Cách đồng bộ hóa dữ liệu của bạn trên nhiều thiết bị

Luôn cập nhật tài liệu, email, lịch và thông tin liên hệ của bạn ở bất cứ đâu

Tính di động thực sự trong thời đại kỹ thuật số có nghĩa là bạn có quyền truy cập vào thông tin quan trọng mà bạn cần bất kể bạn đang ở đâu hoặc bạn đang sử dụng thiết bị gì - cho dù đó là máy tính để bàn văn phòng hay máy tính xách tay cá nhân của bạn hoặc điện thoại thông minh hoặc PDA . Bên cạnh việc truy cập Internet di động , nếu bạn làm việc trên nhiều thiết bị, bạn cần một số giải pháp đồng bộ hóa hoặc chiến lược để đảm bảo bạn luôn có sẵn các tệp mới nhất.

Dưới đây là một số cách để giữ email, tài liệu, sổ địa chỉ và tệp của bạn được cập nhật ở bất kỳ đâu.

Ứng dụng web và phần mềm máy tính để đồng bộ hóa tệp

Với phần mềm đồng bộ hóa tệp, bạn có thể làm việc trên một tài liệu trên một máy tính và sau đó một lúc sau đăng nhập vào một thiết bị khác (ví dụ như máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh) và tiếp tục làm việc trên tài liệu đó. Đúng vậy - không cần gửi email cho chính bạn hoặc phải sao chép các tệp qua mạng theo cách thủ công. Có hai loại phần mềm đồng bộ hóa tệp:

Dịch vụ đồng bộ dựa trên đám mây: Các ứng dụng web như Dropbox, iCloud của Apple và Live Mesh của Microsoft đồng bộ hóa thư mục giữa các thiết bị của bạn trong khi cũng lưu một bản sao của thư mục được chia sẻ trực tuyến. Các thay đổi được thực hiện đối với các tệp trong thư mục đó từ một thiết bị sẽ tự động được cập nhật trên các thiết bị khác. Bạn cũng có thể bật chia sẻ tệp , sử dụng điện thoại di động để truy cập các tệp và - trên một số ứng dụng - mở tệp trên trang web.

Ứng dụng máy tính để bàn: Nếu bạn không cảm thấy thoải mái với các tệp được lưu trữ trực tuyến, bạn cũng có thể cài đặt phần mềm sẽ đồng bộ hóa tệp cục bộ hoặc qua mạng riêng. Các ứng dụng đồng bộ hóa phần mềm miễn phí và phần mềm miễn phí bao gồm GoodSync, SyncToy của Microsoft và SyncBack. Bên cạnh việc cung cấp các tùy chọn mạnh mẽ hơn cho đồng bộ tập tin (giữ nhiều phiên bản của các tập tin thay thế, thiết lập một lịch trình để đồng bộ hóa, nén hoặc mã hóa tập tin , vv), các chương trình này thường cho phép bạn đồng bộ với các ổ đĩa ngoài, các trang FTP và máy chủ.

Hãy xem xét kỹ hơn các ứng dụng đồng bộ hóa này và các ứng dụng đồng bộ hóa khác trong vòng tròn này của Ứng dụng đồng bộ hóa tệp tốt nhất

Sử dụng thiết bị di động để đồng bộ hóa tệp

Một tùy chọn khác để giữ các tệp mới nhất với bạn mọi lúc là sử dụng thiết bị bên ngoài như ổ cứng di động hoặc ổ flash USB (một số người thậm chí còn sử dụng iPod của họ). Bạn có thể làm việc với các tệp trực tiếp từ thiết bị di động hoặc sử dụng phần mềm để đồng bộ hóa giữa máy tính và ổ đĩa ngoài.

Đôi khi việc sao chép các tập tin vào và từ ổ đĩa ngoài có thể là lựa chọn duy nhất của bạn nếu bạn muốn đồng bộ hóa PC ở nhà với máy tính văn phòng và bộ phận CNTT của công ty bạn không cho phép cài đặt phần mềm không được chấp thuận (chúng cũng có thể không cho phép thiết bị bên ngoài được cắm, tuy nhiên, tốt nhất nên kiểm tra với chúng để biết các tùy chọn của bạn).

Giữ email, sự kiện lịch và danh sách liên hệ trong Đồng bộ hóa

Thiết lập tài khoản trong các chương trình email: Nếu máy chủ email hoặc web của bạn cho phép bạn chọn giữa các giao thức POP và IMAP để truy cập email của mình, IMAP là cách dễ nhất để truy cập nhiều máy tính: nó giữ bản sao của tất cả email trên máy chủ cho đến khi bạn xóa chúng , vì vậy bạn có thể truy cập cùng một email từ các thiết bị khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng POP để tải email trực tiếp xuống máy tính của bạn - hầu hết các chương trình email đều có cài đặt (thường là trong tùy chọn tài khoản), nơi bạn có thể để lại bản sao thư trên máy chủ cho đến khi bạn xóa chúng - để bạn có thể nhận được những lợi ích tương tự như IMAP, nhưng bạn phải tìm và chọn cài đặt này trong chương trình email của mình.

Email, danh sách liên hệ và lịch dựa trên web có lẽ là cách dễ nhất để giữ cho dữ liệu của bạn được cập nhật trên nhiều thiết bị - vì thông tin được lưu trữ từ xa trên máy chủ, bạn chỉ cần một trình duyệt để làm việc với một hộp thư đến / hộp thư đi, lịch, và danh sách liên lạc. Nhược điểm là nếu bạn không có kết nối Internet, bạn không thể truy cập email của bạn trên một số dịch vụ này. Các hệ thống phổ biến bao gồm Gmail, Yahoo !, và thậm chí cả phiên bản webmail của Microsoft Exchange, Outlook Web Access / Outlook Web App.

Đồng bộ hóa với các chương trình máy tính để bàn: Cả Google và Yahoo! cung cấp đồng bộ hóa với lịch Outlook (thông qua Google Calendar Sync và Yahoo Autosync, cũng hoạt động với Palm Desktop). Yahoo! Google hỗ trợ đồng bộ hóa danh bạ và thông tin sổ tay ngoài đồng bộ hóa lịch. Đối với người dùng máy Mac, Google cung cấp Dịch vụ Google Sync cho các ứng dụng iCal, Sổ địa chỉ và Thư.

Giải pháp đặc biệt

Đồng bộ các tệp Outlook: Nếu bạn cần đồng bộ hóa toàn bộ tệp .pst giữa hai hoặc nhiều máy tính, bạn sẽ cần một giải pháp của bên thứ ba, chẳng hạn như một trong những giải pháp được tìm thấy trong thư mục công cụ đồng bộ hóa Outlook của Slipstick Systems.

Thiết bị di động: Nhiều điện thoại thông minh và PDA có phần mềm đồng bộ hóa của riêng chúng. Ví dụ, người dùng thiết bị Windows Mobile có Windows Mobile Device Center (hoặc ActiveSync trên XP) để giữ các tệp, email, danh bạ và mục lịch được đồng bộ hóa qua kết nối Bluetooth hoặc USB với máy tính của họ. BlackBerry có ứng dụng quản lý đồng bộ riêng. Dịch vụ MobileMe đã nói trên đồng bộ hóa iPhone với máy Mac và PC. Ngoài ra còn có các ứng dụng của bên thứ ba cho kết nối Exchange và các nhu cầu đồng bộ hóa khác cho tất cả các nền tảng di động.