Bật hộp văn bản để sử dụng Word cho bố cục trang
Bộ xử lý văn bản mạnh mẽ Microsoft Word được tìm thấy trong hầu hết các văn phòng, nhưng nó không phải là một chương trình bố cục trang như Microsoft Publisher. Tuy nhiên, nó có thể được sử dụng để tạo ra một số ấn phẩm đơn giản mà thông thường sẽ được tạo ra bằng cách sử dụng các chương trình bố cục trang. Đối với một số người dùng, Word có thể là công cụ xuất bản trên máy tính để bàn duy nhất mà họ cần hoặc có thể là công cụ thay thế cho ngân sách.
Vì Word được thiết kế chủ yếu cho các tài liệu tập trung vào văn bản, Word có thể được sử dụng cho các biểu mẫu văn phòng bao gồm chủ yếu là văn bản, chẳng hạn như tờ fax, tờ rơi đơn giản và hướng dẫn sử dụng nhân viên. Đồ họa có thể được thêm vào văn bản cho tờ rơi đơn giản. Nhiều doanh nghiệp yêu cầu các biểu mẫu hàng ngày của họ như tiêu đề thư, fax, và các biểu mẫu bên trong và bên ngoài phải ở định dạng Word .doc. Một nhân viên đặt chúng lên và chạy chúng trên máy in văn phòng nếu cần.
Điều đó có thể tốt cho đến khi bạn muốn thiết lập một cái gì đó phức tạp như một bản tin, trong đó có cột, hộp văn bản, biên giới và màu sắc. Để vượt xa định dạng văn bản thuần túy 8.5 x 11 inch cơ bản, bạn cần phải thiết lập Word để có thể làm việc với các hộp văn bản.
Chuẩn bị một tài liệu Word cho các hộp văn bản
- Mở một tài liệu mới có cùng kích thước với giấy bạn định in bản tin của mình. Điều này có thể là thư hoặc kích thước hợp pháp hoặc 17 x 11 inch nếu máy in của bạn có thể in một tờ giấy lớn.
- Nhấp vào tab Xem và chọn hộp kiểm Đường lưới . Lưới không in và chỉ định vị. Điều chỉnh lề nếu cần.
- Cũng trên tab Chế độ xem , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh Thước kẻ để hiển thị các thước kẻ dọc theo đầu và kích thước của tài liệu.
- Chọn Print Layout view từ tab View .
Tạo một hộp văn bản
- Chuyển đến tab Chèn và nhấp vào Hộp văn bản .
- Nhấn vào Draw Text Box , nó sẽ biến con trỏ thành một hình chữ thập. Kéo bằng con trỏ để vẽ hộp văn bản trên tài liệu.
- Xóa đường viền khỏi hộp văn bản nếu bạn không muốn in. Chọn đường viền và nhấp vào tab Định dạng công cụ vẽ . Nhấp vào Đường viền hình dạng > Không có đường viền .
- Thêm màu nền vào hộp văn bản nếu bạn muốn. Chọn đường viền của hộp văn bản, nhấp vào tab Định dạng công cụ vẽ và chọn Tô màu hình dạng . Chọn một màu.
Lặp lại quy trình cho nhiều hộp văn bản như bạn cần trên trang. Nếu các hộp văn bản có cùng kích thước, chỉ cần sao chép và dán cho các hộp bổ sung.
Nhập văn bản vào hộp văn bản
- Nhấp vào hộp văn bản và nhập thông tin in ở đó.
- Định dạng văn bản giống như bạn làm với bất kỳ văn bản Word nào. Chọn phông chữ, màu sắc, kích thước và bất kỳ thuộc tính nào.
Nhấp vào bên ngoài các hộp văn bản để đặt một hình ảnh như bình thường. Thay đổi cài đặt bọc văn bản của hình ảnh thành Hình vuông, sau đó thay đổi kích thước và định vị lại nó.
Mẹo để chỉnh sửa tài liệu Word
- LỚN . Để thêm một gradient vào một hộp văn bản (chứ không phải là một màu cứng), chọn đường viền ngoài của hộp và sau đó nhấp vào tab Công cụ vẽ định dạng > Tô màu hình dạng . Chọn một màu, nhấp lại vào Shape Fill và chọn Gradient . Chọn hướng ánh sáng trong phần Biến thể ánh sáng .
- DROP SHADOWS. Vào Home > Text Effects và Typography > Shadow > Shadow Options và chọn các tùy chọn cung cấp cho bạn hiệu ứng đổ bóng mà bạn muốn.
- LIÊN KẾT HỘP VĂN BẢN . Liên kết các hộp văn bản để dòng văn bản từ một đến một khi bạn thay đổi kích thước chúng. Chọn hộp văn bản đầu tiên và chuyển đến tab Định dạng công cụ vẽ . Nhấp vào nút Tạo liên kết và sau đó nhấp vào hộp văn bản thứ hai.
Nhược điểm của Word cho xuất bản trên máy tính để bàn
- Microsoft Word không phải là nơi để tạo logo hoặc đồ họa khác. Khả năng tương thích với các chương trình khác không tốt và chất lượng in kém so với sử dụng phần mềm được thiết kế cho mục đích này.
- Sử dụng Microsoft Word để định dạng tài liệu mất nhiều thời gian hơn việc sử dụng chương trình bố cục trang vì bạn đang làm việc xung quanh các giới hạn của phần mềm xử lý văn bản.