Bạn có thể muốn thêm lớp bảo vệ này vào các tệp quan trọng
Bạn có biết bạn có thể thêm một lớp bảo vệ cho các tài liệu hoặc tệp Microsoft Office quan trọng không? Làm như vậy có thể là một biện pháp bảo vệ quan trọng, đặc biệt là khi bạn chia sẻ tệp đó với người đọc hoặc trình chỉnh sửa bạn cộng tác cụ thể.
Khi bạn mã hóa nội dung kỹ thuật số, bạn thay đổi ngôn ngữ của nó thành bị cắt xén mà sau đó phải được giải mã để được đọc.
Bạn có thể thực hiện việc này cho tài liệu Microsoft Office bằng cách đặt mật khẩu. Điều này có nghĩa là chỉ những người nhận biết mật khẩu mới có thể đọc được tài liệu của bạn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh cài đặt mật khẩu để cho phép một số người dùng chỉnh sửa tài liệu.
Cách đặt mật khẩu tài liệu
- Đối với các phiên bản cũ hơn của chương trình Office, hãy chọn Biểu tượng Nút Office - Chuẩn bị - Mã hóa Tài liệu. Đối với các phiên bản mới hơn, chọn File - Info - Protect Document - Encrypt with Password.
- Nhập mật khẩu bạn muốn chỉ định và nhấp vào OK.
- Nhập lại mật khẩu để xác minh và nhấp vào OK.
- Tài liệu của bạn bây giờ nên được bảo vệ, nhưng nó luôn luôn nhưng nó luôn luôn là một ý tưởng tốt để kiểm tra lại. Đóng tài liệu rồi mở lại. Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu trước khi làm việc với tài liệu này. Nếu bạn không thấy điều này, bạn có thể cần phải thử lại các bước này.
Mẹo và cân nhắc bổ sung
- xin lưu ý rằng một số chương trình Microsoft Office có thể theo một cách tiếp cận hơi khác. Ví dụ: trong một số phiên bản Microsoft PowerPoint, bạn nên nhấp vào Nút Microsoft Office - Lưu dưới dạng - Công cụ (tìm phần này gần cuối hộp thoại lưu dưới dạng) - Tùy chọn chung - Chia sẻ tệp - Sửa đổi mật khẩu. Từ đó, bạn có thể nhập mật khẩu ưa thích của mình. Vì cách tiếp cận này ít phức tạp hơn, tôi khuyên bạn luôn thử phương pháp trên trước tiên cho một chương trình Microsoft Office cụ thể, nhưng nếu bạn không tìm thấy các công cụ mật khẩu bạn cần trong chương trình đó, cách tiếp cận này có thể hữu ích.
- Để xóa mã hóa mật khẩu, hãy thực hiện theo cùng trình tự bạn đã đặt để đặt mật khẩu, ngoại trừ bạn sẽ xóa mật khẩu bằng cách nhấp vào hộp đó và quay ngược lại.
- Để đặt mật khẩu cho những người có thể chỉnh sửa tài liệu (nghĩa là tất cả những tài liệu khác sẽ chỉ đọc), hãy chọn Biểu tượng Nút Office hoặc Tệp - Lưu dưới dạng - Công cụ - Tùy chọn Chung - Mật khẩu cần Sửa: nhập mật khẩu mới - Re -loại mật khẩu - OK - Lưu lại.
- Luôn cẩn thận khi đặt mật khẩu tài liệu. Microsoft không thể truy xuất hoặc mở khóa mật khẩu đó nếu bạn quên nó là gì. Vì vậy, nếu bạn là người quên mật khẩu trực tuyến của mình, có thể bạn nên hạn chế tần suất bạn sử dụng tính năng này. Xem xét viết mật khẩu tài liệu xuống ở một nơi an toàn.
- Nếu bạn quan tâm đến chi tiết hơn về mức độ mã hóa của Microsoft, bạn có thể thấy câu lệnh này hữu ích, như được tìm thấy trên trang trợ giúp của Microsoft cho chủ đề: "Bạn có thể nhập tối đa 255 ký tự. Mã hóa là một phương pháp tiêu chuẩn được sử dụng để giúp làm cho tệp của bạn an toàn hơn. "
Điều đó nói rằng, hãy biết rằng đây chỉ là một lớp bảo vệ. Theo tôi, các tài liệu Microsoft Office sẽ không bao giờ được coi là hoàn toàn được bảo vệ, ngay cả với mật khẩu.
Các bên thứ ba đã bẻ khóa mã hóa tài liệu của Microsoft trong nhiều năm, đôi khi với mục đích cung cấp dịch vụ để giúp người dùng khôi phục mật khẩu của họ ngay cả khi Microsoft không cho phép họ. Sự thuận tiện này đi kèm với một nhược điểm nhất định: có nghĩa là, mọi người không nhất thiết phải cố gắng để giúp bạn cũng có thể crack những mật mã đó.
Tuy nhiên, nó vẫn có thể là một ý tưởng tốt để áp dụng bảo vệ mật khẩu, bởi vì các nỗ lực và chi phí của việc crack mã hóa tài liệu của bạn chắc chắn có thể ngăn chặn các loại hacks và trộm không may. Đó là một sự cân bằng của các biện pháp phòng ngừa, nơi bạn có thể và hiểu được loại hạn chế bảo vệ mật khẩu tài liệu này.