Nhớ cách cư xử của bạn khi gửi email
Các quy tắc của nghi thức email không phải là "quy tắc" theo nghĩa là cảnh sát nghi thức email sẽ đến sau bạn nếu bạn không theo dõi chúng.
Họ là những hướng dẫn giúp tránh những sai lầm (như xúc phạm một người nào đó khi bạn không có ý định) và hiểu lầm (như bị xúc phạm khi bạn không có ý định).
Những quy tắc cốt lõi của nghi thức email này giúp tất cả chúng ta giao tiếp tốt hơn qua email và trả tiền để biết chúng.
01 trên 26
Hãy xem trước khi bạn gửi tin nhắn
Gửi một lần, tìm hai lần và tránh các email xấu hổ có văn bản sai gửi đến người nhận sai (hoặc, aghast, người nhận). Vì thế
- cho phép mọi thư ít nhất một vài phút nghỉ ngơi sau khi bạn đã hoàn thành nó
- trước khi nhấn hoặc nhấp vào Gửi .
Trong Gmail (và một số dịch vụ và chương trình email khác), bạn có thể bật tính năng chưa xác minh cung cấp cho bạn một vài giây để hoàn tác thiệt hại tiềm ẩn ngay cả sau khi gửi. Trường hợp không có sẵn, hãy thử để trống trường Đến: hoặc nhập địa chỉ email của riêng bạn để bạn được nhắc nhở xem trước khi gửi.
02 trên 26
Không được mặc định là "Trả lời tất cả"
Nếu "Trả lời" tốt, "Trả lời tất cả" phải tốt hơn. Đúng vậy không? Hơn "
03 trên 26
Giữ email ngắn
Không đe dọa người nhận có quá nhiều văn bản. Hãy để thông điệp của bạn dễ đọc và dễ nắm bắt. Hơn "
04 trên 26
Định dạng đúng các thư trả lời email của bạn (và trở nên lười biếng)
Bạn có nghĩ rằng trích dẫn văn bản gốc trong email của bạn trả lời hoàn hảo là rất nhiều công việc? Đừng để '>' đe dọa bạn! Đây là một cách rất thoải mái, thoải mái, nhanh chóng và vẫn sạch sẽ và tương thích để trả lời đúng. Hơn "05 trên 26
Viết dòng tiêu đề email tốt
Bạn có tạo ra những lỗi ngớ ngẩn này trong các chủ đề email của bạn không? Chìa khóa để nhận được tin nhắn của bạn đọc, hóa ra, không phải là thông minh. Hơn "
06 trên 26
Làm sạch email trước khi chuyển tiếp chúng
Chuyển tiếp email là một cách tuyệt vời để chia sẻ ý tưởng, nhưng hãy đảm bảo rằng ý tưởng ban đầu không bị mất trong bối cảnh. Hơn "
07 trên 26
Khi nghi ngờ, gửi email văn bản thuần tuý, không phải HTML phong phú
Không phải ai cũng có thể nhận được email được định dạng ưa thích của bạn. Một số thậm chí có thể phản ứng dữ dội. Để an toàn hơn là xin lỗi, hãy gửi email văn bản thuần túy chỉ khi nghi ngờ. Hơn "
08 trên 26
Không chuyển tiếp email hoaxes
Các trò lừa đảo qua email thường chứa những câu chuyện hấp dẫn và chắc chắn gây khó chịu. Vì thế,
- không chuyển tiếp qua email bất kỳ câu chuyện nào bạn chưa tự điều tra bằng cách sử dụng, ví dụ:
- Về Urban Legends,
- Skeptoid hoặc
- Snopes.com.
09 trên 26
Sử dụng phần mềm chống vi-rút, cập nhật và quét miễn phí
Đảm bảo bạn không lây lan sâu và vi-rút qua email hoặc hoạt động như một phương tiện để phát tán spam. Tất cả điều này có thể do email độc hại gây ra. May mắn thay, có bảo vệ:
- Phần mềm chống vi-rút Windows hàng đầu
- Phần mềm chống vi rút Mac hàng đầu
- VirusTotal để quét các tệp và URL trực tuyến.
10 trên 26
Giải thích tại sao bạn chuyển tiếp
Giao tiếp tốt hơn và tốt hơn làm cho các mối quan hệ tốt hơn. Để chuyển tiếp email và liên kết theo cách chia sẻ thông tin có liên quan và thúc đẩy mối quan hệ,
- Chính tả, ở đầu email, tại sao bạn nghĩ người nhận sẽ thấy thú vị những gì bạn chia sẻ.
11 trên 26
Hãy để mọi người biết email của họ đã được nhận
Bộ lọc spam có nhận được tin nhắn không? Dành cho người khác câu hỏi dai dẳng này và cho họ biết bạn đã nhận được email của họ. Hơn "
12 trên 26
Hỏi trước khi bạn gửi tệp đính kèm cực lớn
Không làm tắc nghẽn hệ thống email hoặc chỉ thực hiện với sự cho phép.
13 trên 26
Chỉ nói về một chủ đề cho mỗi email
Giúp làm cho thế giới bớt bối rối. Cố gắng nói về một chủ đề cho mỗi tin nhắn. Đối với một chủ đề khác, hãy bắt đầu một email mới.
14 trên 26
Các dấu chấm câu; trong email
Dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu gạch ngang và dấu chấm phẩy — tất cả đều tồn tại vì một lý do: chúng giúp dễ hiểu ý nghĩa của một câu. Đừng làm cho cuộc sống khó khăn hơn và có thể ít thú vị hơn đối với những người nhận email của bạn. Trả tiền một số - mặc dù không quá nhiều về mặt đạo đức - chú ý đến dấu chấm câu. Hơn "
15 trên 26
Sử dụng từ viết tắt một cách tiết kiệm
DYK? Không phải ai cũng biết mọi từ viết tắt, và những từ viết tắt này cũng không tiết kiệm được nhiều thời gian. Vì thế,
- chỉ sử dụng rất ít từ viết tắt và có thể chỉ khi bạn có thể chắc chắn người nhận biết ý nghĩa của chúng.
- hãy cẩn thận với các từ viết tắt tôn giáo, như JFC . Bạn không bao giờ biết tôn giáo sẽ chơi như thế nào qua email.
16 trên 26
Thay đổi kích thước hình ảnh thành tỷ lệ thuận tiện cho email
Khi ảnh của bạn trông đẹp mắt trong email của bạn, bạn cũng sẽ rất đẹp! Dưới đây là cách đảm bảo hình ảnh của bạn không lớn hơn màn hình và hộp thư bằng cách thay đổi kích thước chúng theo kiểu - trực tuyến và miễn phí. Hơn "17 trên 26
Viết trong tất cả các Caps giống như Shouting
Đừng hét lên trong email của bạn nhiều hơn ý bạn. Văn bản được đặt trong tất cả các chữ in hoa cũng rất khó đọc. Hơn "
18 trên 26
Hãy cẩn thận với sự mỉa mai trong email
Không, thực sự! Ý tôi là nó. Thành thật!
Một phương tiện cung cấp ít bối cảnh như email không phù hợp với sự mỉa mai và mỉa mai, ngay cả khi bạn biết người nhận.
19 trên 26
Bắt Typos bằng cách in email của bạn
Làm điều này cho email quan trọng, chính thức, sự nghiệp và thư tình:
- in bản nháp trước khi bạn bấm Gửi .
Trên một bản in và với một cây bút chì trong tay, bạn thường có thể tìm thấy lỗi chính tả hoặc dấu phẩy thất lạc không phải kiểm tra chính tả của bạn cũng không phải bạn bị bắt khi đọc trên màn hình.
20 trên 26
Làm thế nào để tránh email xấu hổ
Tránh các email đáng xấu hổ bằng cách gửi chúng cho chính bạn (theo mặc định). Bạn có thể
- để trống các trường Tới , Cc và Bcc
- nhập địa chỉ của riêng bạn vào trường Đến cho đến khi bạn gửi tin nhắn.
21 trên 26
Đặt đồng hồ hệ thống của bạn sang phải
Đảm bảo bạn không gửi tin nhắn từ năm 1981; hoặc 3078. Thêm nữa »
22 trên 26
Nghi ngờ, kết thúc email với "Cảm ơn"
Nếu bạn không biết cách nói lời tạm biệt ở cuối email, có một điều hầu như luôn luôn thích hợp. Cảm ơn. Hơn "23 trong tổng số 26
Nơi để đặt chữ ký của bạn
Nếu không có một dòng phụ script "ký ở đây", làm thế nào để bạn quyết định nơi để đặt chữ ký email của bạn? Nhìn đây. Hơn "24 trên 26
Tự hỏi "Làm thế nào để viết điều đó bằng văn bản", viết "Điều đó"
Bạn có nhận thấy những người bạn hiểu hoàn toàn tốt khi bạn lắng nghe họ trở nên khó hiểu khi họ bắt đầu viết không?
Đừng như họ. Nói với nó như nó là — và làm thế nào bạn sẽ nói nó (không phải cách bạn đang sử dụng để nhìn thấy nó bằng văn bản, có thể trong một bối cảnh kỹ thuật, học thuật hoặc pháp lý).
25 trên 26
Nén tệp trước khi gửi qua email
Nhỏ hơn là đẹp hơn, ít nhất là khi nói đến tập tin đính kèm email. Vì vậy, hãy tạo các tệp nhỏ hơn trước khi gửi chúng qua email. Hơn "26 trên 26
Tránh thông báo "Tôi quá"
"Tôi cũng vậy" là không đủ nội dung, nhưng nó là quá nhiều phiền toái.