Nếu bạn là chủ cửa hàng hoặc người quản lý, bạn đã biết chính xác tầm quan trọng của việc có cơ sở dữ liệu phù hợp. Từ hàng tồn kho và vận chuyển đến nhân viên và khách hàng, bạn biết rằng ngay cả một ngày chậm liên quan đến rất nhiều dữ liệu bảo trì. Câu hỏi thực sự là loại cơ sở dữ liệu nào bạn cần? Hy vọng rằng, bạn đã không cố gắng duy trì thông tin này trong Microsoft Excel. Nếu bạn có, bạn có thể muốn xem xét bắt đầu với một cơ sở dữ liệu cơ bản, như Microsoft Access, để bạn có thể dễ dàng chuyển dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
Các loại và kích thước của các cửa hàng bạn chạy làm cho một sự khác biệt lớn trong những loại cơ sở dữ liệu làm cho ý nghĩa nhất. Nếu cửa hàng của bạn được thiết lập định kỳ tại các chợ nông dân, thì bạn có nhu cầu rất khác so với một cửa hàng gạch và vữa. Nếu bạn bán thực phẩm, bạn sẽ cần theo dõi ngày hết hạn như một phần của khoảng không quảng cáo. Nếu cửa hàng bán lẻ của bạn trực tuyến, bạn sẽ phải theo dõi phí, vận chuyển và thông tin đánh giá. Tuy nhiên, có một số điều mà tất cả các cửa hàng có điểm chung, chẳng hạn như hàng tồn kho và dòng tiền. Để giúp bạn xác định cơ sở dữ liệu tốt nhất cho các nhu cầu cụ thể của bạn, dưới đây là một vài điều bạn nên cân nhắc.
Thông tin để theo dõi trong cơ sở dữ liệu
Chạy một cửa hàng bán lẻ đòi hỏi phải theo dõi rất nhiều khía cạnh khác nhau. Bạn không chỉ phải theo dõi hàng tồn kho, bạn phải chắc chắn rằng bạn có đủ cách để trưng bày hàng hóa (như thùng, móc, giá đỡ và các thùng), nguồn cung cấp để hiển thị giá của hàng hóa, hóa đơn, thông tin bán hàng và thông tin khách hàng. Có rất nhiều thứ để theo dõi và cơ sở dữ liệu giúp quản lý cửa hàng của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Cửa hàng trực tuyến có thể khó quản lý bởi vì có nhiều thứ bạn phải theo dõi, chẳng hạn như giao hàng. Cơ sở dữ liệu giúp việc xử lý tất cả các khía cạnh khác nhau này dễ dàng hơn một cách đáng kể mà không cần phải liên tục tham khảo lịch sử khách hàng hoặc bán hàng của bạn. Bạn thậm chí có thể xuất thông tin, chẳng hạn như báo cáo và tải chúng lên cơ sở dữ liệu của bạn để bạn không phải tranh luận với các vấn đề về nhập thủ công.
Quyết định mua hay xây dựng
Cho dù bạn nên mua hoặc xây dựng một cơ sở dữ liệu là câu hỏi lớn, và nó phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô doanh nghiệp của bạn và nơi bạn muốn lấy nó. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu và bạn có thời gian trên tay (nhưng số lượng tiền mặt rất hạn chế), việc xây dựng cơ sở dữ liệu của riêng bạn là một cách tuyệt vời để làm cho nó cụ thể cho nhu cầu riêng của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn chỉ mới bắt đầu một cửa hàng trực tuyến. Nếu bạn bắt đầu cơ sở dữ liệu ngay trước khi mở cửa hàng bán lẻ trực tuyến của mình, bạn sẽ nắm bắt tốt hơn về khoảng không quảng cáo và điểm bắt đầu của mình. Đây là dữ liệu tuyệt vời để có thể truy cập dễ dàng vào mùa thuế và giúp bạn luôn cập nhật khoảng không quảng cáo của mình cũng như dữ liệu khách hàng.
Nếu bạn có một doanh nghiệp lớn hơn, đặc biệt là một cái gì đó giống như một nhượng quyền thương mại, mua một cơ sở dữ liệu sẽ làm việc tốt hơn cho bạn. Nó sẽ giúp bạn thông qua tất cả những điều bạn có thể quên. Tỷ lệ cược là, bạn sẽ không có thời gian để tạo và quản lý cơ sở dữ liệu, vì vậy tốt nhất là nên có tất cả các cơ sở được bảo hiểm. Bạn luôn có thể thực hiện các sửa đổi của riêng bạn khi bạn đi.
Tìm chương trình cơ sở dữ liệu phù hợp
Nếu bạn quyết định mua một chương trình cơ sở dữ liệu , bạn sẽ cần phải dành một lượng lớn thời gian nghiên cứu các tùy chọn khác nhau. Có rất nhiều loại cửa hàng bán lẻ, và thị trường cơ sở dữ liệu đáp ứng nhu cầu riêng biệt của những loại khác nhau. Nếu bạn đang làm việc với sản phẩm và thực phẩm, bạn rõ ràng cần một cái gì đó giúp bạn theo dõi các mặt hàng dễ hư hỏng. Nếu bạn có một cửa hàng trang sức, bạn sẽ cần để có thể theo dõi bảo hiểm trên các mảnh có giá trị. Đối với các cửa hàng có sự hiện diện trực tuyến và một cơ sở gạch và vữa, bạn chắc chắn cần một cái gì đó bao gồm rất nhiều góc độ khác nhau cho hàng tồn kho, phí, thuế và các khía cạnh hành chính của doanh nghiệp. Nếu bạn bán ra một mặt hàng cụ thể, bạn sẽ cần phải biết sớm để bạn có thể ngay lập tức đánh dấu nó được bán ra cho phần trực tuyến của cửa hàng.
Trước khi bạn bắt đầu, hãy nghĩ về mọi thứ bạn cần theo dõi, sau đó đảm bảo rằng các cơ sở dữ liệu bạn xem xét có những mục đó ở mức tối thiểu. Có rất nhiều cơ sở dữ liệu trên thị trường, vì vậy bạn sẽ có thể nhận được mọi thứ bạn cần với một tỷ lệ rất hợp lý.
Tạo cơ sở dữ liệu riêng của bạn
Nếu bạn dự định tạo cơ sở dữ liệu của riêng mình, bạn sẽ cần xác định chương trình nào bạn muốn sử dụng. Microsoft Access có xu hướng trở thành chương trình vì nó rất mạnh và tương đối rẻ. Bạn có thể nhập và xuất dữ liệu từ phần mềm Microsoft khác của bạn (điều này cực kỳ hữu ích nếu bạn đã theo dõi thông tin trong Excel). Bạn cũng có thể tải email, thư bán hàng và tài liệu khác (cả từ Word và Outlook) vào cơ sở dữ liệu và tạo mẫu. Access có thêm lợi thế là có một số lượng đáng kể các mẫu và tệp miễn phí để bạn không phải bắt đầu hoàn toàn từ đầu. Bạn có thể lấy một mẫu miễn phí, sau đó thực hiện các sửa đổi cần thiết để cơ sở dữ liệu của bạn bao gồm mọi thứ bạn cần.
Tầm quan trọng của bảo trì
Không có vấn đề làm thế nào bạn có được cơ sở dữ liệu của bạn, bạn sẽ phải duy trì nó cho cơ sở dữ liệu để tiếp tục có ích cho bạn. Nếu bạn không theo kịp những thứ như khoảng không quảng cáo, địa chỉ, thay đổi trong thanh toán hoặc tổng doanh số, cơ sở dữ liệu sẽ kết thúc chỉ là một vật cố định khác mà không có mục đích. Hãy suy nghĩ về dữ liệu của bạn giống như cách bạn nghĩ về kế toán của mình. Nếu bạn không theo kịp với tất cả các giao dịch và thay đổi, nó sẽ giúp bạn gặp rắc rối. Bạn không cần phải có một người CNTT để quản lý nó ngay từ đầu, mặc dù nó có thể cực kỳ hữu ích. Tuy nhiên, cửa hàng của bạn càng lớn thì càng cần nhiều thời gian để duy trì và quản lý dữ liệu của bạn.