Tìm hiểu thêm về Hệ thống năng suất phổ biến này
GTD, hoặc Getting Things Done, là một hệ thống năng suất cá nhân để giúp bạn tổ chức và quản lý các cam kết và trách nhiệm của mình. Nó được phát triển bởi guru năng suất David Allen và được phổ biến trong cuốn sách của mình Getting Things Done . Mục đích của việc sử dụng một hệ thống như thế này là đạt được và duy trì sự kiểm soát tập trung, bình tĩnh của mọi thứ trong cuộc sống của bạn (cả công việc lẫn cá nhân) - hữu ích cho cả nhân viên tại chỗ và những người thường xuyên quản lý hoặc chỉ đạo thời gian và nhiệm vụ của riêng họ (người làm việc từ xa, chuyên gia di động và doanh nhân).
Khái niệm cơ bản về GTD
Nếu bạn quan tâm đến năng suất cá nhân hoặc các hệ thống quy trình làm việc, bạn nên đọc Những điều bắt đầu của David Allen, "Nghệ thuật của sự căng thẳng-miễn phí năng suất." Có hay không tất cả các khuyến nghị của anh ấy đều gây ra một cuộc trò chuyện với bạn, cuốn sách cung cấp rất nhiều lời khuyên hữu ích để quản lý thời gian và trách nhiệm của bạn.
Để có tổng quan nhanh về hệ thống GTD, dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản của mô hình năng suất này:
- Nắm bắt mọi thứ bạn phải làm, đang nghĩ đến, có thể cần phải tham dự - tức là "công cụ" - ở nơi đáng tin cậy (hộp thư đến vật lý và / hoặc kỹ thuật số). Bài tập đầu tiên này chỉ để đổ tất cả thông tin trôi nổi trong đầu bạn hoặc trong các phần khác nhau của ngôi nhà vào hộp thư đến của bạn - mà không cần phải phân tích hoặc sắp xếp nó trước. Làm như vậy sẽ giúp bạn giải quyết được tâm trí của bạn và cung cấp cho bạn một nơi đáng tin cậy để tìm các bit thông tin lẻ mà bạn cần tại một số điểm. Đối với nhiều người, chỉ riêng bước này có thể giải phóng được
- Thường xuyên (ví dụ: hàng tuần) đi qua hộp thư đến của bạn để sắp xếp thông tin và nhiệm vụ thành ba phần chính:
- Lịch : hành động nhạy cảm về thời gian và những thứ phải được xử lý tại một thời điểm nhất định. Tôi sử dụng Lịch Google vì điều này cho phép tôi xem các cuộc hẹn và nhận lời nhắc khi đang di chuyển; nó cũng đồng bộ hóa tốt với Outlook.
- Danh sách hành động : danh sách các hành động vật lý, hiển thị bắt buộc để chuyển sang bước tiếp theo khi hoàn thành dự án hoặc đáp ứng cam kết (ví dụ: "Cuộc gọi" hoặc "Tìm kiếm của Google"). Nếu bất kỳ cam kết nào của bạn yêu cầu nhiều hơn một bước, hãy thêm chúng vào Danh sách "Dự án" . Tôi sử dụng danh sách việc cần làm trực tuyến Toodledo vì nó có một ứng dụng Android miễn phí, nhưng những người khác cũng giống như Remember the Milk. Hoặc bạn có thể sử dụng danh sách giấy hoặc thẻ chỉ mục. Hãy nhớ rằng, mục đích là để tìm những gì hoạt động tốt nhất cho bạn.
- Chương trình nghị sự : Các danh sách này nắm bắt các mục có liên quan đến những người khác hoặc có thể cần được thảo luận trong các cuộc họp. Các danh sách đặc biệt khác ghi lại các mục "Chờ" và "Có thể / Một ngày nào đó".
- Hàng tuần hoặc hàng ngày, hãy tham khảo lịch của bạn và danh sách các hành động tiếp theo để bạn có thể di chuyển các cam kết của bạn để hoàn thành.
- Tickler File : Một công cụ hữu ích mà David Allen đề xuất là một bộ 43 thư mục (12 hàng tháng và 31 hàng ngày) để theo dõi các mục nhạy cảm về thời gian cần phải hành động. Bạn kiểm tra các tập tin tickler hàng ngày (tôi sử dụng một người tổ chức thanh toán hóa đơn 31 ngày làm tệp tickler của tôi vì tôi thường không có mặt hàng để tham dự quá khứ một tháng mà không thể được đưa vào Lịch Google của tôi. nhà tổ chức hóa đơn bằng gỗ bên cạnh màn hình bên ngoài của tôi trong ảnh văn phòng nhà của tôi).
- Luôn cập nhật và xem xét các cam kết của bạn (trong hộp thư đến và danh sách của bạn) để bạn có thể cảm thấy tự tin về cách bạn quản lý và dành thời gian của bạn.
Những gì tôi thích nhất về hệ thống GTD là nó có thể thích ứng và linh hoạt trong khi cung cấp một số nguyên tắc tổ chức mạnh mẽ. Nó khá đơn giản để sử dụng và giúp củng cố các nhiệm vụ tôi phải làm cho các cam kết công việc / cá nhân khác nhau. Và GTD rất thân thiện, trong đó bạn thực sự có thể đi toàn bộ trong việc phân loại các hạng mục, phát triển hacks và các công cụ năng suất cá nhân tùy chỉnh, v.v. Cuối cùng, mặc dù, những gì thực sự quan trọng nhất là nếu bạn đạt được sự an tâm và năng suất.
Để biết thêm thông tin về GTD, xem:
- Trang web Getting Things Done chính thức
- 43 Thư mục - một trang web về thời gian, sự chú ý và công việc sáng tạo
- Nội dung GTD trên Lifehacker, nhà vô địch GTD