Hoàn thành công việc và vui chơi trên đường đi
Nếu bạn làm việc như một phần của một nhóm lớn, rất có thể bạn đã nghe về dịch vụ nhắn tin Slack . Phần mềm dựa trên web hoặc máy tính để bàn này được thực hiện để cộng tác nhóm và nhằm mục đích loại bỏ các email trả lời với thời gian trả lời dài bằng cách lưu trữ tất cả các cuộc thảo luận liên quan đến công việc của bạn trong nhiều kênh "tùy chỉnh" khác nhau (hoặc trò chuyện phòng). Nó không phải là dịch vụ duy nhất của loại hình này - cũng có Hipchat, ví dụ - nhưng nhờ vào nhiều tính năng của nó, Slack có lẽ là phổ biến nhất.
Cho dù bạn đã sử dụng nền tảng này để giao tiếp với đồng nghiệp của mình hay đang cố gắng đánh giá xem nó có phù hợp với nhu cầu của nhóm hay không, những mẹo sau đây sẽ đảm bảo bạn biết tất cả các nội dung của Slack. Bạn có thể ngạc nhiên về việc bạn có thể làm được bao nhiêu - và bạn có thể có bao nhiêu niềm vui, ngay cả - với nền tảng năng động này.
Tính năng cá nhân
Những lời khuyên sau đây là sắp xếp công việc của bạn và tận dụng tối đa giao diện của Slack để hoàn thành công việc như một cá nhân, trong khi phần tiếp theo sẽ giải quyết các tính năng năng suất nhóm.
- Tạo danh sách việc cần làm - Rất có thể bạn sẽ thảo luận nhiều mục có thể hành động với đồng nghiệp và người quản lý của mình ở Slack, nhưng còn theo dõi tất cả những gì? Dịch vụ này có một cách tiện lợi để giữ mọi thứ có tổ chức: Chỉ cần gắn dấu sao cho thư chứa thông tin về tác vụ bạn cần thực hiện và nó sẽ được lưu vào danh sách Mục có gắn dấu sao. Bạn có thể truy cập điều này từ góc trên cùng bên phải của màn hình Slack và sau khi hoàn thành một tác vụ, bạn có thể chỉ cần bỏ gắn dấu sao đó để xóa nó khỏi danh sách.
- Tích hợp các dịch vụ khác từ Google, Twitter và hơn thế nữa - Slack có một lựa chọn khá ấn tượng về các dịch vụ và công cụ có thể được tích hợp với nền tảng của nó, bao gồm một số nặng ký mà bạn có thể đã sử dụng. Bạn có thể tích hợp Google Documents để nhập trực tiếp vào Slack mà không phải rời khỏi cuộc trò chuyện của mình (chỉ cần đăng URL từ Tài liệu và nó sẽ trở thành tệp) và bạn có thể thêm tích hợp với Twitter để tự động đăng tweet vào một kênh cụ thể và tự động mở rộng tweets để hiển thị phương tiện kèm theo và các chi tiết đầy đủ. Các tùy chọn tích hợp khác bao gồm Zenefits, SurveyMonkey và Google Hangouts - và có hàng tá tùy chọn khác. Di chuột qua phần trên bên trái của cửa sổ Slack và nhấp vào "Ứng dụng và tích hợp" để được đưa đến danh sách đầy đủ các công cụ có sẵn mà bạn có thể tích hợp.
- Nhận thông báo khi một số từ được đề cập - Đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ một thông báo nào liên quan đến các chủ đề mà bạn quan tâm bằng cách thiết lập cảnh báo khi một từ nhất định được đề cập. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong "Cài đặt thông báo" trong trình đơn Tùy chọn của mình. Tên người dùng của bạn được tự động bao gồm dưới dạng từ đánh dấu, nhưng bạn có thể thêm bất kỳ từ bổ sung nào mà bạn không muốn bỏ lỡ.
- Tùy chỉnh cài đặt thông báo của bạn - Bạn có thể không cần phải nhận được tin nhắn mỗi lần một tin nhắn mới xuất hiện trong Slack, nhưng bạn có thể muốn nhận thông báo nếu tên của bạn hoặc một từ cụ thể được đề cập. Định cấu hình tùy chọn của bạn - và thậm chí tắt hoàn toàn thông báo - bằng cách chuyển đến trình đơn Tùy chọn của bạn và điều hướng đến trang Thông báo.
- Đặt chính bạn như đi hoặc cụ thể trạng thái của bạn - Hãy chắc chắn rằng đồng nghiệp của bạn biết bạn đang thực sự ra khỏi máy tính hoặc điện thoại và không chỉ bỏ qua tin nhắn của họ bằng cách chỉ định trạng thái của bạn như xa. Bạn có thể làm điều này từ trình đơn thả xuống ở phía trên bên trái giao diện Slack của bạn. Nhấp vào nó một lần nữa sẽ hoàn tác nó. Từ trình đơn tương tự này, bạn cũng có thể đặt trạng thái từ danh sách các đề xuất được đặt trước - chẳng hạn như "trong cuộc họp", "đi lại" và "bị ốm" - hoặc nhập vào danh sách đề xuất của riêng bạn.
- Tiết kiệm thời gian với các phím tắt - Người sử dụng điện ngoài đó thực sự có thể trở nên geeky bằng cách đi sâu vào danh sách phím tắt này.
- Chuyển nhanh giữa các kênh - Công cụ Quick Switcher của Slack là một phím tắt tiện lợi để di chuyển giữa các kênh khác nhau. Để kích hoạt nó, nhấn Command + K hoặc Command + T trên máy Mac, và trên PC Windows sử dụng Ctrl + K hoặc Ctrl + T. Sau đó, sử dụng mũi tên hoặc loại để di chuyển giữa các kênh và khi bạn đã tìm thấy bạn đang tìm kiếm, nhấn return.
- Hãy nhớ rằng bạn có thể chỉnh sửa tin nhắn - Đã gửi một cái gì đó quá sớm, hoặc chỉ đơn giản là đánh vần một cái gì đó sai? Bạn không cần phải để thông điệp của bạn ngồi đó không được sửa; di chuột qua nó để chỉnh sửa và sửa lỗi của bạn. Nó sẽ cho thấy rằng văn bản của bạn đã được chỉnh sửa, nhưng nó chắc chắn tốt hơn không có gì.
Tính năng nhóm
- Tạo các kênh riêng biệt cho các cuộc thảo luận và chủ đề khác nhau - Đây là một trong những mẹo cơ bản hơn, nhưng nó đáng chú ý vì nó có thể đi một chặng đường dài trong việc giữ cho truyền thông của bạn được sắp xếp hợp lý. Mặc dù hầu hết các nhóm đều có phòng Slack chính để mọi người có thể trò chuyện với nhau, dịch vụ này cũng cho phép bạn tạo thêm "kênh" - và bạn có thể giới hạn họ với một số thành viên trong nhóm và thậm chí có thể ẩn họ để nhóm lớn hơn không thể xem chúng. Mục đích ở đây không phải là tạo ra "trong đám đông;" đó là về cách điều chỉnh kênh cho các thành viên có liên quan nhất và đảm bảo bạn không lấp đầy màn hình của mọi người bằng các tin nhắn không quan tâm đến họ. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn tạo kênh mới ở bên trái cửa sổ Slack của mình - chỉ cần nhấp vào "+" rồi tạo tên kênh, chọn thành viên nhóm bạn muốn đưa vào và quyết định xem bạn không muốn kênh được công khai.
- Sử dụng tính năng Chủ đề để dễ dàng theo dõi một cuộc trò chuyện - Giống như các chuỗi email giúp bạn có thể xem một cuộc hội thoại dài và tương đối dễ dàng, tính năng Chủ đề trên Slack cung cấp một cách hữu ích để xem toàn bộ cuộc thảo luận về một chủ đề cụ thể. Để bắt đầu một chuỗi, di chuột qua thư bạn muốn trả lời và chọn biểu tượng blurb văn bản (di chuột qua biểu tượng này sẽ hiển thị văn bản "Bắt đầu chuỗi"). Khi bạn trả lời một chuỗi, bạn sẽ tự động theo dõi cuộc hội thoại - nếu bạn muốn theo dõi chuỗi nhưng không muốn đóng góp bất kỳ thư nào, bạn có thể di chuột qua thư và chọn "Làm theo thư này". Quy trình tương tự cũng áp dụng cho việc không theo dõi một chuỗi không còn liên quan nữa.
- Tinh chỉnh kết quả tìm kiếm của bạn - Đặc biệt nếu bạn có một nhóm lớn giao tiếp thông qua Slack cả ngày, hàng ngày, có thể khó quay lại và tìm một thông điệp cụ thể. Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó, hãy thu hẹp kết quả của bạn bằng cách sử dụng công cụ sửa đổi tìm kiếm Slack. Ví dụ: nếu bạn đang tìm thư từ một người cụ thể, hãy thêm "từ:" vào đầu tìm kiếm của bạn và nhập tên người dùng của cá nhân đó. Nếu bạn nhớ ngày của thư được đề cập, hãy nhập "on:" và sau đó là ngày, tháng hoặc năm để thu hẹp tìm kiếm vào khung thời gian cụ thể đó. Hãy tin tôi, những công cụ sửa đổi này chắc chắn sẽ có ích khi nhóm của bạn ghi lại hàng trăm tin nhắn mỗi ngày!
- Đánh dấu thư là chưa đọc - Khả năng đánh dấu một email là chưa đọc có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa việc ghi nhớ một tác vụ và cho phép nó rơi bên lề đường, và nguyên tắc tương tự áp dụng cho các thư Slack. Nếu bạn muốn chắc chắn rằng bạn không quên một tin nhắn Slack cụ thể, hãy nhấp vào nó và giữ phím Option (Alt) để đánh dấu nó là chưa đọc.
- Tự động đăng tweet lên kênh Slack để cập nhật tin tức mới nhất - Cho dù bạn làm việc cho một ấn phẩm tin tức và không muốn bị ngạc nhiên bởi những bài đăng cạnh tranh hoặc bạn chỉ muốn giữ đầu các tiêu đề mới nhất, hãy xem xét thiết lập kênh Slack với mục đích duy nhất là đăng tweet từ một tài khoản cụ thể. Thêm Twitter từ danh sách tích hợp tại slack.com/services để thực hiện việc này.
Fun Extras
Ngay cả khi bạn đang làm việc từ xa, Slack cho phép bạn xây dựng tình bạn thân thiết với nhóm của mình thông qua nhiều tùy chỉnh thú vị khác nhau. Họ không phải luôn luôn có lợi cho việc hoàn thành công việc, nhưng, hey, bạn phải có một số niềm vui quá, phải không?
- Tạo biểu tượng cảm xúc của riêng bạn - Ngoài bộ tiêu chuẩn biểu tượng cảm xúc có sẵn cho người dùng Slack, bạn có thể tạo và sử dụng các biểu tượng tùy chỉnh của riêng bạn. Truy cập trang "Tùy chỉnh" của giao diện Slack, sau đó tải lên hình ảnh và đặt tên cho nó. Bây giờ, nó sẽ hiển thị cùng với các tùy chọn khác đã có sẵn khi bạn đi để chọn một biểu tượng cảm xúc từ trình đơn.
- (Vui lòng) troll đồng nghiệp của bạn với Slackbot - Slackbot là một trợ lý ảo sẽ cảnh báo bạn khi bạn được mời vào một kênh mới và có thể trả lời câu hỏi của bạn về các tính năng khác nhau của dịch vụ (bạn sẽ thấy Slackbot là một liên hệ dưới danh sách "Tin nhắn Trực tiếp" ở bên trái màn hình của bạn). Ở khía cạnh kém hiệu quả hơn, Slackbot cũng có thể được cấu hình để đáp ứng các từ hoặc cụm từ cụ thể với một thông điệp cụ thể. Ví dụ: Trong một phòng Slack tôi thuộc về, một thành viên trong nhóm của tôi đã cấu hình Slackbot trả lời "tổng" bất cứ khi nào sushi được nhắc đến như là một lựa chọn ăn trưa tiềm năng. Như với các biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trên trang "Tùy chỉnh" của giao diện Slack của bạn. Chỉ cần nhấp vào tab Slackbot để bắt đầu.
- Phản ứng lại các tin nhắn cụ thể với các biểu tượng cảm xúc - Đưa trò chơi biểu tượng cảm xúc của bạn lên cấp độ tiếp theo bằng cách thêm phản ứng vào các tin nhắn cụ thể với lựa chọn mặt cười của bạn. Để làm như vậy, chỉ cần di chuột qua tin nhắn được đề cập, nhấp vào biểu tượng mặt cười có dấu cộng bên cạnh và chọn biểu tượng cảm xúc của bạn.
- Sử dụng lệnh nhún vai - Hãy đối mặt với nó: Những khoảnh khắc nhất định gọi cho biểu tượng cảm xúc nhún vai nổi tiếng. Thay vì lao động trên bàn phím của bạn cố gắng loại bỏ nó bằng tay, chỉ cần gõ / nhún vai để tạo ra nó.