Khi bạn đang phân phối tài liệu điện tử, bạn không thể tin cậy vào những người nhận có Word được cài đặt trên máy tính của họ.
Ngoài ra, nhiều người không thích nhận tài liệu Word , ngay cả khi họ đã cài đặt Word trên máy của họ. Đó là vì tài liệu Word có thể chứa các macro độc hại.
Vì vậy, cách tốt nhất để phân phối tài liệu ở định dạng PDF. Adobe Acrobat là tiêu chuẩn vàng trong việc tạo PDF. Nhưng nó mang một thẻ giá khổng lồ. Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng tạo PDF, có thể bạn không muốn mua Acrobat.
Trong trường hợp đó, bạn có thể tải xuống miễn phí Save as PDF của Microsoft cho Office 2007. Nó cho phép bạn tạo các tài liệu PDF trong Word và sáu ứng dụng Office khác. Nó cũng cho phép bạn tạo các tài liệu XPS. XPS là định dạng tệp phẳng của Microsoft. Vì nó không có sự chấp nhận rộng rãi của PDF, tôi không khuyên bạn nên phân phối tài liệu ở định dạng XPS.
Sau khi bạn tải xuống và cài đặt bổ trợ, hãy làm theo các bước sau để tạo tệp PDF trong Word:
- Nhấp vào nút Office
- Nhấp vào In
- Trong hộp thoại In, chọn PDF trong danh sách các lựa chọn máy in
- Nhấp vào In
Bổ trợ làm việc với Office XP.