Quá trình sửa đổi truy vấn Microsoft Access tương tự như quá trình tạo một truy vấn ngay từ đầu. Tuy nhiên, các truy vấn có thể được thay đổi bằng cách sử dụng dạng xem thiết kế hoặc dạng xem SQL, bạn không thể sử dụng trình hướng dẫn truy vấn để sửa đổi truy vấn hiện có.
Bắt đầu bằng cách nhấp chuột phải vào truy vấn được nhắm mục tiêu của bạn trong bảng điều khiển đối tượng ở bên trái của màn hình trong cơ sở dữ liệu của bạn. Trong menu bật lên, chọn Dạng xem thiết kế. Truy vấn mở trong dạng xem biểu dữ liệu. Khi bạn nhấp chuột phải vào tên của truy vấn trong hàng tab phía trên đầu ra Chế độ xem biểu dữ liệu, bạn có thể thay đổi chế độ xem. Theo mặc định, bạn đang ở trong Biểu dữ liệu, không thể chỉnh sửa cấu trúc (mặc dù bạn có thể chèn và xóa dữ liệu khỏi chế độ xem này). Tuy nhiên, từ chế độ xem SQL hoặc Thiết kế, bạn có thể chỉnh sửa cấu trúc của truy vấn và lưu hoặc lưu dưới dạng đối tượng đã sửa đổi khi cần.
Chế độ xem thiết kế
Chế độ xem thiết kế mở ra màn hình chia ngang. Nửa trên cho thấy hình chữ nhật đại diện cho mỗi bảng hoặc truy vấn cung cấp truy vấn bạn đang sửa đổi. Các trường khóa — thường là mã nhận diện duy nhất — có một khóa vàng nhỏ bên cạnh chúng. Mỗi hình chữ nhật kết hợp với các hình chữ nhật khác bằng các đường kết nối các trường trong một bảng với các trường khác.
Những dòng này đại diện cho các mối quan hệ. Trong dạng xem thiết kế, nhấp chuột phải vào dòng cho phép bạn thay đổi mối quan hệ. Bạn có thể chọn từ một trong ba tùy chọn:
- Hàng trong đó các trường được nối trong cả hai bảng đều bằng nhau
- Các hàng trong đó bảng ngoài cùng bên trái trả lại tất cả kết quả và bảng bên phải hiển thị kết quả phù hợp
- Các hàng trong đó bảng bên phải trả về tất cả kết quả và bảng bên trái hiển thị kết quả phù hợp
Ba kiểu kết nối này (bên trong, bên trái, bên phải) là một tập con của toàn bộ các phép nối mà cơ sở dữ liệu có thể thực thi. Để thực hiện truy vấn phức tạp hơn, bạn sẽ cần chuyển sang Chế độ xem SQL.
Khi bạn kết nối các bảng đã chọn với các dòng mối quan hệ, bạn sẽ thấy nửa dưới của màn hình hiển thị lưới liệt kê tất cả các trường mà truy vấn sẽ trả về. Hộp Hiển thị hiển thị hoặc ngăn chặn trường khi truy vấn được chạy — bạn có thể lọc truy vấn dựa trên các trường không được hiển thị. Bạn cũng có thể thêm hoặc sửa đổi thứ tự sắp xếp theo cách thủ công để sắp xếp các kết quả theo cách tăng dần hoặc giảm dần, mặc dù Microsoft Access sẽ xử lý nhiều loại theo thứ tự từ trái sang phải dọc theo các trường. Bạn có thể sắp xếp lại các cột bằng cách kéo chúng sang trái hoặc phải trên lưới, để buộc một mẫu sắp xếp cụ thể.
Hộp Tiêu chí của Chế độ xem thiết kế cho phép bạn nhập giới hạn tiêu chí, chẳng hạn khi truy vấn được chạy, nó chỉ hiển thị một tập hợp con dữ liệu khớp với bộ lọc của bạn. Ví dụ: trong truy vấn về các đơn đặt hàng sản phẩm mở, bạn có thể thêm tiêu chí = 'MI' vào cột trạng thái để chỉ hiển thị đơn đặt hàng từ Michigan. Để thêm các mức tiêu chí, hãy sử dụng các hộp hoặc trong cột hoặc thêm tiêu chí vào các cột khác.
Chế độ xem SQL
Trong chế độ xem SQL, Microsoft Access thay thế biểu dữ liệu bằng cú pháp Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc mà Access phân tích để xác định dữ liệu nào cần lấy từ nguồn và với quy tắc kinh doanh nào.
Các câu lệnh SQL thường tuân theo một dạng khối:
SELECT Table1. [Fieldname1], Bảng2. [Tên trường2]
TỪ Table1 RIGHT JOIN Table2 ON Bảng 1. [Key1] = Bảng2. [Key2]
WHERE Table1. [Fieldname1]> = "Bộ lọcValue"
Các nhà cung cấp cơ sở dữ liệu khác nhau hỗ trợ các phiên bản hơi khác nhau của SQL. Tiêu chuẩn cơ sở, được gọi là cú pháp tuân thủ ANSI, có thể hoạt động trong mọi môi trường cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, mỗi nhà cung cấp làm tăng tiêu chuẩn SQL với các tinh chỉnh riêng của nó. Microsoft, ví dụ, sử dụng cơ sở dữ liệu máy bay phản lực trong Access. Microsoft cũng hỗ trợ SQL Server. Các nhà cung cấp khác sử dụng các cách tiếp cận khác nhau, vì vậy SQL thường không tương thích với nhau như là các hỗ trợ chuẩn.
Nếu bạn không quen với cú pháp của việc thực thi SQL Server của Cơ sở dữ liệu máy bay phản lực, thì việc tinh chỉnh Khung nhìn SQL có thể phá vỡ các truy vấn của bạn. Thay vào đó, hãy chú ý đến Design View. Tuy nhiên, đối với các chỉnh sửa rất nhanh, đôi khi điều chỉnh SQL cơ bản dễ dàng hơn là sửa đổi sơ đồ Design View. Nếu các nhà phân tích khác trong công ty của bạn muốn biết bạn đã nhận được kết quả như thế nào, việc gửi và dán một câu lệnh SQL của bạn sẽ làm giảm sự nhầm lẫn về thiết kế truy vấn.
Tiết kiệm công việc của bạn
Trong Microsoft Access 2016, bạn có thể lưu và ghi đè truy vấn hiện tại bằng cách bấm chuột phải vào tab của nó và chọn Lưu. Để lưu truy vấn đã sửa đổi dưới dạng một số tên khác, cho phép truy vấn hiện tại tồn tại, hãy nhấp vào tab Tệp, chọn Lưu dưới dạng và sau đó Lưu đối tượng thành.