Bạn có thể nhận được thông qua tất cả các email của bạn bằng cách hạn chế số lượng email bạn phải đối phó với bất cứ lúc nào.
Nếu bạn có giá trị hơn một ngày của tin nhắn…
... trong hộp thư đến của bạn, "thỏa thuận với mọi thông điệp ngay khi nó đến" -approach không hoạt động cho bạn.
Đó không phải lỗi của bạn. Cách tiếp cận này chỉ có thể làm việc cho những người có công việc duy nhất là trả lời email càng nhanh càng tốt.
May mắn thay, một con đường hơi khác nhau cho phép bạn làm việc không bị gián đoạn bằng email, vẫn trả lời trong một thời gian hợp lý, không có email quá hạn theo tháng và loại bỏ các email tồn đọng, quá.
Nhận và ở trên đầu trang của email của bạn một cách dễ dàng bằng cách đối phó với nó ngày mai
Để nắm bắt email của bạn:
- Hãy rời mắt khỏi hộp thư đến .
- Đảm bảo kiểm tra thư tự động và thông báo thư mới bị tắt.
- Đối phó với tất cả thư đến ngày hôm qua , trong nhiều lô như bạn thấy phù hợp.
- Các lô ít hơn, càng tốt. Nếu bạn đối xử với tất cả thư của ngày hôm qua trong một lần, rất có thể là bạn đã dành ít thời gian và công sức nhất cho nó.
- Lên lịch cho quá trình xử lý email của bạn .
- Xử lý các tin nhắn theo thứ tự.
- Nếu thông báo yêu cầu nghiên cứu, hãy lên lịch nghiên cứu đó cho ngày mai và cho người gửi biết bạn sẽ quay lại với họ. Nếu cần thêm công việc, hãy lên lịch trong một thời gian dài hơn.
- Đảm bảo bạn có thể tìm thấy thư gốc khi hoàn thành công việc. Người gửi và, quan trọng nhất, ngày ghi chú cùng với nhiệm vụ là đủ. Trong Mac OS X Mail , bạn cũng có thể sử dụng LinkABoo .
- Bạn có thể sử dụng một thư mục thông minh chỉ hiển thị các tin nhắn đến ngày hôm qua, áp dụng cờ (ngày nhãn trong màu sắc xen kẽ, ví dụ), hoặc dựa vào phân loại theo ngày đến.
- Bạn có thể kiểm tra hộp thư đến định kỳ cho bất kỳ email nào yêu cầu hành động khẩn cấp .
Nếu công việc của bạn đòi hỏi nó, hãy xử lý thư thường xuyên hơn hàng ngày — ví dụ như ba lần một ngày. Bất kể thời gian bạn chọn, yếu tố quan trọng là danh sách các email được đóng lại cho các mục mới trong khi bạn làm việc trên đó.
Tại sao xử lý hàng ngày của hộp thư email?
Trừ khi bạn phải đối phó với thư thường xuyên hơn, tôi mời bạn thử xử lý hàng ngày, mặc dù. Nó có thêm lợi ích:
- Bạn không đặt ra tiền lệ trả lời ngay lập tức, một cam kết không thể được đáp ứng.
- Một lịch trình hàng ngày là dễ dàng để giữ và ghi nhớ.
- Bạn có thể chọn thời gian hoàn hảo trong ngày cho từng loại tin nhắn.
Xử lý các email dễ nhất trước tiên!
Ngay cả nếu đây không phải là phong cách bình thường của bạn,
- thử nghiệm với việc nhận được những thông điệp dễ nhất trước tiên.
Một khi bạn nhận được các email khó khăn hơn, tiến độ ổn định đã thuần hóa cho họ một chút rồi. Nếu bạn nhanh chóng quét các phức tạp trước khi mạo hiểm ra với dễ dàng, bạn đã dành một số thời gian đến với các giải pháp, quá.
Điều gì xảy ra nếu tôi bỏ lỡ một ngày làm trống Hộp thư đến của tôi?
Nếu bạn bỏ lỡ một vài ngày do đi du lịch hoặc ngày lễ, đó là không có vấn đề lớn.
- Đối phó với các email như thể họ đã đến ngày hôm qua.
Thông thường, trải qua hai ngày hoặc thậm chí một tuần email không mất nhiều thời gian và công sức hơn là xử lý một ngày.
Nếu đống email quá cao đến mức bạn không thể xử lý nó trong một ngày, hãy để một chiến lược khác giúp bạn:
Làm thế nào để xóa một Backlog của email
Để loại bỏ một email tồn đọng:
- Tạo một thư mục mới.
- Di chuyển tất cả các email chưa xử lý từ hộp thư đến của bạn sang thư mục đó.
- Mỗi ngày và trước bất cứ điều gì khác, hãy làm điều gì đó với ít nhất một trong các thư trong thư mục backlog.
- Bạn không phải trả lời nó. Bạn không cần phải nộp nó. Làm một cái gì đó, mặc dù. Ví dụ: tìm kiếm trang web có thể giúp bạn trả lời. Hoặc tra cứu địa chỉ email (hoặc số) của ai đó có thể giúp bạn.
- Vào một số ngày, bạn sẽ làm điều đó tối thiểu. Tuyệt quá! Trên nhiều trang khác, bạn sẽ xử lý một lượng thư trong một lần. Tuyệt quá!
- Xử lý tất cả thư mới như trên.
Tôi đã học được những chiến lược này từ Do It Tomorrow của Mark Forster : Và những bí mật khác về quản lý thời gian (so sánh giá cả), một cuốn sách tuyệt vời nếu bạn muốn hoàn thành mọi thứ và vẫn có thời gian để chơi (so sánh giá) quản lý thời gian.