Lưu email và thư mục Gmail của bạn bằng cách tạo bản sao lưu đầy đủ
Dịch vụ của Gmail mạnh mẽ và được hỗ trợ tốt bởi Google. Tuy nhiên, Gmail — như một giải pháp email chủ yếu dựa trên web — không khả dụng khi bạn mất kết nối. Hơn nữa, một số người sử dụng tài khoản Gmail của họ (hoặc tài khoản G Suite trả phí) cho các mục đích kinh doanh yêu cầu một số hình thức duy trì tài liệu và khả năng khôi phục ngoài những gì môi trường Gmail miễn phí cung cấp.
Sử dụng một trong các giải pháp lưu trữ khác nhau để đảm bảo bạn sẽ không bao giờ thiếu thông điệp quan trọng, bất kể hoàn cảnh nào.
Sử dụng Outlook hoặc Thunderbird để tải xuống email Gmail của bạn
Sử dụng Outlook hoặc Thunderbird hoặc ứng dụng email khách trên máy tính để bàn khác để tải xuống email Gmail của bạn dưới dạng POP3, thư này sẽ lưu trữ thư cục bộ trong ứng dụng email của bạn. Giữ các tin nhắn trong phần mềm email hoặc, tốt hơn, sao chép các email quan trọng vào một thư mục trên ổ cứng của bạn. Bạn sẽ cần bật quyền truy cập POP3 trong cài đặt tài khoản Google của mình, trong Chuyển tiếp và POP / IMAP . Bạn cũng sẽ tìm thấy hướng dẫn cấu hình ở đó để thiết lập POP cho Gmail trong ứng dụng email của bạn.
Nhược điểm duy nhất để truy xuất POP3 là nếu máy tính của bạn bị hỏng hoặc thư mục cục bộ của bạn bị hỏng, bạn đã mất lưu trữ.
Bạn cũng có thể thiết lập Gmail trong chương trình email của mình dưới dạng IMAP. Cách tiếp cận này đồng bộ email của bạn từ đám mây với máy tính của bạn, vì vậy trong trường hợp tất cả email của bạn biến mất khỏi máy chủ của Google (hoặc nhà cung cấp email trực tuyến khác), ứng dụng email của bạn có thể thực sự đồng bộ hóa với máy chủ trống và xóa các bản sao cục bộ. Nếu bạn truy cập Gmail qua IMAP, bạn có thể kéo hoặc lưu thư cục bộ vào ổ cứng của mình dưới dạng bản sao lưu. Tất nhiên, bạn cần phải làm điều này thường xuyên — trước khi bất kỳ vấn đề nào trên máy chủ phát sinh. Hơn "
Tải xuống bản lưu trữ từ Google Takeout
Truy cập trang web Google Takeout để tải xuống bản lưu trữ một lần trong toàn bộ tài khoản Gmail của bạn.
- Truy cập Takeout và đăng nhập bằng thông tin xác thực của tài khoản bạn quan tâm trong lưu trữ. Bạn chỉ có thể sử dụng Takeout với tài khoản đã đăng nhập.
- Chọn Gmail và tùy chọn bao gồm bất kỳ dữ liệu nào khác có liên quan đến Google mà bạn muốn xuất. Trình đơn thả xuống cho Gmail cho phép bạn chọn các nhãn cụ thể để xuất, trong trường hợp bạn không cần tất cả các email cũ của mình.
- Nhấp vào Tiếp theo . Google cung cấp ba tùy chọn bạn phải tùy chỉnh trước khi bạn có thể tiếp tục:
- Loại tệp. Chọn loại tệp mà máy tính của bạn có thể xử lý. Theo mặc định, nó sẽ cung cấp cho bạn một tệp ZIP, nhưng nó cũng hỗ trợ trích xuất vào một tarball Gzipped.
- Kích thước lưu trữ. Chọn kích thước tệp lớn nhất mà máy tính của bạn có thể xử lý cho từng phân đoạn của lưu trữ lớn hơn. Trong hầu hết các trường hợp, giới hạn 2 GB là thích hợp.
- Phương thức vận chuyển. Cho Takeout biết nơi đặt tệp lưu trữ đã hoàn thành. Chọn từ liên kết tải xuống trực tiếp hoặc (sau khi bạn cấp quyền) chuyển trực tiếp lên Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive.
- Google gửi email cho bạn khi lưu trữ hoàn tất.
Tệp lưu trữ Gmail xuất hiện ở định dạng MBOX, đây là một tệp văn bản rất lớn. Các chương trình email như Thunderbird có thể đọc các tập tin MBOX một cách tự nhiên. Đối với các tệp lưu trữ rất lớn, bạn nên sử dụng chương trình email tương thích MBOX thay vì cố gắng phân tích cú pháp tệp văn bản.
Google Takeout cung cấp chế độ xem ảnh chụp nhanh trong tài khoản Gmail của bạn; nó không hỗ trợ lưu trữ gia tăng, vì vậy bạn sẽ nhận được mọi thứ trừ khi bạn giới hạn mình thành các nhãn cụ thể. Mặc dù bạn có thể yêu cầu lưu trữ Takeout bất cứ khi nào bạn muốn, sử dụng Takeout để trích xuất dữ liệu lặp lại không hiệu quả. Nếu bạn cần phải kéo dữ liệu thường xuyên hơn một lần một phần tư lịch hoặc lâu hơn, hãy tìm phương pháp lưu trữ thay thế.
Sử dụng dịch vụ sao lưu trực tuyến
Backupify sao lưu thông tin cá nhân từ Facebook, Flickr, Blogger, Lịch Google và Danh bạ, LinkedIn, Twitter, Anbom Web Picasa và các dịch vụ tương tự. Hãy dùng thử miễn phí 15 ngày trước khi bạn cam kết thanh toán cho dịch vụ.
Ngoài ra, hãy dùng thử Upsafe hoặc Gmvault. Upsafe cung cấp tối đa 3 GB bộ nhớ miễn phí, trong khi Gmvault là một dự án mã nguồn mở có hỗ trợ đa nền tảng và một cộng đồng nhà phát triển mạnh mẽ. Hơn "
Lưu trữ có chọn lọc bằng cách sử dụng quy tắc dữ liệu
Nếu bạn không cần tất cả các email của mình, hãy xem xét một phương pháp chọn lọc hơn để lưu trữ email.
- Chuyển tiếp . Khi bạn nhận được thư bạn biết bạn muốn giữ, hãy chuyển tiếp thư đó tới tài khoản lưu trữ ở nơi khác. Để giữ một bản sao những gì bạn gửi, hãy sử dụng địa chỉ email của tài khoản lưu trữ đó trên dòng BCC.
- Tự động chuyển tiếp . Yêu cầu Gmail sao chép hoặc sao chép tất cả email đã nhận (hoặc BCC tất cả thư đã gửi) đến một địa chỉ email cụ thể.
- Công thức IFTTT . Trang web If This Then That phổ biến này tạo ra công thức nấu ăn (về cơ bản, các kịch bản quy định rằng khi sự kiện X xảy ra, sự kiện Y sẽ theo sau) để bạn có thể thiết lập các hành động Gmail cụ thể để kích hoạt một hoạt động cụ thể. Công thức nấu ăn IFTTT đặc biệt hữu ích khi bạn cần đặt quy tắc tùy chỉnh và sử dụng tài nguyên bên ngoài hệ sinh thái của Google.
- Chuyển tiếp tới Evernote hoặc OneNote . Thiết lập bí danh me@onenote.com để nhập email trực tiếp vào sổ ghi chép OneNote được chỉ định hoặc sử dụng địa chỉ email Evernote tùy chỉnh của bạn để ghi nhật ký thư vào Evernote.
Hãy suy nghĩ trước khi bạn lưu trữ!
Có một ngành công nghiệp tiểu thủ của dịch vụ sao lưu cho thấy rằng bạn phải sao lưu email của bạn vì sợ rằng họ một ngày kỳ diệu biến mất mãi mãi.
Mặc dù Google có thể xóa tài khoản của bạn vì vi phạm điều khoản dịch vụ hoặc tin tặc có thể giành quyền kiểm soát tài khoản của bạn và xóa một số hoặc tất cả lưu trữ của bạn, những kết quả này tương đối hiếm. Google, với tư cách là nhà cung cấp dựa trên đám mây của nền tảng email mạnh mẽ, không có xu hướng mất thư hoặc xóa tài khoản ngẫu nhiên mà không có lý do gì.
Mặc dù bạn có thể có lý do chính đáng để sao lưu tài khoản của mình, các bản sao lưu không thường cần thiết. Họ thực sự có thể mở email của bạn để rò rỉ dữ liệu lớn hơn khi bạn kết nối các sản phẩm và dịch vụ khác với tài khoản Gmail của mình — các công cụ có thể không an toàn như nền tảng đám mây của Google.