Quyết định gói EDMS nào phù hợp với công việc bạn làm là chìa khóa để thực hiện thành công các thủ tục quản lý tài liệu trong văn phòng của bạn. Chúng ta hãy nhìn vào năm gói lớn nhất hiện có và cân nhắc ưu và nhược điểm của chúng trước khi bạn mua.
01/05
Cộng tác Vault
Autodesk Vault Collaboration có hai tính năng: Vault dành cho AEC và Vault for Manufacturing. Tùy thuộc vào loại công việc bạn làm, một trong số này chắc chắn sẽ cung cấp cho bạn tất cả các công cụ EDMS bạn sẽ cần. Vì Vault là sản phẩm của Autodesk, bạn có thể yên tâm rằng chúng được phát triển đầy đủ và được tích hợp chặt chẽ với phần mềm thiết kế Autodesk thích hợp. Mỗi chương trình có chức năng mở rộng nếu bạn đang sử dụng AutoCAD dọc như gói thiết kế chính của bạn. Điều đó không có nghĩa là Vault bị hạn chế làm việc với những chương trình đó, nó không phải. Vault tích hợp với MicroStation và toàn bộ dòng sản phẩm Microsoft Office nhưng sức mạnh thực sự của nó nằm ở mức độ liên kết chặt chẽ với các gói thiết kế Autodesk khác nhau.
Nhóm của tôi làm việc trong lĩnh vực Cơ sở hạ tầng và Civil 3D là phần mềm thiết kế chính của chúng tôi. Với ý nghĩ đó, chúng tôi sẽ chuyển toàn bộ công ty ra khỏi Meridian và sang Cộng tác Vault AEC vì những lợi ích bổ sung mà nó mang lại cho chúng tôi trong việc chia sẻ dữ liệu trên các tệp mà không có phần mềm EDMS nào khác có thể cung cấp. Vì Civil 3D tạo tất cả thông tin thiết kế của nó (sắp xếp, bề mặt, v.v.) trong một bản vẽ, bạn cần phải tạo tham chiếu dữ liệu theo cách thủ công để cho phép người dùng chia sẻ dữ liệu đó trên các tệp. Vault AEC có chức năng đã được tích hợp sẵn: khi bạn đóng tệp bên trong Civil 3D, Vault can thiệp và hỏi bạn có muốn chia sẻ thông tin thiết kế đó với mọi bản vẽ khác trong dự án Vault hay không. Một cú nhấp chuột của một nút và những gì đã từng là một quá trình thủ công gây nhầm lẫn được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả.
Có hàng tá tích hợp khác giữa các sản phẩm Vault và AutoCAD, như liên kết tự động với Sheet Set Manager để bạn có thể tạo toàn bộ các bản vẽ trong một bước và có các khối tiêu đề và trang bìa tự động cập nhật khi bạn thay đổi thuộc tính dự án và thêm hoặc xóa tệp. Vault là một gói EDMS rất mạnh mẽ và có thể tùy chỉnh và nó được đề xuất cao nhất của tôi cho bất kỳ ai sử dụng các sản phẩm Autodesk một cách thường xuyên. Hơn "
02 trên 05
Meridian Integration
Tích hợp Meridian là một gói EDMS rất mạnh mẽ có một số chức năng tích hợp tiên tiến nhất hiện có trên thị trường. Meridian hoạt động với bất kỳ gói phần mềm chính nào bạn có trên hệ thống của mình và nó có giao diện phát triển cao với tất cả các hệ thống CAD chính ở đó. Trong khi nó không tập trung vào bất kỳ ngành công nghiệp AEC cụ thể nào, Meridian có các điều khiển chung rất tốt đẹp để tích hợp với các tiêu chuẩn của bạn AutoCAD, MicroStation, và các gói soạn thảo khác. Để vượt qua điều đó, Meridian đã để lại một giao diện người dùng có thể lập trình mà bạn có thể sử dụng để tùy chỉnh chương trình để truy cập khá nhiều chức năng trong các hệ thống CAD đó.
Khả năng mở rộng đó là một trong những điểm mạnh của Meridian; bạn thực sự có thể điều chỉnh chương trình cho quy trình làm việc của riêng mình chỉ với một chút lập trình. Nếu bạn không có một lập trình viên về nhân viên, hầu hết các đại lý bán lẻ đều cung cấp tùy chỉnh ở mức giá hợp lý. Chúng tôi đã sử dụng chương trình này ở vị trí hiện tại của chúng tôi cho phần tốt hơn của một thập kỷ và chúng tôi đã quản lý để đặt cùng một số tính năng tiết kiệm thời gian thực với đầu tư tối thiểu. Di dời dự án, lô hàng, chữ ký điện tử và nửa tá các tùy chỉnh khác đã giúp chúng tôi tiết kiệm vô số hàng nghìn giờ có thể lập hóa đơn.
Khả năng của Meridian để theo dõi các thay đổi đối với một tệp, tạo bản sao lưu và bản chỉnh sửa chỉ bằng một lần nhấp và xem các tệp màu đỏ mà không cần phải mở bản vẽ thực tế là các công cụ tuyệt vời. Tôi sẽ cảnh báo bạn rằng đây là một hệ thống phức tạp và có một đường cong học tập nhất định liên quan đến việc làm cho người dùng của bạn cảm thấy thoải mái với nó. Meridian là nhà phát triển Autodesk rất tập trung nhưng nó rất cấu hình mà thích nghi nó với các ngành công nghiệp khác nhau không phải là một vấn đề gì cả. Khi làm việc với Inventor, mặc dù, nó làm một công việc tuyệt vời của việc tạo danh mục các bộ phận, theo dõi các sửa đổi thành phần và xây dựng các tệp hình ảnh hóa. Nếu Inventor là chương trình thiết kế chính của bạn, thì Meridian chắc chắn là gói dành cho bạn. Hơn "
03 trên 05
Adept
Adept từ Synergis Software là một phần mềm quản lý tài liệu kỹ thuật đầy đủ tính năng có tất cả các thủ tục lõi chuẩn mà bạn có thể tìm thấy trong bất kỳ hệ thống EDMS nâng cao nào. Nó cho phép cấu hình siêu dữ liệu đầy đủ của các trường tùy chỉnh, kiểm tra vào / ra khỏi tài liệu của người dùng, kiểm soát phiên bản và kiểm tra đường đi để theo dõi ai đã làm gì và khi nào, cho tất cả các tệp của bạn.
Adept tập trung rất nhiều vào ngành công nghiệp sản xuất và tích hợp với các chương trình như Inventor và SolidWorks , có nghĩa là Adept có khả năng liên kết trực tiếp tới các mục vẽ như thuộc tính và tên khối để tạo ra các phần và hóa đơn của danh sách tài liệu một cách tự động. Adept cũng có một máy khách tích hợp chạy bên trong bất kỳ phần mềm AutoCAD nào để cung cấp cho người dùng quyền truy cập trực tiếp vào các cấu trúc tệp dự án mà không cần phải rời khỏi AutoCAD. Tương tự như vậy, Adept có tích hợp giống hệt nhau vào dòng sản phẩm MicroStation của Bentley.
Bởi vì nó tập trung quá nhiều vào sản xuất, sự tích hợp của Adept với SolidWorks từ các hệ thống Dassault là một trong những thành phần mạnh nhất của nó. Người dùng có thể truy cập các bộ phận và hội đồng, chạy các yêu cầu trạng thái trên chúng, thậm chí tìm kiếm qua nhiều bản sửa đổi và tự động cập nhật các thành phần thiết kế của chúng thông qua Adept Task Pane, chạy hoàn toàn bên trong SolidWorks. Thông qua cửa sổ đó, bạn có thể duyệt đến bất kỳ phần nào hoặc lắp ráp và di chuột qua nó để di chuyển các chú giải công cụ hiển thị trạng thái hiện tại của từng phần. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào trong cơ sở dữ liệu để mở / chỉnh sửa tệp mà không cần phải rời khỏi tệp đang mở của mình. Đó là một tiết kiệm thời gian lớn: bạn có thể sửa đổi các phần thiết kế của bạn ngay lập tức và ngay lập tức thấy những thay đổi đó được phản ánh trong các kế hoạch tổng thể của bạn mà không cần phải đóng một tệp.
Chỉ tiêu cực của Adept cũng là tích cực lớn nhất của nó: nó thực sự có nghĩa là cho ngành công nghiệp sản xuất. Nếu đó là thế giới của bạn, thì Adept có thể là EDMS phù hợp với bạn. Tuy nhiên, nếu công việc của bạn chủ yếu ở bất kỳ ngành công nghiệp AEC nào khác, bạn có thể muốn tránh gói này và tìm kiếm một cái gì đó phù hợp hơn với những gì bạn làm. Hơn "
04/05
AutoEDMS
AutoEDMS từ Phần mềm ACS là một Phần mềm Quản lý Tài liệu Kỹ thuật có thể thu hút các công ty nhỏ hơn. AutoEDMS có các check-in / out, workflow, revision, và tiêu đề block liên kết điều khiển mà bạn mong đợi để xem trong bất kỳ gói EDMS nào ngoài việc đó, nó giữ mọi thứ khá đơn giản. AutoEDMS không có dữ liệu nâng cao và các bộ phận liên kết mà nhiều đối thủ cạnh tranh của nó có, cũng không mang theo các công cụ tùy chỉnh và tích hợp cao cấp của các chương trình lớn hơn. Đó không nhất thiết phải là một điều xấu. Đôi khi, một giao diện đơn giản hơn là tất cả những gì bạn cần, vậy tại sao lại mua một chương trình cung cấp cho bạn nhiều hơn mức bạn sẽ sử dụng?
AutoEDMS là một hệ thống quản lý tài liệu chung, cho phép kiểm soát cơ bản cơ sở dữ liệu trung tâm để lưu trữ và thao tác các tệp của bạn thay vì tập trung vào các gói thiết kế theo ngành cụ thể. Nó tích hợp với AutoCAD, MicroStation, SolidWorks và các sản phẩm tương tự khác nhưng nó không cung cấp đầy đủ dữ liệu mở rộng liên kết mà các gói EDMS khác làm.
Nếu bạn muốn chuyển sang EDMS lần đầu tiên, đây có thể là lựa chọn tốt cho bạn. Giao diện đơn giản hơn sẽ giúp nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái với các khái niệm cơ bản về quản lý tài liệu mà không gây nhầm lẫn chủ đề với hàng tá chức năng nâng cao mà bạn không bao giờ có thể cần. Bắt đầu với phần mềm nhỏ hơn, như thế này, và cung cấp cho bạn, và nhân viên của bạn, thời gian để trở nên thoải mái trong môi trường EDMS trước khi chuyển sang một gói mạnh mẽ hơn chuyên về ngành của bạn. Hơn "
05/05
Trung tâm kiểm soát
Nội dung Trung tâm từ Ademero là một gói quản lý tài liệu thẳng hơn hệ thống EDMS nhưng vì nó cho phép bạn lưu trữ và truy cập bất kỳ loại tệp nào bằng chương trình gốc của chúng, tôi đã quyết định đưa nó vào đây. Nội dung Trung tâm là một hệ thống quản lý tệp mở rộng cho phép bạn giữ bất kỳ và tất cả các tệp trong cấu trúc thư mục dự án được xác định và gán thông tin mở rộng cho mọi tệp trong cấu trúc đó. Nó có các tính năng check-in / out chuẩn và có các công cụ để đặt tên và lập chỉ mục tệp tự động.
Không giống như hầu hết các gói EDMS khác, Control Central cũng có chức năng tích hợp để quét tài liệu và sử dụng các tính năng nhận dạng tự động để xác định chúng là gì và chúng đi đâu trong dự án của bạn. Đó có thể là một tính năng rất hay để xử lý hóa đơn và hợp đồng từ các chuyên gia tư vấn và khách hàng. Chương trình này cũng có một hệ thống rất tốt để theo dõi phê duyệt và chia sẻ / cộng tác trên các tệp với người dùng khác.
Từ quan điểm kỹ thuật, gói này có phần hạn chế. Nó không có tích hợp bạn có thể muốn với gói thiết kế của bạn và nó không có một trình cắm thêm đơn giản để truy cập cơ sở dữ liệu từ bên trong phần mềm khác. Hầu hết việc quản lý tệp của bạn có nghĩa là phải được thực hiện trực tiếp thông qua ứng dụng khách Trung tâm điều khiển, mà chỉ cần khởi chạy các tệp của bạn trong chương trình đã tạo chúng khi bạn nhấp đúp vào chúng. Phần mềm này dường như tập trung hơn vào một mô hình quản lý văn phòng chung hơn là một mô hình kỹ thuật nhưng nó có các tính năng tốt đẹp có thể được áp dụng cho một công ty AEC nhỏ đến cỡ trung bình. Hơn "