Lập kế hoạch là bước quan trọng nhất trong việc tạo ra một bản trình bày thành công dưới mọi hình thức. Trong quá trình lập kế hoạch, bạn quyết định nội dung và thứ tự trong đó thông tin được trình bày. Cho dù bạn đang sử dụng PowerPoint , OpenOffice Impress hay bất kỳ phần mềm thuyết trình nào khác , hãy sử dụng các bước sau làm hướng dẫn khi lên kế hoạch cho bản trình bày.
Xác định mục đích của bản trình bày
Không có kết thúc cho lý do cho các bài thuyết trình, nhưng bạn nên biết lý do tại sao bạn đang trình bày và những gì bạn hy vọng sẽ đạt được. Nó có thể là:
- Bản trình bày về sản phẩm cho khách hàng
- Trình bày doanh nghiệp về các số liệu bán hàng mới nhất
- Một ý tưởng mới mà bạn đang giới thiệu
- Một bài thuyết trình thông tin cho một câu lạc bộ
- Một chủ đề giáo dục
Xác định đối tượng của người trình bày
Biết đối tượng của bạn và tập trung vào bản trình bày của bạn về sở thích của họ và thông tin bạn đang cố gắng chuyển tiếp tới:
- Nhân viên của bạn
- Một khách hàng tiềm năng mới
- Một nhóm trẻ nhỏ
- Một quy ước cho những người trong cùng một dòng công việc
Thu thập thông tin quan trọng nhất
- Hãy nhớ nguyên tắc KISS (Giữ nó đơn giản, ngu ngốc) khi thiết kế bản trình bày của bạn.
- Chỉ tập trung vào ba hoặc bốn điểm chính.
- Biết mọi thứ về chủ đề của bạn để bạn sẵn sàng cho các câu hỏi sau khi trình bày.
Giữ trang trình bày của bạn thú vị và về chủ đề
- Thiết kế các trang trình bày để nhấn mạnh các điểm chính trong bản trình bày.
- Chỉ đặt một ý tưởng chính trên mỗi trang chiếu.
- Danh sách không quá bốn điểm trên mỗi trang trình bày.
- Sử dụng các hiệu ứng chuyển tiếp để nâng cao bản trình bày của bạn, chứ không phải làm giảm khả năng trình bày của bạn.
Thực hành bài thuyết trình
Sử dụng ghi chú của người thuyết trình nếu phần mềm của bạn hỗ trợ họ lên kế hoạch cho những chủ đề nào bạn muốn chắc chắn và bao gồm khi mỗi màn hình hiển thị. Lập kế hoạch thời gian cho một chạy qua trước khi trình bày.