Nếu bạn có nhiều tài liệu mà bạn cần kết hợp nhưng không muốn gặp rắc rối khi kết hợp chúng theo cách thủ công và hợp nhất định dạng, tại sao không tạo một tài liệu chính? Bạn có thể tự hỏi điều gì sẽ xảy ra với tất cả các số trang , chỉ mục và mục lục. Tính năng tài liệu chính có thể xử lý điều đó! Biến nhiều tài liệu của bạn thành một tệp Word duy nhất.
Nó là gì?
Tệp chính là gì? Về cơ bản, nó cho thấy các liên kết cho các tệp Word riêng lẻ (còn được gọi là subdocuments.) Nội dung của các subdocuments này không có trong tài liệu chính, chỉ có các liên kết đến chúng. Điều này có nghĩa là việc chỉnh sửa các subdocuments rất dễ dàng vì bạn có thể thực hiện nó trên cơ sở cá nhân mà không làm gián đoạn các tài liệu khác. Ngoài ra, các chỉnh sửa được thực hiện cho các tài liệu riêng biệt sẽ tự động được cập nhật trong tài liệu chính. Ngay cả khi có nhiều người đang làm việc trên tài liệu, bạn có thể gửi các phần khác nhau của nó cho nhiều người thông qua tài liệu chính.
Hãy chỉ cho bạn cách tạo tài liệu chính và các tài liệu phụ của nó. Chúng tôi cũng sẽ tạo một tài liệu chính từ một tập hợp các tài liệu hiện có và cách tạo một bảng nội dung cho tài liệu chính.
Tạo tài liệu chính từ đầu
Điều này có nghĩa là bạn không có tài liệu phụ nào. Để bắt đầu, mở một tài liệu Word mới (trống) và lưu nó với một tên tệp (chẳng hạn như "Master").
Bây giờ, vào "File" sau đó bấm vào "Outline." Sử dụng trình đơn phong cách, bạn có thể gõ vào các tiêu đề của tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng phần Công cụ Phác thảo để đặt tiêu đề vào các cấp độ khác nhau.
Khi bạn hoàn tất, hãy chuyển đến tab Phác thảo và chọn "Hiển thị tài liệu trong Tài liệu chính".
Ở đây, bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn cho phác thảo. Đánh dấu đường viền bạn vừa viết và nhấn “Tạo”.
Bây giờ mỗi tài liệu sẽ có cửa sổ riêng. Hãy chắc chắn lưu lại tài liệu chính của bạn.
Mỗi cửa sổ trong tài liệu chính là một tài liệu phụ. Tên tệp cho các subdocuments này sẽ là tên của tiêu đề cho mỗi cửa sổ trong tài liệu chính.
Nếu bạn muốn chuyển sang chế độ xem trước đó, hãy nhấn “Đóng Chế độ xem phác thảo”.
Hãy thêm một bảng nội dung vào tài liệu chính. Di con trỏ của bạn ở phần đầu của văn bản của tài liệu và đi đến “ Tài liệu tham khảo ” rồi nhấp vào “Mục lục”. Chọn tùy chọn bạn muốn từ các tùy chọn Bảng Tự động.
Bạn có thể vào "Home" sau đó bấm vào "Paragraph" và nhấp vào biểu tượng đoạn văn để xem phần phá vỡ và loại chúng là gì.
Lưu ý: Word chèn phần ngắt không gián đoạn trước và sau mỗi tài liệu phụ khi bạn tạo tài liệu chính từ đầu để không có ngắt trang. Mặc dù vậy, bạn có thể thay đổi loại phần riêng lẻ bị hỏng.
Ví dụ của chúng tôi hiển thị các tài liệu phụ được mở rộng khi tài liệu của chúng tôi ở chế độ phác thảo.
Tạo tài liệu chính từ tài liệu hiện có
Có thể bạn đã có tài liệu mà bạn muốn kết hợp thành một tài liệu chính. Bắt đầu bằng cách mở một tài liệu Word mới (trống) và lưu nó với "Master" trong tên tệp.
Vào “View”, sau đó nhấp vào “Outline” để truy cập tab Outlining. Sau đó chọn "Hiển thị tài liệu trong tài liệu chính" và thêm một tài liệu phụ trước khi nhấn "Chèn".
Menu Chèn phụ đề sẽ hiển thị cho bạn vị trí của các tài liệu bạn có thể chèn. Chọn cái đầu tiên và nhấn “Mở”.
Lưu ý: Cố gắng giữ tất cả các subdocuments của bạn trong cùng thư mục hoặc thư mục với tài liệu chính.
Một hộp bật lên có thể cho bạn biết rằng bạn có cùng một kiểu cho cả tài liệu phụ và tài liệu chính. Nhấn “Có để tất cả” để mọi thứ vẫn nhất quán.
Bây giờ lặp lại quá trình này để chèn tất cả các subdocuments bạn muốn trong tài liệu chủ. Cuối cùng, giảm thiểu các subdocuments bằng cách nhấp vào "Collapse Subdocuments", được tìm thấy trong tab Outlining.
Bạn cần phải lưu trước khi bạn có thể thu gọn các subdocuments.
Mỗi hộp subdocument sẽ hiển thị đường dẫn đầy đủ đến các tệp subdocument của bạn. Bạn có thể mở một subdocument bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng của nó (góc trên bên trái,) hoặc bằng cách sử dụng “Ctrl + Click”.
Lưu ý: Nhập tài liệu Word hiện có vào tệp chính có nghĩa là Word sẽ chèn ngắt trang trước và sau mỗi tài liệu phụ. Bạn có thể thay đổi loại ngắt phần nếu bạn muốn.
Bạn có thể xem tài liệu chính bên ngoài Chế độ xem phác thảo bằng cách chuyển đến “Chế độ xem” rồi nhấp vào “Bố cục in”.
Bạn có thể thêm một bảng nội dung giống như cách bạn đã làm cho tài liệu chính được tạo từ đầu.
Bây giờ tất cả các tài liệu phụ đều nằm trong tài liệu chính, hãy thêm hoặc chỉnh sửa đầu trang và chân trang. Bạn cũng có thể chỉnh sửa mục lục, tạo chỉ mục hoặc chỉnh sửa các phần khác của tài liệu.
Nếu bạn đang tạo một tài liệu chính trong phiên bản Microsoft Word cũ hơn, nó có thể bị hỏng. Trang web của Microsoft Answers có thể giúp bạn nếu điều đó xảy ra.