Nó là một ý tưởng tốt?
Cho dù bạn có sử dụng tài khoản email công ty của bạn để gửi email cá nhân chủ yếu là công ty hay không. Người chủ của bạn có thể thiết lập các chính sách và hướng dẫn chi phối việc sử dụng tài nguyên mạng của họ. Người sử dụng lao động cần phải có nhân viên đọc và đồng ý với một Chính Sách Sử Dụng Được Chấp Nhận (AUP) nêu rõ những gì được cho phép và những gì không phải trước khi cấp cho họ quyền truy cập vào các tài nguyên mạng.
Điều gì về việc sử dụng tài khoản email cá nhân của bạn để tiến hành kinh doanh?
Một lần nữa, câu trả lời là nó có lẽ không khôn ngoan. Tài khoản email cá nhân của bạn có quy tắc mật khẩu nghiêm ngặt giống như tài khoản email công ty của bạn không? Các liên lạc giữa máy tính của bạn và các máy chủ của nhà cung cấp email cá nhân có được bảo mật hoặc mã hóa theo một cách nào đó không? Nếu bạn gửi thông tin nhạy cảm hoặc bí mật, nó có thể bị chặn hoặc bản sao sẽ được lưu trữ hoặc lưu trữ trên máy chủ email không?
Ngoài những câu hỏi này, nếu công ty của bạn thuộc các nhiệm vụ tuân thủ như Sarbanes-Oxley (SOX), có các yêu cầu liên quan đến việc bảo vệ và lưu giữ thông tin liên lạc qua email liên quan đến công ty. Nếu bạn làm việc cho một cơ quan chính phủ thì có khả năng là các giao tiếp của bạn phải tuân theo một số quy tắc Tự do Thông tin. Trong cả hai trường hợp, việc gửi thông tin chính thức trên tài khoản cá nhân của bạn sẽ đặt nó bên ngoài các điều khiển để bảo vệ và giữ lại các liên lạc qua email. Làm như vậy không chỉ là một vi phạm tuân thủ, mà còn cho sự xuất hiện của một nỗ lực cố ý và cố ý để phá vỡ hệ thống và bí mật ẩn thông tin liên lạc của bạn.
Không có minh hoạ tốt hơn về việc tại sao trộn email cá nhân với email công việc là một ý tưởng tồi tệ hơn so với việc sử dụng một máy chủ email riêng của Hillary Clinton trong suốt thời gian làm Thư ký của Nhà nước. Đây là một trong những trường hợp công khai nhất tại sao bạn không nên làm điều gì đó như thế này. Nó không chỉ chống lại chính sách của chính phủ. Nó không phải là một ý tưởng tốt bởi vì các tài khoản email cá nhân thường không có bất cứ nơi nào gần số lượng các biện pháp bảo vệ kỹ thuật mà hệ thống chính phủ làm. Không phải hệ thống của chính phủ là hoàn hảo, nhưng chúng thường được cấu hình theo cách như vậy để cố gắng giảm thiểu các mối đe dọa bảo mật.
Ở phía bên kia lối đi, một lần ứng cử viên tổng thống đảng Cộng hòa Sarah Palin, cựu Thống đốc Alaska, đã học được cách khó khăn rằng các tài khoản email cá nhân không cung cấp cùng mức độ bảo mật như hệ thống email của chính phủ Alaska. Một nhóm tự gọi mình là 'vô danh' được quản lý để đột nhập vào tài khoản thư cá nhân của Yahoo. 'Chưa xác định' đã thực hiện một số thông điệp email công khai, ít nhiều để chứng minh rằng họ đã thực sự tấn công tài khoản. Một số tiêu đề và người nhận tin nhắn dường như ủng hộ những tin đồn rằng cô ấy có thể đã sử dụng email cá nhân của mình một cách cụ thể để duy trì vấn đề về mặt đạo đức khỏi hệ thống email của chính phủ Alaska và bên ngoài bất kỳ yêu cầu Tự do Thông tin nào.
Tôi không chắc chắn như thế nào 'vô danh' đã có thể truy cập, nhưng chắc chắn rằng bạn làm theo thực hành tốt khi tạo mật khẩu ngay cả đối với tài khoản cá nhân của bạn. Tuy nhiên, mật khẩu an toàn hay không, hãy sử dụng phán đoán âm thanh và tuân thủ các quy tắc khi quyết định có trộn email cá nhân và doanh nghiệp hay không.
Một số tài nguyên tuyệt vời khác về bảo mật email bao gồm:
- 5 mẹo để tăng cường bảo mật Gmail của bạn
- The Dangers của Out-of-office-tự động trả lời tin nhắn
- Tại sao bạn cần một tài khoản email dùng một lần
Ghi chú của biên tập viên: Bài viết kế thừa này đã được Andy O'Donnell cập nhật