Có rất nhiều lý do chính đáng tại sao số hóa tài liệu giấy có thể là một trợ giúp lớn khi nói đến việc tổ chức văn phòng nhà của bạn (hoặc, cho rằng vấn đề, nhà của bạn). Trước hết, bạn có thể loại bỏ rất nhiều giấy thừa được nhồi nhét vào ngăn kéo và tệp hoặc chiếm không gian bàn có giá trị.
Các tệp kỹ thuật số (thậm chí cả PDF) có thể được chuyển đổi thành các tệp có thể tìm kiếm bằng phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR) thường đi kèm với máy in (HP có một video rất thú vị giải thích cách OCR hoạt động và cách nó có thể giúp đơn giản hóa nhiệm vụ đơn giản hóa cuộc sống của bạn).
Điều đó có nghĩa rằng không chỉ là thông tin của bạn không chiếm bất kỳ phòng nào, nó cũng dễ dàng hơn nhiều so với nó sẽ được trên giấy. Và bạn có thể lưu các tệp kỹ thuật số của mình theo cách bạn thích - trên CD hoặc DVD, trên ổ đĩa flash, trong một cơ sở lưu trữ trực tuyến hoặc tất cả những điều trên. Vì vậy, bạn có thể chắc chắn rằng khi bạn cần một cái gì đó, bạn có thể có được bàn tay của bạn trên đó.
Khi bạn bắt đầu số hóa các tệp nhà của mình, đây là thời điểm hoàn hảo để tạo một tập hợp các tệp được sắp xếp để làm cho cuộc sống của bạn trở nên đơn giản hơn. Hãy suy nghĩ về các loại giấy tờ bạn cần, và thiết lập một thư mục cho mỗi loại giấy tờ. Biên nhận thẻ tín dụng trong một thư mục; giấy tờ bảo hiểm xe hơi ở nơi khác; hóa đơn điện thoại, biên lai tạp hóa, hóa đơn sửa chữa nhà, v.v., tất cả đều có thể được cung cấp các thư mục riêng biệt. Và trong mỗi thư mục, tạo các thư mục con cho mỗi năm (hoặc tháng). Bắt đầu với một hệ thống được sắp xếp dễ dàng hơn và sau đó chỉ cần thêm các giấy tờ mới vào đúng tệp khi bạn đi cùng hơn là tiếp tục cố gắng sắp xếp lại hệ thống mỗi khi một biên nhận mới được quét.
Đảm bảo rằng máy quét hoặc máy in của bạn đi kèm với phần mềm OCR (phần mềm ABBYY FineReader dường như có trong gói với nhiều máy in và máy quét tôi thử nghiệm). Nếu bạn không tìm thấy, đừng hoảng sợ. Có một cơ hội tốt mà bạn đã có một số phần mềm OCR phong nha đã được cài đặt trên máy tính của bạn, miễn là bạn đang sử dụng Windows. Phần mềm OCR mát mẻ mà bạn đã có sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình định vị và sử dụng phần mềm đó cùng với máy quét của bạn để tạo các tài liệu có thể chỉnh sửa.
Tất nhiên, điều đó mang đến một điểm quan trọng khác: Bạn cần phải có ít nhất một trình quét tài liệu nếu bạn định thực hiện công việc này. Nó không cần phải đắt tiền, hay lạ mắt. Nếu bạn không có, bây giờ là thời điểm tốt để tìm kiếm; bắt đầu với những đánh giá của máy quét ảnh và máy quét tài liệu cho một số mua tốt nhất. Nếu bạn không muốn một máy quét riêng biệt, một máy in tất cả trong một rẻ tiền sẽ thực hiện công việc một cách hoàn hảo.
Đây là phần khó. Việc thiết lập hệ thống không quá phức tạp; thậm chí quét các thủ tục giấy tờ của bạn sẽ không quá khó khăn. Điều khó khăn là đảm bảo rằng bạn tự động làm điều đó mỗi khi bạn nhận được biên nhận hoặc giấy tờ mới. Nếu không, các giấy tờ sẽ bắt đầu chồng chất lên một lần nữa, và bạn sẽ cảm thấy như thể bạn đang lãng phí thời gian của mình. Vì vậy, gắn bó với nó!