Dễ dàng truy cập thông tin bạn cần
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Word để tạo tài liệu kinh doanh chẳng hạn như báo cáo và kế hoạch kinh doanh, bạn không cần phải bao gồm dữ liệu được tạo trong Excel . Bạn có hai tùy chọn có sẵn cho điều này: Bạn có thể liên kết với tài liệu Excel để lấy dữ liệu bạn muốn vào tệp Word của mình hoặc bạn có thể tự nhúng tài liệu Excel vào trong tệp Word.
Trong khi đây là những quy trình dễ dàng, bạn phải nhận thức được các tùy chọn của mình và những hạn chế vốn có trong mỗi quy trình. Ở đây, bạn sẽ tìm hiểu cách liên kết và nhúng một tài liệu Excel trong tài liệu Word của bạn.
Liên kết với bảng tính Excel
Đối với người dùng muốn đảm bảo rằng thông tin được cập nhật mỗi lần thay đổi được thực hiện cho bảng tính, liên kết là cách để đi. Một liên kết một chiều được tạo ra để cấp dữ liệu từ tệp Excel của bạn vào tài liệu Word. Liên kết tài liệu Excel cũng sẽ giữ cho tệp Word của bạn nhỏ, vì bản thân dữ liệu không được lưu với tài liệu Word.
Liên kết tới tài liệu Excel có một số hạn chế:
- Nếu bạn di chuyển tệp Excel, bạn sẽ cần phải thiết lập lại liên kết trong tài liệu Word.
- Nếu bạn có kế hoạch vận chuyển tệp Word hoặc sử dụng nó trên một máy tính khác, bạn phải nhớ chuyển tệp Excel cùng với nó.
- Bạn phải thực hiện tất cả chỉnh sửa dữ liệu của mình trong tài liệu Excel. Điều này thường không phải là một vấn đề, trừ khi bạn yêu cầu các định dạng khác nhau trong tài liệu Word.
Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Word 2007, bạn sẽ muốn đọc bài viết về cách liên kết với dữ liệu Excel trong Word 2007.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word cũ hơn, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
- Mở cả tài liệu Word và bảng tính Excel mà bạn sẽ liên kết đến.
- Trong Excel, chọn và sao chép phạm vi ô bạn muốn bao gồm (nếu bạn dự định chèn thêm nhiều cột hoặc hàng vào bảng tính của mình, hãy chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấp vào hộp nằm ở góc trên bên trái tại điểm nối của số hàng và chữ cái cột).
- Trong tài liệu Word của bạn định vị con trỏ nơi bạn muốn bảng được nối kết được chèn vào.
- Trên menu Chỉnh sửa , chọn Dán Đặc biệt…
- Nhấp vào nút radio bên cạnh liên kết Dán .
- Dưới nhãn Như :, chọn Đối tượng Trang tính Microsoft Excel .
- Nhấp vào OK .
Dữ liệu Excel của bạn bây giờ sẽ được chèn vào và liên kết với bảng tính Excel của bạn. Nếu bạn thực hiện thay đổi đối với tệp Excel nguồn, lần sau bạn mở tài liệu Word của mình, bạn sẽ được nhắc cập nhật dữ liệu được liên kết.
Nhúng Bảng tính Excel
Quá trình nhúng một trang tính Excel trong tài liệu Word của bạn về cơ bản giống như liên kết đến một trang tính Excel. Sự khác biệt duy nhất là trong các tùy chọn bạn chỉ định trong hộp thoại Dán đặc biệt . Trong khi các kết quả có thể xuất hiện giống nhau lúc đầu, chúng khác nhau đáng kể.
Lưu ý rằng khi nhúng một tài liệu Excel trong một tài liệu Word, toàn bộ tài liệu Excel sẽ được bao gồm. Word định dạng dữ liệu được nhúng để hiển thị những gì bạn đã chọn, nhưng toàn bộ tài liệu Excel sẽ được đưa vào tệp Word.
Nhúng một tài liệu Excel sẽ làm cho kích thước tệp của tài liệu Word của bạn lớn hơn.
Nếu bạn đang sử dụng Word 2007, hãy tìm hiểu cách nhúng dữ liệu Excel vào Word 2007. Đối với các phiên bản Word cũ hơn, hãy làm theo các bước đơn giản sau để nhúng tệp Excel vào tài liệu Word của bạn:
- Mở cả tài liệu Word và bảng tính Excel.
- Trong Excel, sao chép phạm vi ô bạn muốn bao gồm.
- Trong tài liệu Word của bạn vị trí con trỏ nơi bạn muốn chèn bảng.
- Trên menu Chỉnh sửa , chọn Dán Đặc biệt…
- Nhấp vào nút radio bên cạnh Dán .
- Trong nhãn "As :,", chọn đối tượng Microsoft Excel Worksheet .
- Nhấp vào OK .
Bảng tính Excel của bạn hiện được nhúng trong tài liệu Word của bạn.