Di chuyển thư email vào thư mục là một quá trình khá đơn giản để tổ chức tốt hơn email của bạn (đôi khi hàng trăm hoặc hàng nghìn).
Bạn có thể muốn chuyển email vào các thư mục để phân loại chúng thành các chủ đề liên quan hoặc để giữ các thư mục liên lạc cụ thể của tất cả thư bạn nhận được từ những người nhất định.
Làm thế nào để lưu một email vào một thư mục
Hầu hết các nhà cung cấp email cho phép bạn chỉ cần kéo thư trực tiếp vào thư mục bạn chọn. Những người khác, không hỗ trợ kéo và thả, rất có thể có một trình đơn mà bạn có thể truy cập để di chuyển thư ở nơi khác. Điều này đúng cho cả khách hàng trực tuyến và những khách hàng có thể tải xuống.
Ví dụ: với Gmail và Outlook Mail, ngoài việc kéo và thả, bạn có thể sử dụng menu Di chuyển đến để chọn thư mục thích hợp để di chuyển thư vào. Yahoo! và Mail.com hoạt động theo cách tương tự, ngoại trừ menu di chuyển chỉ được gọi là Di chuyển . Với AOL Mail, nó nằm trong menu More> Move to .
Với hầu hết các nhà cung cấp, việc di chuyển email vào các thư mục có thể được thực hiện hàng loạt để bạn không phải chọn từng thư riêng lẻ. Ví dụ: với Gmail, bạn có thể tìm kiếm các từ khóa hoặc địa chỉ email cụ thể trong thư của mình, sau đó chọn tất cả chúng để nhanh chóng chuyển rất nhiều email vào một thư mục riêng biệt.
Cách di chuyển thư email tự động
Thậm chí tốt hơn là một số nhà cung cấp cho phép bạn tự động lưu email vào một thư mục bằng bộ lọc.
Bạn có thể xem cách thực hiện điều đó nếu theo các liên kết này đến các hướng dẫn cho Gmail, Microsoft Outlook, Outlook.com, Yahoo! và GMX Mail.
Các nhà cung cấp khác không được liệt kê ở đây có cài đặt tương tự, chẳng hạn như tùy chọn menu Cài đặt> Lọc Quy tắc của Mail.com hoặc Tùy chọn> Tùy chọn> Cài đặt Thư> Bộ lọc và Cảnh báo của AOL Mail.
Cách tải Email về Máy tính của bạn
Lưu tin nhắn vào một thư mục cũng có thể có nghĩa là lưu chúng vào một thư mục trên máy tính của bạn thay vì trong ứng dụng thư khách. Điều này chắc chắn có thể cho các email riêng lẻ nhưng có thể không dành cho các thư hàng loạt, cũng không phải lúc nào cũng hoạt động giống nhau với mỗi nhà cung cấp hoặc là một tính năng nhất định được hỗ trợ bởi mọi dịch vụ email.
Đối với bất kỳ nhà cung cấp email nào, bạn có thể, tất nhiên, in trang của email để nhận bản sao ngoại tuyến của nó. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng in / lưu tích hợp sẵn để tải thư xuống máy tính của bạn.
Ví dụ: khi mở thư Gmail, bạn có thể sử dụng trình đơn để chọn Hiển thị thư gốc , cho phép bạn tải xuống nút Gốc để lưu thư dưới dạng tệp TXT. Để tải xuống mọi thư Gmail duy nhất mà bạn có (hoặc chỉ những thư được đánh dấu bằng một số nhãn nhất định), hãy sử dụng tính năng takeout của Google.
Mặc dù không chính xác như Gmail, nếu bạn đang sử dụng Outlook.com, thật dễ dàng để lưu email vào OneNote, sau đó tải xuống cùng một ứng dụng OneNote trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của bạn.
Một tùy chọn khác với bất kỳ dịch vụ email nào là thiết lập nó với ứng dụng email ngoại tuyến để khi thư được lưu vào máy tính của bạn, bạn có thể xuất chúng sang một tệp duy nhất cho mục đích lưu trữ hoặc chỉ có chúng trên máy tính của bạn trong trường hợp nó đi ngoại tuyến.
Quy trình email ngoại tuyến này tương tự như tính năng tích hợp được cung cấp cho người dùng Gmail, được gọi là Google Ngoại tuyến .