Làm thế nào để làm sạch email trước khi chuyển tiếp chúng

Email được chuyển tiếp thường chứa đầy các ký tự và địa chỉ không cần thiết

Khi một email đã được chuyển tiếp nhiều lần, nó thường thu thập các từ, ký tự không cần thiết và địa chỉ email không cần thiết nữa và cần được dọn sạch trước khi gửi đi một lần nữa.

Trước khi gửi email thông báo đó đến các liên hệ của riêng bạn, hãy cân nhắc tuân theo nghi thức email đơn giản này vì lợi ích của người nhận của bạn.

Cách dọn sạch email được chuyển tiếp

Hãy làm theo các mẹo sau để nhanh chóng làm cho email được chuyển tiếp dễ đọc hơn:

Xóa địa chỉ email không cần thiết

Khi email được chuyển tiếp dưới dạng mà không có bất kỳ chỉnh sửa nào trước, người nhận có thể thấy địa chỉ email mà thư gốc đã được gửi đến.

Điều này có thể hữu ích trong một số trường hợp bạn muốn người nhận mới xem ai đã xem email hoặc khi thư gốc được gửi, nhưng thường không phải là một ý tưởng hay để giữ tất cả chúng. Điều này đặc biệt đúng khi vài người nếu bất kỳ người nhận nào khác thực sự thêm bất kỳ thông tin nào vào email.

Vuốt qua tin nhắn và xóa bất kỳ tiêu đề nào bao gồm các địa chỉ email khác mà thư được gửi đến.

Xóa đánh dấu liên quan đến chuyển tiếp

Sau khi email được chuyển tiếp một vài lần, trường Chủ đề và nội dung có thể thu thập một hoặc nhiều ký tự ">" hoặc thậm chí toàn bộ các từ như "chuyển tiếp", "FWD" hoặc "FWD". Đó là một ý tưởng tốt để loại bỏ chúng để declutter tin nhắn tổng thể.

Trong thực tế, việc giữ các ký tự này có thể khiến người nhận nghĩ rằng thư là spam hoặc bạn không quan tâm đủ về email để xóa các ký tự còn sót lại này.

Xem xét màu và kích thước của văn bản

Nó rất phổ biến cho các email được chuyển tiếp để mang theo cùng một kiểu, thường là văn bản có kích thước khác nhau và nhiều màu. Điều này thường khó đọc và có thể nhanh chóng buộc người nhận bỏ qua toàn bộ thư là spam.

Hãy thử điều chỉnh email để dễ đọc hơn.

Viết gần đầu thư

Bất kỳ nhận xét nào bạn muốn thêm vào email được chuyển tiếp phải được đặt ở đầu email để người nhận có thể thấy rõ nhận xét của bạn trước tiên.

Bạn có thể viết về email là gì hoặc tại sao bạn chuyển tiếp email đó, nhưng dù bạn có lý do gì đi chăng nữa, nó cũng phải được nhìn thấy rõ ràng ở trên cùng, nếu không người nhận sẽ không nhìn thấy nó cho đến khi họ đọc qua toàn bộ tin nhắn.

Điều cuối cùng bạn muốn là các nhận xét của bạn được trộn lẫn và giải thích sai cho văn bản trong thư gốc.

Giải pháp thay thế cho Chuyển tiếp thông thường

Một thay thế để chuyển tiếp thư là lưu email vào một tệp và sau đó đính kèm thư dưới dạng tệp đính kèm email. Một số ứng dụng email có một nút cho điều này, như Microsoft Outlook . Đối với những người khác, hãy thử tải xuống email dưới dạng tệp, như tệp EML hoặc MSG , sau đó gửi tệp đó dưới dạng tệp đính kèm thông thường.

Một tùy chọn khác là chỉ sao chép văn bản gốc và sau đó dán văn bản đó dưới dạng văn bản thuần túy để tránh sao chép bất kỳ kiểu định dạng lẻ hoặc màu sắc ngoài vị trí nào. Ngoài ra, hãy đảm bảo đặt văn bản được chuyển tiếp trong dấu ngoặc kép để người nhận mới có thể thấy rõ phần nào của email không phải từ bạn.