Hoàn nguyên về bất kỳ phiên bản tài liệu đã lưu trước đó nào
Tự động lưu và các phiên bản đã là một phần của hệ điều hành Mac kể từ khi phát hành OS X Lion . Hai tính năng này về cơ bản đã thay đổi cách bạn làm việc với các tài liệu trên máy Mac. Trong hầu hết các trường hợp, họ giải phóng bạn khỏi phải lưu thủ công tài liệu khi bạn làm việc trên đó; chúng cũng cho phép bạn quay lại hoặc so sánh các phiên bản trước của tài liệu.
Thật không may, Apple đã không cung cấp nhiều thông tin về cách sử dụng các tính năng mới này; bạn thậm chí có thể không nhận thấy chúng. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ xem xét cách sử dụng cả Tự động lưu và Phiên bản để quản lý tài liệu của bạn và cải thiện quy trình làm việc.
Tự động lưu
Tự động lưu là một dịch vụ toàn hệ thống cho phép ứng dụng tự động lưu tài liệu bạn đang làm việc; bạn không cần phải ra lệnh lưu. Tự động lưu màn hình bạn khi bạn làm việc trên tài liệu. Khi bạn tạm dừng, nó sẽ lưu tài liệu. Nếu bạn làm việc liên tục, tính năng Tự động lưu sẽ thực hiện lưu sau mỗi 5 phút. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không mất nhiều hơn 5 phút làm việc nếu có điều gì đó bất ngờ xảy ra, chẳng hạn như cúp điện hoặc một con mèo đang dùng phím tắt trên bàn phím của bạn.
Tự động lưu không tạo tài liệu mới mỗi lần thực hiện lưu. Nếu nó đã làm, bạn cuối cùng có thể chạy ra khỏi không gian ổ đĩa. Thay vào đó, tính năng Tự động lưu chỉ lưu thay đổi bạn thực hiện giữa mỗi điểm lưu tự động trong thời gian.
Dịch vụ Tự động lưu được cung cấp cho bất kỳ ứng dụng dựa trên tài liệu nào lưu tệp vào máy Mac. Mặc dù bất kỳ ứng dụng nào cũng có thể tận dụng lợi thế của dịch vụ nhưng không có yêu cầu nào phải làm như vậy. Một số ứng dụng năng suất chính, chẳng hạn như Microsoft Office, không sử dụng Tự động lưu; thay vào đó, họ sử dụng các quy trình quản lý tệp riêng của họ.
Phiên bản
Các phiên bản hoạt động cùng với tính năng Tự động lưu để cung cấp cách truy cập và so sánh các phiên bản trước của tài liệu bạn đang làm việc. Trước đây, nhiều người trong chúng ta đã làm điều tương tự bằng cách sử dụng lệnh Lưu dưới dạng để lưu tài liệu có tên tệp khác, chẳng hạn như Báo cáo hàng tháng 1, Báo cáo hàng tháng 2, v.v. Điều này cho phép chúng tôi thực hiện thay đổi đối với tài liệu mà không phải lo lắng về mất một phiên bản có thể tốt hơn của nó. Các phiên bản làm một cái gì đó tương tự tự động; nó cho phép bạn truy cập và so sánh bất kỳ phiên bản nào của tài liệu bạn đã tạo.
Phiên bản tạo phiên bản mới của tài liệu mỗi khi bạn mở tài liệu, mỗi giờ bạn đang làm việc trên đó và bất cứ khi nào bạn sử dụng lệnh Lưu, Lưu Phiên bản, Nhân bản, Khóa hoặc Lưu dưới dạng. Tự động lưu không tạo phiên bản mới; nó thêm vào phiên bản hiện tại. Điều này có nghĩa là bạn không thể sử dụng Phiên bản để xem tài liệu được xem cách đây 5 phút trừ khi bạn đã thực hiện một trong các sự kiện kích hoạt được liệt kê ở trên.
Sử dụng Tự động lưu và phiên bản
Tự động lưu và phiên bản được bật theo mặc định trong OS X Lion trở lên. Bạn không thể tắt các chức năng, nhưng bạn có quyền kiểm soát cách chúng hoạt động trong các tài liệu riêng lẻ.
Đối với các ví dụ trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng ứng dụng TextEdit, được bao gồm trong Mac OS và sử dụng Tự động lưu và các phiên bản.
Trước khi bắt đầu, điều quan trọng cần lưu ý là Apple đã thực hiện một số thay đổi nhỏ trong cách truy cập thông tin Phiên bản. Trong OS X Lion và Mountain Lion , thông tin phiên bản được truy cập từ tiêu đề cửa sổ của ứng dụng, còn được gọi là biểu tượng proxy . Bên cạnh tên tài liệu là một chữ V nhỏ, khi được nhấp, sẽ hiển thị một menu chứa các tùy chọn Phiên bản cho tài liệu được chọn.
Trong OS X Mavericks và sau đó bao gồm macOS mới, Apple đã di chuyển hầu hết các mục menu Phiên bản sang menu Tệp của ứng dụng, trong khi để chức năng Tự động lưu Khóa trong tiêu đề của cửa sổ tài liệu.
Chúng tôi sẽ khám phá cả hai biến thể của Phiên bản trong ví dụ bên dưới:
- Khởi chạy TextEdit , nằm tại / Applications .
- Khi TextEdit mở ra, chọn File , New để tạo một tài liệu mới.
- Nhập một hoặc hai dòng văn bản trong tài liệu, rồi chọn Tệp , Lưu . Nhập tên cho tệp và nhấp vào Lưu.
- Cửa sổ tài liệu hiện hiển thị tên của tài liệu trong tiêu đề cửa sổ.
- Để con trỏ chuột di chuột qua tên của tài liệu trong tiêu đề cửa sổ. Một chữ V nhỏ sẽ xuất hiện, cho biết rằng tiêu đề thực sự là một trình đơn thả xuống. Trong một số phiên bản sau của macOS, chữ V sẽ có mặt, nhưng nó sẽ trở nên nổi bật hơn khi bạn di chuột qua nó.
- Nhấp vào tiêu đề tài liệu để xem các mục menu có sẵn, bao gồm Khóa , Nhân bản và Duyệt tất cả các phiên bản trong OS X Mountain Lion trở về trước và chỉ với chức năng Khóa và Mở khóa trong OS X Mavericks trở lên. Có thể có nhiều mục menu hơn, nhưng đó là những mục mà chúng tôi quan tâm ngay bây giờ.
- Khóa: Việc nhấp vào mục Khóa sẽ khóa tài liệu, ngăn không cho bất kỳ thay đổi nào xảy ra. Bạn không thể sửa đổi hoặc lưu tài liệu bị khóa mà không cần mở khóa tài liệu đó trước tiên. Khóa tài liệu không chỉ ngăn các thay đổi vô tình, mà còn cho phép bạn sử dụng tài liệu làm mẫu hoặc làm điểm bắt đầu cho tài liệu mới. Chúng ta sẽ nói nhiều hơn về việc sử dụng các tài liệu như các khuôn mẫu trong một chút.
- Mở khóa: Tùy chọn này chỉ xuất hiện trong menu khi tài liệu bị khóa. Nhấp vào mục trình đơn Mở khóa để xóa khóa và cho phép chỉnh sửa đầy đủ.
- Trùng lặp: Nằm trong menu thả xuống của tiêu đề tài liệu (OS X Lion và Mountain Lion) hoặc trong trình đơn Tệp của ứng dụng (OS X Mavericks trở lên). Nhấp vào mục trình đơn Sao chép sẽ tạo một bản sao tài liệu mới và đặt nó bên cạnh tài liệu gốc. Tạo bản sao cho phép bạn sử dụng tài liệu gốc làm mẫu hoặc làm điểm nhảy để tạo phiên bản hoàn toàn mới. Nếu tài liệu gốc bị khóa, bản sao được mở khóa, sẵn sàng cho bạn thực hiện thay đổi. Mọi thay đổi bạn thực hiện đối với bản sao sẽ không ảnh hưởng đến bản gốc. Bản sao là một tài liệu mới, với lịch sử và phiên bản lưu của riêng nó.
- Hoàn nguyên về lần lưu cuối cùng (OS X Lion và Mountain Lion): Nếu tùy chọn này khả dụng, nó sẽ bao gồm ngày và giờ phiên bản cuối cùng được lưu. Chọn tùy chọn này sẽ lưu trạng thái hiện tại của tài liệu của bạn và sau đó khôi phục phiên bản đã lưu cuối cùng.
- Hoàn nguyên về (OS X Mavericks trở lên): Tùy chọn này trong menu Tệp của ứng dụng cho phép bạn truy cập các phiên bản trước của tài liệu hiện tại. Xem Duyệt tất cả các phiên bản bên dưới để biết chi tiết.
- Duyệt tất cả các phiên bản: Khi bạn chọn mục trình đơn này, màn hình sẽ thay đổi để hiển thị cho bạn chế độ xem giống như Máy thời gian của tất cả các phiên bản của tài liệu. Phiên bản hiện tại được hiển thị ở bên trái; tất cả các phiên bản khác được hiển thị bên phải. Bạn có thể chọn một phiên bản và so sánh nó với tài liệu hiện tại. Thời gian và ngày của mỗi phiên bản được hiển thị trong thanh trượt thời gian ở bên phải và ngay bên dưới tài liệu phía trước. Nhấp vào Xong sẽ đưa bạn trở lại tài liệu hiện tại; nhấp vào Khôi phục sẽ đưa bạn trở lại phiên bản đã chọn.
Bằng cách sử dụng tính năng Tự động lưu và phiên bản, bạn có thể làm việc với tài liệu mà không phải lo lắng về việc vô tình thay đổi tài liệu, quên lưu tài liệu hoặc bị cúp điện.
Một mẹo cuối cùng
Khi sử dụng tùy chọn Duyệt tất cả phiên bản, bạn có thể sao chép phần tử từ bất kỳ phiên bản nào bằng lệnh sao chép chuẩn. Chỉ cần nhấp và kéo để chọn văn bản mong muốn, sau đó nhấp chuột phải và chọn Sao chép từ trình đơn bật lên. Khi bạn quay lại cửa sổ chỉnh sửa chuẩn, bạn có thể dán nội dung vào vị trí đích.