Cách theo dõi các thay đổi trong Word

Khi bạn cần gửi một tài liệu bạn đã viết trong Microsoft Word để người khác xem xét, thật dễ dàng để thiết lập tính năng Theo dõi thay đổi của Word để lưu ý nơi bạn đã thực hiện thay đổi. Sau đó, bạn có thể xem lại những thay đổi đó và quyết định xem bạn có muốn chấp nhận hay từ chối chúng hay không. Hơn nữa, bạn cũng có thể khóa quyền truy cập vào Theo dõi thay đổi để đảm bảo rằng những người khác không thể xóa hoặc thay đổi các thay đổi hoặc nhận xét của bất kỳ ai khác.

01 trên 04

Bật theo dõi thay đổi

Tùy chọn Theo dõi thay đổi xuất hiện trong phần Theo dõi.

Dưới đây là cách bật Theo dõi các thay đổi trong Word 2007 và các phiên bản sau:

  1. Nhấp vào tùy chọn menu Xem lại .
  2. Nhấp vào Theo dõi thay đổi trong ruy-băng.
  3. Nhấp vào Theo dõi thay đổi trong trình đơn thả xuống.

Nếu bạn có Word 2003, dưới đây là cách bật Theo dõi thay đổi:

  1. Nhấp vào tùy chọn menu Chế độ xem .
  2. Nhấp vào Thanh công cụ .
  3. Nhấp vào Xem xét trong trình đơn thả xuống để mở Thanh công cụ đánh giá.
  4. Nếu biểu tượng Theo dõi thay đổi không được tô sáng, hãy nhấp vào biểu tượng (thứ hai từ bên phải trong thanh công cụ Xem lại). Biểu tượng được đánh dấu bằng nền màu cam để cho bạn biết tính năng đang bật.

Bây giờ, khi bạn bắt đầu theo dõi, bạn sẽ thấy các dòng thay đổi ở lề trái của tất cả các trang khi bạn thực hiện thay đổi.

02 trên 04

Chấp nhận và từ chối các thay đổi

Biểu tượng Chấp nhận và Từ chối xuất hiện trong phần Thay đổi.

Trong Word 2007 và các phiên bản mới hơn, bạn sẽ thấy chế độ xem Đơn giản Đánh dấu theo mặc định khi bạn theo dõi các thay đổi. Điều này có nghĩa là bạn sẽ thấy các dòng thay đổi ở lề trái bên cạnh văn bản đã được thay đổi, nhưng bạn sẽ không thấy bất kỳ thay đổi nào trong văn bản.

Khi bạn quyết định chấp nhận hoặc từ chối thay đổi trong tài liệu mà bạn hoặc người khác đã thực hiện, dưới đây là cách đánh dấu thay đổi đã được chấp nhận hoặc bị từ chối trong Word 2007 và sau đó:

  1. Nhấp vào câu hoặc khối văn bản có chứa thay đổi.
  2. Nhấp vào tùy chọn menu Xem lại , nếu cần.
  3. Nhấp vào Chấp nhận hoặc Từ chối trong thanh công cụ.

Nếu bạn nhấp vào Chấp nhận, dòng thay đổi sẽ biến mất và văn bản vẫn tồn tại. Nếu bạn nhấp vào Từ chối, dòng thay đổi biến mất và văn bản sẽ bị xóa. Trong cả hai trường hợp, Theo dõi thay đổi sẽ chuyển sang thay đổi tiếp theo trong tài liệu và bạn có thể quyết định xem bạn có muốn chấp nhận hoặc từ chối thay đổi tiếp theo hay không.

Nếu bạn sử dụng Word 2003, đây là những việc cần làm:

  1. Chọn văn bản đã chỉnh sửa.
  2. Mở thanh công cụ Xem lại như bạn đã làm ở phần trước trong bài viết này.
  3. Trong thanh công cụ, nhấp Chấp nhận hoặc Từ chối thay đổi .
  4. Trong cửa sổ Chấp nhận hoặc từ chối thay đổi, hãy nhấp vào Chấp nhận để chấp nhận thay đổi hoặc nhấp vào Từ chối để từ chối thay đổi.
  5. Nhấp vào nút mũi tên phải Tìm để chuyển sang thay đổi tiếp theo.
  6. Lặp lại các bước 1-5 khi cần thiết. Khi bạn hoàn tất, hãy đóng cửa sổ bằng cách nhấp vào Đóng .

03 trên 04

Bật và tắt Theo dõi khóa

Nhấp vào Theo dõi khóa để ngăn mọi người sửa đổi hoặc xóa các thay đổi của người khác.

Bạn có thể ngăn ai đó tắt Theo dõi thay đổi bằng cách bật Theo dõi khóa và sau đó thêm mật khẩu nếu bạn muốn. Mật khẩu là tùy chọn, nhưng bạn có thể muốn thêm mật khẩu nếu những người khác xem xét tài liệu nhầm lẫn (hoặc không) xóa hoặc chỉnh sửa các thay đổi của người nhận xét khác.

Dưới đây là cách khóa theo dõi trong Word 2007 trở lên:

  1. Nhấp vào tùy chọn menu Xem lại nếu cần.
  2. Nhấp vào Theo dõi thay đổi trong ruy-băng.
  3. Nhấp vào Theo dõi khóa .
  4. Trong cửa sổ Theo dõi Khóa, nhập mật khẩu vào ô Nhập Mật khẩu .
  5. Nhập lại mật khẩu trong hộp Người xác nhận lại để xác nhận .
  6. Nhấp vào OK .

Khi tính năng Theo dõi Khóa được bật, không ai khác có thể tắt Theo dõi Thay đổi và không thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi nhưng họ có thể thực hiện bất kỳ nhận xét hoặc thay đổi nào của riêng họ. Dưới đây là những việc cần làm khi bạn sẵn sàng tắt Theo dõi các thay đổi trong Word 2007 trở lên:

  1. Thực hiện theo ba bước đầu tiên trong hướng dẫn ở trên.
  2. Trong cửa sổ Theo dõi mở khóa, nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu .
  3. Nhấp vào OK .

Nếu bạn có Word 2003, dưới đây là cách khóa các thay đổi để không ai khác có thể xóa hoặc chỉnh sửa các thay đổi của bất kỳ ai khác:

  1. Nhấp vào tùy chọn trình đơn Công cụ .
  2. Nhấp vào Bảo vệ tài liệu .
  3. Trong ngăn Giới hạn định dạng và chỉnh sửa ở bên phải của màn hình, hãy bấm vào hộp kiểm Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu .
  4. Nhấp vào Không có thay đổi (Chỉ đọc) .
  5. Nhấp vào Theo dõi thay đổi trong trình đơn thả xuống.

Khi bạn muốn tắt các thay đổi về khóa, hãy lặp lại ba bước đầu tiên ở trên để xóa tất cả các hạn chế chỉnh sửa.

Sau khi bạn mở khóa Theo dõi thay đổi, lưu ý rằng Theo dõi thay đổi vẫn đang bật, vì vậy bạn có thể tiếp tục thực hiện các thay đổi đối với tài liệu. Bạn cũng sẽ có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi từ những người dùng khác đã chỉnh sửa và / hoặc nhận xét bằng văn bản trong tài liệu.

04/04

Tắt theo dõi thay đổi

Chấp nhận tất cả thay đổi và ngừng theo dõi bằng cách nhấp vào tùy chọn ở cuối menu Chấp nhận.

Trong Word 2007 trở lên, bạn có thể tắt Theo dõi các thay đổi theo một trong hai cách. Đầu tiên là thực hiện các bước tương tự như bạn đã làm khi bạn bật Theo dõi các thay đổi. Và đây là tùy chọn thứ hai:

  1. Nhấp vào tùy chọn menu Xem lại , nếu cần.
  2. Nhấp vào Chấp nhận trong ruy-băng.
  3. Nhấp vào Chấp nhận tất cả thay đổi và ngừng theo dõi .

Tùy chọn thứ hai sẽ khiến tất cả đánh dấu trong tài liệu của bạn biến mất. Khi bạn thực hiện thay đổi và / hoặc thêm nhiều văn bản hơn, bạn sẽ không thấy bất kỳ đánh dấu nào xuất hiện trong tài liệu của mình.

Nếu bạn có Word 2003, hãy làm theo các hướng dẫn tương tự bạn đã sử dụng khi bạn bật Theo dõi thay đổi. Sự khác biệt duy nhất bạn sẽ thấy là biểu tượng không được đánh dấu nữa, có nghĩa là tính năng bị tắt.