Nếu bạn trả lời email, bạn nên trả lời rõ ràng những gì bạn đang trả lời. Đó là lý do tại sao văn bản của thư gốc thường được trích dẫn trong thư trả lời. Vì vậy, rất nhiều là rõ ràng, nhưng cách tốt nhất để trích dẫn văn bản trong một email là không.
Có một tiêu chuẩn gần như rất hợp lý để làm đúng. Nó làm cho bạn trích dẫn chỉ cần nhiều như là cần thiết trong một cách cho phép người nhận trả lời của bạn thấy chính xác những gì bạn đang phản ứng. Nếu tất cả các ứng dụng email (hoặc người dùng email) tuân thủ, các thư luôn trông sạch sẽ và gọn gàng, và chúng dễ đọc.
Trích dẫn theo cách được đề xuất là điều thích hợp để làm, nhưng nó cũng là một số công việc để cắt văn bản được trích dẫn và làm cho nó trông đẹp mắt. Điều đó thực sự cần thiết cho một câu trả lời nhanh chóng và ngắn gọn? Và nếu bạn cố gắng trích dẫn bằng cách sử dụng thụt đầu dòng thích hợp trong một chương trình email như Outlook, bạn sẽ ngồi trong một giờ trên một phản hồi hoặc thất bại thảm hại (hoặc, có lẽ, cả hai).
Con đường của người lười biếng: Dễ dàng, vẫn đúng và đẹp
May mắn thay, luôn có nhiều cách để làm điều gì đó. Thông thường, các tùy chọn này đều không hoàn hảo, nhưng có thể dễ dàng có nhiều cách tiếp cận phù hợp. Bây giờ, đây là cách thoải mái hơn nhưng vẫn hoàn toàn có thể đọc và được chấp nhận và tương thích - và thích hợp để trả lời email.
Để định dạng email trả lời đúng cách khi đang lười:
- Bắt đầu tin nhắn của bạn ngay ở đầu câu trả lời.
- Bao gồm thư gốc bạn đang trả lời dưới đây.
- Đảm bảo chữ ký của bạn ở trên văn bản được trích dẫn.
- Không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu được trích dẫn.
- Bạn có thể, tất nhiên, cắt giảm chiều dài quá mức và (thường nên loại bỏ) tập tin đính kèm nội tuyến. Thay thế chúng bằng "[...]".
- Làm lặp lại, trong ít nhất có thể, các câu hỏi bạn đang trả lời.
- Thay vì chỉ là "Có", hãy thử "Bạn đã hỏi liệu chúng tôi có muốn táo hay không. Có, chúng tôi làm." hoặc "Chúng tôi muốn táo, vâng."
- Đảm bảo văn bản được trích dẫn không được thụt lề, không sử dụng ký tự '>' hoặc thanh dấu ngoặc kép.
- Nếu bạn trả lời trả lời của một thư trả lời, bạn có thể xóa các thư cũ, hiện không cần thiết từ phía dưới.
Trong các ứng dụng email và dịch vụ như Gmail tự động lưu trữ và thảo luận chủ đề một cách thông minh, kiểu trả lời này hoạt động đặc biệt tốt. Vì tất cả các văn bản được trích dẫn ở một nơi, nó có thể được ẩn một cách dễ dàng và không làm xáo trộn sự kết hợp của thông điệp trong khi bối cảnh liên thông điệp được thiết lập thông qua các email gốc.
Thiết lập chương trình email của bạn cho câu trả lời chính xác, lười biếng
Để được lười biếng sau này, trước tiên bạn có thể phải làm một số công việc thiết lập. Hầu hết các chương trình và dịch vụ email có thể được định cấu hình để trả lời dễ dàng nhưng chính xác, mặc dù:
- Eudora
- Hotmail
- Thư Mac OS X
- Outlook Express
- Windows Mail