Sử dụng kỹ thuật tài chính để biện minh cho việc cung cấp tài sản CNTT
Việc đầu tư CNTT là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm việc trong công nghệ. Trong khi nhiều quyết định đầu tư CNTT sẽ được thực hiện bởi sự lãnh đạo trong tổ chức CNTT, thường thì các đề xuất cho các thiết bị hoặc dịch vụ mới sẽ đến từ các nhân viên CNTT. Điều quan trọng là phải hiểu thuật ngữ và kỹ thuật cơ bản để tạo một trường hợp để đầu tư vào một thiết bị mới. Đó là một điều để yêu cầu thay thế phần mềm bàn trợ giúp của bạn. Bạn có thể sẽ nghe, "chúng ta sẽ xem xét điều đó - blah blah blah". Ngoài ra, hãy nói điều gì đó như "thay thế phần mềm trợ giúp của chúng tôi sẽ tiết kiệm $ 35.000 đô la một năm và sẽ tự thanh toán trong 3 năm", bạn sẽ nhận được phản hồi tích cực hơn từ quản lý CNTT của mình. Tôi có thể cam đoan với bạn về điều đó.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các kỹ năng cơ bản cần thiết để phân tích và tạo ra một định giá cho một khoản đầu tư CNTT được đề xuất. Bạn cần phải hiểu những điều cơ bản trước khi đi sâu vào các kỹ thuật tài chính này. Theo dõi các bài viết trong tương lai, nơi tôi sẽ cung cấp các kỹ thuật phân tích nâng cao hơn để biện minh cho đầu tư CNTT vào thiết bị hoặc dịch vụ.
Thuật ngữ phân tích đầu tư CNTT cơ bản
Chi tiêu vốn (CAPEX): Vốn là một thuật ngữ được sử dụng để phân biệt giao dịch mua có thời hạn sử dụng hữu ích hơn một năm. Ví dụ, khi một công ty mua một máy tính xách tay cho một nhân viên, người ta hy vọng rằng máy tính xách tay sẽ kéo dài trong 3 hoặc 4 năm. Kế toán yêu cầu loại đầu tư CNTT này được mở rộng trong khoảng thời gian đó thay vì được mở rộng trong năm nó được mua. Một công ty thường có chính sách về cuộc sống hữu ích của thiết bị cũng như số tiền tối thiểu cho một khoản chi tiêu vốn. Ví dụ, một bàn phím có giá 50 đô la sẽ không được coi là vốn.
Khấu hao: Khấu hao là phương pháp được sử dụng để truyền chi phí đầu tư CNTT vốn qua thời gian sử dụng hữu ích của giao dịch mua. Ví dụ, giả sử chính sách kế toán vốn sử dụng khấu hao đường thẳng. Điều này chỉ có nghĩa là khấu hao sẽ giống nhau trong mỗi năm. Giả sử bạn mua một máy chủ mới với giá 3.000 đô la với thời gian dự kiến là 3 năm. Khấu hao về đầu tư CNTT đó sẽ là $ 1,000 mỗi năm trong 3 năm. Đó là khấu hao.
Dòng tiền: Dòng tiền là chuyển động của tiền mặt vào và ra khỏi doanh nghiệp. Bạn cần phải hiểu sự khác biệt giữa tiền mặt và các vật phẩm không dùng tiền mặt. Thông thường, tiền mặt được sử dụng khi tính toán giá trị của các khoản đầu tư CNTT. Khấu hao là chi phí không dùng tiền mặt có nghĩa là tài sản cơ bản đã được thanh toán nhưng bạn đang trải rộng chi phí trong suốt thời gian của tài sản. Việc mua ban đầu của đầu tư CNTT sẽ được coi là dòng tiền khi thực hiện phân tích tài chính.
Tỷ lệ chiết khấu: Đây là tỷ lệ được sử dụng trong phân tích để tính đến thực tế rằng một đô la ngày hôm nay có giá trị nhiều hơn sau đó một đô la trong 5 hoặc 10 năm. Sử dụng một tỷ lệ chiết khấu trong phân tích đầu tư CNTT là một phương pháp để nhà nước đô la trong tương lai về đô la ngày nay. Chính tỷ lệ chiết khấu là chủ đề của nhiều sách giáo khoa. Nếu bạn cần một tỷ lệ chiết khấu chính xác cao cho công ty của bạn, hãy liên hệ với phòng kế toán của bạn. Nếu không, chúng tôi sẽ sử dụng một cái gì đó giống như 10% đại diện cho lạm phát và tỷ lệ một công ty có thể kiếm được tiền không được đầu tư vào thiết bị CNTT của bạn. Đó là một loại chi phí cơ hội.
Kỹ thuật phân tích đầu tư CNTT
Có nhiều phương pháp giúp đánh giá đầu tư CNTT (vốn). Nó thực sự phụ thuộc vào loại đầu tư bạn đang thực hiện và sự trưởng thành của tổ chức CNTT trong việc đánh giá việc mua vốn. Kích thước của tổ chức cũng có thể đóng một vai trò. Nhưng hãy ghi nhớ đây là một cái gì đó mà không mất nhiều thời gian và ngay cả khi bạn làm việc cho một tổ chức vừa và nhỏ, nỗ lực này sẽ được đánh giá cao.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét 2 kỹ thuật đầu tư CNTT đơn giản. Tôi sẽ khuyến khích bạn sử dụng cả hai khi họ cùng nhau kể một bức tranh hoàn chỉnh hơn về giá trị của khoản đầu tư CNTT được đề xuất.
- Giá trị hiện tại ròng
- Thời gian hoàn vốn
Giá trị hiện tại ròng (NPV)
Giá trị hiện tại ròng là một kỹ thuật tài chính xếp hàng một loạt dòng tiền theo thời gian và giảm giá mỗi giai đoạn hiện tại. Giá trị hiện tại ròng tính đến giá trị thời gian của tiền. Đó là điển hình để xem xét dòng tiền và dòng tiền trong giai đoạn 3 đến 5 năm và giảm dòng tiền ròng ít hơn dòng chảy ròng thành một giá trị duy nhất. Nếu số là dương, thì dự án sẽ thêm giá trị cho tổ chức và nếu NPV là số âm, nó sẽ làm giảm giá trị của tổ chức. Sức mạnh thực sự của phân tích NPV là khi so sánh các khoản đầu tư CNTT thay thế. NPV cung cấp giá trị tương đối của các kịch bản đầu tư CNTT và một kịch bản có NPV cao nhất thường được thực hiện trên các phương án thay thế khác.
Phần khó của tính toán Giá trị hiện tại ròng là số thực tế để sử dụng trong phân tích. Ở phía bên ngoài của phương trình, bạn có thể sử dụng tổng chi phí đầu tư cùng với chi phí bảo trì và chi phí thực hiện. Phía dòng chảy có thể khó khăn hơn để đạt được. Nếu đầu tư CNTT tạo ra doanh thu gia tăng, điều này là khá thẳng về phía trước và bạn có thể sử dụng những con số này trong phân tích của bạn. Khi các dòng (hoặc lợi ích) ở phía mềm có nghĩa là chúng chủ quan hơn như tiết kiệm đúng lúc, khó ước tính hơn nhiều.
Điều tốt nhất bạn có thể làm là ghi lại các giả định và đi với ruột của bạn. Chúng ta hãy lấy một ví dụ mà bạn thực hiện đầu tư CNTT trong một gói phần mềm bàn trợ giúp. Lợi ích của việc đầu tư như vậy là thời gian được nhân viên CNTT tiết kiệm và có thể tăng sự hài lòng từ cộng đồng người dùng. Nếu bạn đang thay thế gói phần mềm bàn trợ giúp hiện có, bạn cũng có thể tiết kiệm tiền trong việc bảo trì từ hệ thống đó. Bạn cần chia nhỏ các luồng và luồng ra để tiến hành phân tích Giá trị hiện tại thuần (NPV) cho đề xuất đầu tư CNTT của bạn.
Dòng tiền: Các luồng hoặc lợi ích do đầu tư CNTT có thể mang tính chủ quan và ít chính xác hơn. Thông thường, lợi ích của đầu tư CNTT là tiết kiệm thời gian, sự hài lòng của khách hàng hoặc các số "mềm" khác. Dưới đây là một vài ví dụ về các luồng.
- Chi phí bảo trì đã lưu từ phần mềm đã gỡ bỏ
- Thời gian được lưu bởi nhân viên CNTT vì tăng hiệu quả
- Tăng doanh thu
Outflows: Outflows thường dễ dàng hơn để ước tính nhưng một số có thể chủ quan là tốt. Dưới đây là một vài ví dụ về các luồng.
- Chi phí của phần mềm (phí giấy phép, vv)
- Bảo trì
- Chi phí triển khai bên ngoài
Hình ảnh lớn hơn này cho thấy một phân tích đầu tư CNTT đơn giản bằng cách sử dụng phân tích giá trị hiện tại thuần (NPV). Excel làm cho loại phân tích này thực sự đơn giản. Nó cũng có một chức năng để tính NPV. Như bạn có thể thấy từ hình ảnh, tôi đã đặt ra dòng và dòng chảy theo năm và sau đó tính NPV dựa trên tỷ lệ chiết khấu 10%.
- Phân tích NPV: Đầu tư CNTT Ảnh chụp màn hình (ảnh lớn)
Thời gian hoàn vốn
Kết quả phân tích thời gian hoàn vốn cho biết thời gian đầu tư CNTT cần để thu hồi chi phí đầu tư. Nó thường được ghi trong nhiều năm nhưng điều này phụ thuộc vào thời gian phân tích. Thời gian hoàn vốn có thể là một phép tính đơn giản nhưng chỉ với một bộ giả định rất đơn giản. Đây là công thức tính thời gian hoàn vốn đầu tư CNTT. Nói chung, thời gian hoàn vốn càng ngắn thì rủi ro đầu tư CNTT càng ít rủi ro.
[Chi phí đầu tư CNTT] / [Tiền mặt hàng năm được tạo ra từ đầu tư CNTT]
Hãy xem xét kịch bản mà bạn đang mua một phần mềm thương mại điện tử với giá 100.000 đô la. Giả sử rằng phần mềm này tăng doanh thu thêm $ 35.000 mỗi năm. Thời gian hoàn vốn sẽ là $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 năm. Vì vậy, khoản đầu tư này sẽ tự chi trả trong 2 năm và 10 tháng.
Có một nhược điểm đáng kể khi tính toán Thời gian hoàn vốn bằng cách sử dụng một bộ giả định đơn giản như vậy. Rất có khả năng doanh thu từ đầu tư CNTT sẽ thực sự đi vào đồng đều trong một khoảng thời gian dài. Thực tế hơn cho luồng doanh thu không đồng đều. Trong trường hợp này, bạn phải xem xét mức tăng doanh thu hàng năm tích lũy cho đến khi khoản đầu tư CNTT ban đầu được "thanh toán".
Hãy xem xét ví dụ tương tự từ trên. Giả sử trong năm 1, doanh thu thuần từ đầu tư CNTT là 17.000 đô la. Trong những năm 2, 3, 4 và 5, nó là $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 và $ 33,000, tương ứng. Mặc dù đây là mức tăng doanh thu trung bình hàng năm là $ 35.000, Thời gian hoàn vốn khác nhau do doanh thu không đồng đều được tạo ra từ khoản đầu tư này. Thời gian hoàn vốn trong ví dụ thực tế là sau đó 3 năm dài hơn so với phép tính ban đầu sử dụng mức trung bình. Nhìn vào sự gia tăng tích lũy trong doanh thu, bạn có thể thấy khi nào khoản đầu tư ban đầu được bao trả. Trong ví dụ này, chỉ cần tìm nơi mà chi phí đầu tư CNTT ($ 100,000) được bao trả. Bạn có thể thấy nó xảy ra giữa năm 3 và năm 4.
Tăng doanh thu tích lũy:
- Năm 1 - 17.000 đô la
- Năm 2 - 46.000 đô la
- Năm 3 - 91.000 đô la
- Năm 4 - 142.000 đô la
- Năm 5 - 175.000 đô la
Hãy xem bảng tính Excel đầu tư mẫu CNTT để biết công thức chi tiết để tính Thời gian hoàn vốn.
Đề xuất đầu tư CNTT
Trong khi các tính toán rất quan trọng trong phân tích đầu tư CNTT, nó không phải là tất cả. Tôi khuyên bạn nên đặt cùng một đề xuất thay vì chỉ in ra bảng tính của bạn hoặc gửi email kết quả. Hãy coi CFO của bạn là khán giả khi đưa ra đề xuất. Cuối cùng, nếu có thể kết thúc trên bàn của cô anyway.
Tôi khuyên bạn nên bắt đầu đề xuất với một bản tóm tắt ngắn về đầu tư CNTT (vốn) mà bạn đang đề xuất tiếp theo là một bản tóm tắt ngắn gọn về các kết quả phân tích của bạn (cùng với các tính toán tóm tắt). Cuối cùng, đính kèm phân tích bảng tính chi tiết và bạn có một đề xuất chuyên nghiệp mà sếp của bạn sẽ đánh giá cao.
Gói đề xuất đầu tư CNTT của bạn có thể bao gồm:
- Tóm tắt: một hoặc hai đoạn tóm tắt đầu tư CNTT mà bạn đang đề xuất.
- Giải thích: một hoặc hai đoạn tóm tắt kết quả phân tích của bạn cùng với kỹ thuật bạn đã sử dụng (bao gồm bảng tóm tắt)
- Bản in: bản in sạch của bảng tính Excel hiển thị phân tích chi tiết
Bảng tính Excel mẫu
Bảng tính Excel mẫu có 3 trang bao gồm:
- Tóm lược
- Tính toán giá trị hiện tại ròng (NPV)
- Tính toán hoàn vốn
- Phân tích đầu tư CNTT - Phiên bản Excel 97-2003
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến việc biện minh cho các khoản đầu tư CNTT, hãy thả cho tôi một email hoặc đăng trong Diễn đàn Công nghệ Mới.