Những điều nên và không nên làm cho những người tham gia cuộc họp Web
Với rất nhiều công ty bây giờ lựa chọn để tiến hành các cuộc họp quan trọng trực tuyến, là một người tham gia cuộc họp trực tuyến tích cực và có giá trị đã trở thành một kỹ năng làm việc quan trọng. Các cuộc họp trực tuyến tạo ra một cơ hội tuyệt vời để trao đổi ý tưởng giữa các nhân viên phân tán, những người không thể tương tác trực tiếp một cách thường xuyên, thiết lập chúng thành các thành viên nhóm có giá trị và tạo ra tình bạn giữa các nhân viên. Các mẹo bên dưới sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về cách tham gia cuộc họp trực tuyến:
Đúng giờ
Nếu có điều gì đó ngăn cản bạn tham dự một cuộc họp trực tuyến đúng giờ, hãy cho người tổ chức biết. Hãy nhớ rằng phần mềm cuộc họp trực tuyến cho phép những người tham gia biết ai đang đăng nhập và khi nào. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không thể tham gia cuộc họp nửa giờ mà không bị chú ý. Đến muộn một cuộc họp trực tuyến chỉ là thiếu tôn trọng khi bước vào phòng họp muộn.
Có một số nước hoặc đi đến nhà vệ sinh trước cuộc họp
Các cuộc họp trực tuyến thường không diễn ra trong nhiều giờ, do đó bạn không thể tự giải thoát cho mình. Ngoài ra, các cuộc họp được tiến hành trên Internet có xu hướng có nhịp độ nhanh, và mọi người thậm chí có thể miễn cưỡng hoặc bực bội vì phải dừng lại và đợi cho đến khi bạn quay lại để họ tiếp tục cuộc thảo luận. Vì vậy, lấy một ly nước hoặc đi đến nhà vệ sinh trước cuộc họp. Ngoài ra, không lẻn ra khỏi cuộc họp mà không để cho bất cứ ai biết - bạn không bao giờ biết khi ai đó có thể hỏi bạn một câu hỏi. Nếu bạn gặp trường hợp khẩn cấp, hãy cho người tổ chức cuộc họp biết rằng bạn phải bước ra một vài phút và bạn sẽ cho họ biết khi nào bạn trở lại. Cách tốt nhất để làm điều này là thông qua cơ sở trò chuyện của phần mềm hội họp trực tuyến của bạn, do đó bạn không làm gián đoạn người trình bày.
Giữ một thái độ chuyên nghiệp
Trong khi bạn có thể tham dự cuộc họp trực tuyến của bạn từ sự thoải mái của bàn làm việc của bạn hoặc thậm chí cả nhà của bạn, giai điệu của bạn không phải là ít chính thức hơn nếu bạn đang ở trong một phòng họp, được bao quanh bởi các đồng nghiệp và cấp trên của bạn. Điều này có nghĩa là bạn nên giữ bất kỳ bình luận nào về mèo hoặc con bạn ở vịnh - ngay cả khi chúng ở trong phòng bên cạnh. Điều này cho thấy rằng bạn là một chuyên gia đáng tin cậy, có thể giữ cho cuộc sống gia đình và công việc của bạn riêng biệt, ngay cả khi họ chia sẻ cùng một mái nhà.
Không lên kế hoạch nghe nhạc
Chỉ vì cuộc họp là trực tuyến, nó không phải là lý do để bạn làm việc trên một cái gì đó khác trong khi chỉ nghe. Nếu bạn đã được mời tham dự cuộc họp, đó là vì người trình bày đánh giá đầu vào của bạn. Ngay cả khi không có nhiều cơ hội tham gia, bạn vẫn nên chủ động ghi chép. Cuộc họp trực tuyến mà bạn đã xảy ra để làm việc trên một cái gì đó khác thông qua, chỉ có thể có một cái gì đó mà sẽ chứng minh quan trọng với bạn. Nếu bạn cần hoàn thành bất kỳ công việc nào trong cùng một ngày với cuộc họp, hãy tuyên bố rằng bạn không có mặt để tham dự cuộc họp vào ngày đó, hoặc tự tổ chức đủ để bạn không phải làm việc.
Làm cho nó trở thành một điểm để tham gia
Cho dù đó là câu hỏi trong phiên Giải Đáp, chia sẻ thành tích của nhóm bạn hoặc bất kỳ câu chuyện hay ý tưởng thích hợp nào khác, có kế hoạch để có tiếng nói trong cuộc họp. Bất kỳ máy chủ lưu trữ tốt sẽ yêu cầu đầu vào trong cuộc họp, và sẽ không dành toàn bộ thời gian chỉ nói chuyện tại đội. Hãy coi đây là cơ hội để cho thấy rằng bạn không chỉ tham dự, mà còn chú ý. Nói tên của bạn trước khi bạn nói, vì vậy những người tham dự sẽ biết ai đang giải quyết chúng. Hãy nhớ rằng bạn nên nói một cách tự tin và rõ ràng, như bạn sẽ làm trong một cuộc họp mặt đối mặt. Nếu doanh nghiệp của bạn không phải là ngôn ngữ không chính thức, thì hãy không sử dụng ngôn ngữ đó ngay cả khi cài đặt trực tuyến có thể cảm thấy không chính thức hơn so với giao diện trực tiếp.
Thực hành trước cuộc họp
Nếu bạn được yêu cầu chia sẻ một slide, hoặc để trình bày trong cuộc họp, bạn nên đảm bảo rằng nó không chỉ được thực hiện theo các tiêu chuẩn mà nhà tổ chức yêu cầu, mà bạn cũng đã thực hành việc cung cấp tài liệu của bạn. Nếu đây là cuộc họp trực tuyến đầu tiên của bạn bằng một phần mềm nhất định, hãy hỏi người tổ chức cuộc họp nếu họ có thể chạy với bạn, để đảm bảo rằng bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm. Nếu bạn đã quen thuộc với phần mềm, thì chỉ cần thực hành bài thuyết trình. Biết những gì bạn định nói, và tránh đọc từ một gợi ý trong bài thuyết trình của bạn. Đọc một số sự kiện và con số nhất định là tốt, nhưng bạn không muốn âm thanh như những nhà khai thác tiếp thị qua điện thoại, những người lạnh gọi bạn. Đảm bảo rằng bản trình bày của bạn được truyền và được phân phối suôn sẻ.
Đừng nói ra lần lượt
Nếu đến lượt của người khác, hãy để họ kết thúc mà không bị gián đoạn. Chờ cho đến khi chúng được thực hiện và sau đó bình luận hoặc đặt câu hỏi. Trừ khi người trình bày đã xác định rằng người tham gia có thể làm gián đoạn bản trình bày không, không nói khi đến lượt của người khác. Nếu không, cuộc họp sẽ không bị trì hoãn, nhưng nó cũng có thể diễn ra ngoài chủ đề. Hãy nhớ rằng những người tham gia các cuộc họp trực tuyến không có cơ hội đưa ra các dấu hiệu trực quan mà họ muốn nói, cho phép người trình bày tóm gọn một điểm mà họ muốn đưa ra trước khi lấy nhận xét hoặc câu hỏi. Vì vậy, bất kỳ sự gián đoạn nào sẽ được thanh nhạc, làm gián đoạn dòng chảy tự nhiên của cuộc họp.
Bằng cách làm theo các mẹo trên, bạn có thể đảm bảo rằng bạn không chỉ được coi là chuyên nghiệp mà bạn biết cách cư xử trong một cuộc họp trực tuyến. Trong khi Internet được nhiều người xem như là một phương tiện khá thân mật, khi được sử dụng tại nơi làm việc, nó vẫn yêu cầu các phiên tòa tương tự mà bạn sẽ có khi giao dịch với các đồng nghiệp mặt đối mặt.