Phá vỡ sự khác biệt giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu
Một trong những lý do khiến các công ty do dự khi sử dụng Microsoft Access là thiếu hiểu biết về sự khác biệt giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu. Điều này khiến nhiều người tin rằng việc theo dõi thông tin khách hàng, đơn đặt hàng và chi tiết dự án trong bảng tính là phù hợp với nhu cầu của họ. Kết quả cuối cùng là rất khó để duy trì kiểm soát cấu hình, các tệp bị mất tham nhũng và nhân viên vô tình ghi đè thông tin thích hợp. Với một chút kiến thức về sức mạnh và nhiều cách sử dụng cơ sở dữ liệu, các doanh nghiệp nhỏ dễ dàng thấy khi một bảng tính đủ cho công việc và khi cần tạo một cơ sở dữ liệu.
Điều quan trọng là phải có một sự hiểu biết cơ bản về cơ sở dữ liệu là gì. Hầu hết mọi người đã truy cập cơ sở dữ liệu trước đây, giống như những người trong thư viện công cộng, nhưng chỉ đơn giản là sử dụng chúng không làm cho nó rõ ràng như thế nào bảng tính và cơ sở dữ liệu là khác nhau. Chi tiêu một vài phút học về cơ sở dữ liệu sẽ giúp làm cho việc so sánh rõ ràng hơn.
Tổ chức dữ liệu
Có lẽ sự khác biệt rõ ràng nhất giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu là cách dữ liệu được tổ chức. Nếu dữ liệu tương đối bằng phẳng thì bảng tính hoàn hảo. Cách xác định xem bảng phẳng là tốt nhất, hãy hỏi xem liệu tất cả các điểm dữ liệu có dễ dàng vẽ trên biểu đồ hoặc bảng không? Ví dụ: nếu một công ty muốn theo dõi thu nhập hàng tháng trong suốt một năm, bảng tính hoàn hảo. Bảng tính có nghĩa là xử lý nhiều loại dữ liệu giống nhau, ánh xạ tiến trình của một vài điểm chính.
Trong khi đó, cơ sở dữ liệu có cấu trúc dữ liệu quan hệ. Nếu người dùng kéo dữ liệu thì sẽ có rất nhiều điểm để xem xét. Ví dụ: nếu một công ty muốn theo dõi thu nhập hàng tháng của mình và so sánh chúng với các đối thủ cạnh tranh trong năm năm qua, thì có mối quan hệ giữa các điểm dữ liệu này, nhưng không phải là trọng tâm duy nhất. Làm một bảng đơn để báo cáo kết quả sẽ rất khó, nếu không phải là không thể. Cơ sở dữ liệu được thiết kế để giúp người dùng dễ dàng tạo báo cáo và chạy truy vấn.
Độ phức tạp của dữ liệu
Cách dễ nhất để so sánh xem dữ liệu có nên được duy trì trong bảng tính hay cơ sở dữ liệu hay không là xem dữ liệu phức tạp như thế nào. Điều này giúp làm rõ cách thức tổ chức dữ liệu nếu người dùng vẫn không chắc chắn.
Dữ liệu bảng tính rất đơn giản. Nó có thể dễ dàng được thêm vào một bảng hoặc biểu đồ và được thêm vào bản trình bày mà không phải loại trừ thông tin. Nó rất dễ dàng để duy trì vì nó chỉ sau một vài giá trị số chính. Nếu chỉ cần một vài hàng và cột, dữ liệu được lưu trữ tốt nhất trong bảng tính.
Cơ sở dữ liệu chứa rất nhiều loại dữ liệu khác nhau mà tất cả đều có mối quan hệ với các dữ liệu khác trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, các công ty giữ một lượng đáng kể dữ liệu về khách hàng của họ, từ tên và địa chỉ để đặt hàng và bán hàng. Nếu người dùng cố gắng nhồi nhét hàng nghìn hàng vào bảng tính, thì tỷ lệ cược là tốt nên nó được chuyển vào cơ sở dữ liệu.
Lặp lại dữ liệu
Chỉ vì dữ liệu sẽ cần phải được cập nhật không nhất thiết có nghĩa là một cơ sở dữ liệu được yêu cầu. Sẽ có cùng một dữ liệu liên tục lặp đi lặp lại? Và doanh nghiệp có quan tâm đến các sự kiện hoặc hành động sau đây không?
Nếu các điểm dữ liệu thay đổi nhưng loại dữ liệu giống nhau và theo dõi một sự kiện, thông tin đó có thể là bằng phẳng. Ví dụ là số lượng bán hàng trong suốt một năm. Khoảng thời gian sẽ thay đổi và các con số sẽ biến động và sẽ không có dữ liệu lặp lại.
Nếu một số phần của dữ liệu vẫn giữ nguyên, chẳng hạn như thông tin khách hàng, trong khi một số phần khác thay đổi, chẳng hạn như số lượng đơn đặt hàng và tính kịp thời của các khoản thanh toán, tỷ lệ cược là các hành động đang được theo dõi. Đây là khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Các hành động có nhiều thành phần khác nhau với chúng, và cố gắng theo dõi tất cả chúng đều yêu cầu một cơ sở dữ liệu.
Mục đích chính của dữ liệu
Bảng tính rất tuyệt vời cho các sự kiện trong thời gian không yêu cầu theo dõi nhiều khía cạnh khác nhau. Đối với các dự án cần một hoặc hai biểu đồ hoặc bảng cho bản trình bày trước khi được lưu trữ, bảng tính là cách tốt nhất để đi. Nếu nhóm hoặc công ty cần có khả năng tính toán kết quả và xác định tỷ lệ phần trăm, đó là nơi bảng tính hữu ích nhất.
Cơ sở dữ liệu dành cho các dự án dài hơn nơi dữ liệu có thể được sử dụng lặp đi lặp lại. Nếu cần ghi chú và nhận xét, dữ liệu sẽ được chuyển vào cơ sở dữ liệu. Bảng tính không được thiết kế để theo dõi chi tiết, chỉ một vài điểm số chính.
Số lượng người dùng
Số lượng người dùng có thể kết thúc là yếu tố quyết định về việc có nên sử dụng bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu hay không. Nếu một dự án yêu cầu một số lượng lớn người dùng có thể cập nhật dữ liệu và thực hiện thay đổi, điều này không nên được thực hiện trong bảng tính. Sẽ khó khăn hơn nhiều trong việc duy trì kiểm soát cấu hình phù hợp với bảng tính. Nếu chỉ có một vài người dùng cập nhật dữ liệu, thông thường từ ba đến sáu, bảng tính phải đủ (mặc dù hãy đảm bảo thiết lập các quy tắc trước khi tiếp tục với dữ liệu đó).
Nếu tất cả những người tham gia vào một dự án hoặc toàn bộ phòng ban cần phải thực hiện thay đổi, cơ sở dữ liệu là lựa chọn tốt hơn. Ngay cả khi một công ty nhỏ và chỉ có một hoặc hai người trong bộ phận hiện nay, hãy xem xét có bao nhiêu người có thể kết thúc trong bộ phận đó trong năm năm và hỏi xem họ có cần thay đổi hay không. Càng nhiều người dùng cần quyền truy cập, cơ sở dữ liệu càng có nhiều khả năng là tùy chọn tốt hơn.
Bạn cũng phải tính đến bảo mật dữ liệu. Nếu có rất nhiều thông tin nhạy cảm cần được bảo mật, cơ sở dữ liệu sẽ cung cấp bảo mật tốt hơn. Trước khi thực hiện di chuyển, hãy nhớ đọc về các vấn đề bảo mật cần được xem xét trước khi tạo cơ sở dữ liệu.
Nếu bạn đã sẵn sàng để thực hiện việc giảm, hãy đọc bài viết của chúng tôi Chuyển đổi bảng tính sang cơ sở dữ liệu để bắt đầu hành trình của bạn.