ cần làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Tệp
- Chọn Nhập và Xuất
- Chọn Xuất sang tệp và nhấp Tiếp theo
- Chọn Tệp thư mục cá nhân (.pst) và nhấp Tiếp theo
- Chọn thư mục hoặc thư mục bạn muốn xuất (và chọn hộp để Bao gồm thư mục con nếu bạn muốn) và sau đó nhấp vào Tiếp theo
- Chọn một đường dẫn đầu ra và tên tệp và chọn một trong các tùy chọn cho tệp xuất của bạn, sau đó bấm Kết thúc
- Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục được xuất
- Cho phép tạo các mục trùng lặp
- Không xuất các mục trùng lặp
- Trong Cài đặt mã hóa , chọn một trong các tùy chọn sau
- Không mã hóa
- Mã hóa nén
- Mã hóa cao
- Ở cuối màn hình, nhập mật khẩu để sử dụng để mở tệp PST được mã hóa (bạn phải nhập cùng một mật khẩu trong cả hai hộp để xác minh rằng bạn đã đánh vần mật khẩu theo cách bạn dự định, nếu không bạn có thể không mở được mật khẩu của mình tập tin)
- Chọn có hay không cũng Lưu mật khẩu này trong danh sách mật khẩu của bạn
- Nhấp vào OK để hoàn thành xuất tệp
(Do Andy O'Donnell biên tập)