Bạn có thực sự cần trả lời tất cả mọi người trong một tin nhắn nhóm không?
Nếu nó là tốt để trả lời, nó nên được tốt hơn để trả lời tất cả. Đúng?
Không phải luôn luôn. Nếu câu trả lời thực sự quan trọng đối với tất cả người nhận, thì phải sử dụng "trả lời tất cả".
Một số trả lời tất cả các kịch bản là do rủi ro mà một người nhận không nhận ra họ đã nhấp hoặc khai thác tùy chọn đó. Hầu hết, tuy nhiên, có thể là do thực tế là người đó không nhận ra khi nào để gửi trả lời tất cả các tin nhắn.
Dù bằng cách nào, nó thường gây phiền nhiễu cho những người khác tham gia vào tin nhắn nhóm. Đây là lý do tại sao tốt nhất nên sử dụng Trả lời tất cả một cách thận trọng.
Thời điểm trả lời tất cả
Chỉ sử dụng tính năng Trả lời tất cả của chương trình email khi:
- Câu trả lời của bạn sẽ cần thiết để biết người gửi ban đầu và tất cả mọi người trong các trường Tới: và Cc: của email gốc.
Không trả lời tất cả khi:
- Chỉ người gửi ban đầu mới cần biết câu trả lời của bạn,
- Nhận xét của bạn sẽ rất quan trọng để biết người gửi ban đầu và một vài người nhận khác,
- Thực hiện trả lời bình thường trong trường hợp này, sau đó thêm các người nhận khác theo cách thủ công. Bạn có thể sao chép địa chỉ của họ từ email gốc nếu điều đó hữu ích.
- Thông điệp của bạn đơn giản như "Cảm ơn!" hoặc "Tôi cũng vậy:"
- Cảm ơn bạn thông báo có thể là tốt để gửi, nhưng không gửi chúng cho mọi người nhận khác. Chỉ có người gửi thực sự cần phải nhận thức được cách bạn cảm nhận về thông điệp, không phải mọi người khác trong nhóm.
Trả lời tất cả chỉ dành riêng cho các trường hợp đặc biệt. Nó chỉ nên được sử dụng nếu bạn cần gửi cùng một thông báo tới từng người nhận trong nhóm. Nếu không, nếu bạn không cần làm điều đó, bạn chỉ nên trả lời những cá nhân có liên quan, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn chỉ trả lời người gửi.
Ví dụ: hãy xem xét nhận email hỏi xem bạn có muốn đến một bữa tiệc hưu trí vào cuối tuần này không. Giả sử nó đã được gửi đến 30 người khác và bạn được hỏi không chỉ nếu bạn đang đi nhưng nếu bạn có thể mang theo một số thực phẩm hoặc giúp đỡ trong một số cách khác.
Nó thường không thích hợp trong tình huống này để gửi trả lời cho mọi người và giải thích rằng bạn không thể đi vì bạn phải làm việc vào cuối tuần này và con bạn bị bệnh, vì vậy đây không phải là một ngày cuối tuần tốt cho bạn. Những chi tiết đó có liên quan đến người gửi nhưng có thể không liên quan đến những người khác được mời.
Có, tuy nhiên, lần khi bạn nên trả lời tất cả và khi bạn dự kiến sẽ trả lời tất cả. Có lẽ nó liên quan đến một cuộc thảo luận nhóm về một dự án làm việc hoặc một cái gì đó khác có liên quan trực tiếp đến những người nhận khác.
Dù thế nào đi chăng nữa, bạn nên luôn nghĩ về nó trước khi gửi một email hàng loạt cho người khác. Thậm chí còn tồi tệ hơn khi một vài người gửi trả lời tất cả các tin nhắn cho nhau, và bạn nhận được một tá email trong khoảng một hoặc hai phút. Những người không chỉ khó theo dõi mà còn gây phiền nhiễu nếu bạn không cần phải đọc chúng.