Email dài có thể trông đáng sợ và một chuỗi dài các đoạn dài, có thể bao gồm các câu dài chạy mà dường như không dừng lại nhưng dường như không đi đâu cả — các câu đầy những từ không liên quan thêm ít ý nghĩa nhưng phục vụ gây nhầm lẫn với các giải thích có thể có nhiều lần và đôi khi có thể xung đột— có thể khiến người nhận đọc ít hơn nếu thông điệp chỉ là, uh, khoảng 3 câu - ba câu dí dỏm, ngắn gọn và chính xác — dài.
Nếu bạn không đọc đoạn văn ở trên, bạn có điểm.
Giữ email ngắn
Đó là lý do tại sao nó thường là một ý tưởng tốt để
- giữ email càng ngắn càng tốt.
Tất nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên cắt giảm thư của mình ở bất kỳ mức giá nào.
Viết nhiều như cần thiết
Viết càng lâu càng cần thiết và phù hợp. Điều quan trọng hơn đối với email doanh nghiệp là gọn gàng.
Email cá nhân có thể có hoa và dài. Để rõ ràng, các từ ít hơn và đơn giản hơn vẫn tốt hơn.
Sử dụng điểm Bullet
Nếu bạn có nhiều thứ để viết:
- Phá vỡ tin nhắn của bạn thành các điểm bullet.
- Bắt đầu mỗi điểm với một bản tóm tắt ngắn gọn về hành động bạn muốn được thực hiện.
- Đảm bảo thông tin quan trọng không bị ẩn trong thư của bạn hoặc bất kỳ thịt dấu đầu dòng nào .
Một hành động cho mỗi tin nhắn
Đừng gộp lại bất cứ thứ gì bạn cần hoặc muốn nói với người nhận vào một tin nhắn. Đặc biệt:
- Bắt đầu một tin nhắn mới cho mỗi hành động chính mà bạn yêu cầu từ người nhận.
Điều này giúp người nhận dễ dàng xử lý email của họ hơn và các hành động cần thiết đã hoàn thành. Bằng cách thiết lập một tiền lệ, rất có thể họ sẽ áp dụng cùng một phương thức cho các tin nhắn cho bạn - và bạn cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh dấu email.