Đặt chữ ký của bạn có lẽ là phần dễ nhất trong việc soạn thảo email của bạn và không chỉ vì không có quy tắc rõ ràng cho phần này của nghi thức email.
Vị trí chữ ký email
Đặt chữ ký email của bạn ngay bên dưới văn bản của bạn — trong thư trả lời cũng như trong thư mới. Làm điều này cả trong email bạn gửi chuyên nghiệp và những người đi đến gia đình và bạn bè.
- Tuy nhiên, xem xét, không sử dụng chữ ký nào trong các tin nhắn riêng tư, vì thư tín cá nhân có thể thân mật hơn các thông điệp được chính thức hóa bằng cách sử dụng một chữ ký có cấu trúc cao.
- Trong các thư trả lời, không có chữ ký hoặc chữ ký nào cũng là lựa chọn tốt; người nhận, sau khi tất cả, đã biết bạn.
Trong thực tế, vị trí chữ ký email sẽ thay đổi dựa trên các tùy chọn bạn đã đặt trong chương trình email của mình:
- Nếu bạn bao gồm thư gốc bằng cách sử dụng thụt đầu dòng và trích dẫn chọn lọc , chữ ký của bạn thường sẽ xuất hiện ở cuối thư.
- Nếu bạn trích dẫn một cách lười biếng bằng cách đặt thông điệp của mình lên trên thư gốc (chưa phân mảnh), chữ ký của bạn thường nằm giữa thư của bạn và thư gốc mà bạn trích dẫn, ngay phía trên dòng "--Thư gốc--".
Sự khác biệt giữa trích dẫn lười biếng và trích dẫn chọn lọc thường là một chức năng của ứng dụng email bạn sử dụng hoặc các tiêu chuẩn nghề nghiệp của bạn. Các chuyên gia yêu thích Linux, ví dụ, thường dựa vào trích dẫn có chọn lọc, trong khi Microsoft Outlook mặc định là trích dẫn lười biếng.
Email sai lầm vị trí chữ ký bạn nên tránh
Đặt chữ ký của bạn mà nó không thuộc về hầu như không phải là một hành vi phạm tội lớn chống lại nghi thức, nhưng tuy nhiên bạn nên tránh những sai lầm thường gặp trong việc sắp xếp để giảm bớt sự nhầm lẫn.
- Chữ ký trên đầu trang, trả lời trong dòng dưới đây : độc giả có điều kiện không nhìn xa hơn bất kỳ chữ ký họ gặp phải. Nếu chương trình hoặc dịch vụ email của bạn được thiết lập để đặt chữ ký của bạn lên trên văn bản được trích dẫn trong thư trả lời và chuyển tiếp, không viết bất kỳ thứ gì vào văn bản được trích dẫn. Rất có thể, người nhận sẽ trả lời câu trả lời trống của bạn — nhưng có thể không đủ lâu để tìm câu trả lời của bạn trong phần được trích dẫn. Thay vào đó, hãy trả lời phía trên chữ ký hoặc di chuyển chữ ký xuống dưới cùng.
- Chữ ký ở phía dưới cùng, nếu bạn trả lời ở trên cùng, nhưng chữ ký email của bạn ở phía dưới, người nhận sẽ không bao giờ thấy chữ ký hoặc nếu họ thấy chữ ký, chữ ký có thể gửi cho họ trực tuyến văn bản trả lời mà họ có thể đã bỏ qua. Thay vào đó: di chuyển chữ ký phía trên phần được trích dẫn và bên dưới câu trả lời của bạn.
Chữ ký chung
Chữ ký email của bạn không dài hơn bốn hoặc năm dòng văn bản và nó chứa dấu phân cách chữ ký chuẩn . Chữ ký của bạn không rộng hơn 75 ký tự. Tránh, nếu có thể, bao gồm cả hình ảnh, vì một số chương trình email xử lý các hình ảnh nhúng như tệp đính kèm và kéo chúng ra khỏi chính thư đó.
Postscripts
Đương nhiên, việc định vị chữ ký của bạn ở các địa điểm được đề xuất sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để bao gồm các bản đăng ký ngay bên dưới nó. Tuy nhiên, lưu ý rằng một số chương trình và dịch vụ email xử lý bất kỳ điều gì bên dưới ký tự dấu phân cách chữ ký của chữ ký. Vì vậy, thay vào đó, hãy bao gồm bản ghi của bạn bên dưới "ký" văn bản chính của tin nhắn với tên của bạn, nhưng phía trên chữ ký của email.