Một công cụ phổ biến để quản lý dự án, biểu đồ Gantt cung cấp bảng phân tích theo trình tự thời gian, dễ đọc của các tác vụ đã hoàn thành, hiện tại và sắp tới cũng như những người được chỉ định cùng với ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Biểu diễn đồ họa của lịch trình này cung cấp chế độ xem cấp cao về số lượng tiến trình đang được thực hiện và cũng làm nổi bật bất kỳ phụ thuộc tiềm năng nào.
Google Trang tính cung cấp khả năng tạo biểu đồ Gantt chi tiết ngay trong bảng tính của bạn, ngay cả khi bạn không có kinh nghiệm trong quá khứ với định dạng duy nhất của chúng. Để bắt đầu, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.
01/03
Tạo lịch trình dự án của bạn
Trước khi đi sâu vào việc tạo biểu đồ Gantt, trước tiên bạn cần phải xác định các nhiệm vụ dự án của bạn cùng với các ngày tương ứng của chúng trong một bảng đơn giản.
- Khởi chạy Google Trang tính và mở một bảng tính mới.
- Chọn một vị trí phù hợp gần đầu bảng tính trống của bạn và nhập vào các tên tiêu đề sau trong cùng một hàng, mỗi cột trong cột riêng của chúng, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình đi kèm: Ngày bắt đầu , Ngày kết thúc , Tên tác vụ . Để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn cho chính mình sau này trong hướng dẫn, bạn có thể muốn sử dụng cùng một vị trí mà chúng tôi đã sử dụng trong ví dụ của chúng tôi (A1, B1, C1).
- Nhập mỗi tác vụ dự án của bạn cùng với ngày tương ứng của chúng trong các cột thích hợp, sử dụng nhiều hàng nếu cần. Chúng phải được liệt kê theo thứ tự xuất hiện (từ trên xuống dưới = từ đầu đến cuối) và định dạng ngày phải như sau: MM / DD / YYYY.
- Các khía cạnh định dạng khác của bảng (đường viền, tô bóng, căn chỉnh, kiểu phông chữ, vv) hoàn toàn tùy ý trong trường hợp này, vì mục tiêu chính của chúng tôi là nhập dữ liệu sẽ được biểu đồ Gantt sử dụng sau trong hướng dẫn. Nó hoàn toàn tùy thuộc vào bạn cho dù bạn có muốn sửa đổi thêm để bảng có vẻ hấp dẫn hơn không. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện, điều quan trọng là bản thân dữ liệu vẫn nằm trong các hàng và cột chính xác.
02/03
Tạo bảng tính toán
Chỉ cần nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc là không đủ để hiển thị biểu đồ Gantt, vì bố cục của nó phụ thuộc rất nhiều vào lượng thời gian thực tế đi qua giữa hai cột mốc quan trọng đó. Để xử lý yêu cầu này, bạn cần tạo một bảng khác để tính thời lượng này.
- Cuộn xuống một vài hàng từ bảng ban đầu mà chúng tôi đã tạo ở trên.
- Nhập các tên tiêu đề sau vào cùng một hàng, mỗi tên trong cột của riêng chúng, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình đi kèm: Tên tác vụ , Ngày bắt đầu , Tổng thời lượng .
- Sao chép danh sách các nhiệm vụ từ bảng đầu tiên của bạn vào cột Tên tác vụ , đảm bảo rằng chúng được liệt kê theo cùng một thứ tự.
- Nhập công thức sau vào cột Ngày bắt đầu cho tác vụ đầu tiên của bạn, thay thế 'A' bằng ký tự cột có Ngày bắt đầu trong bảng đầu tiên của bạn và '2' với số hàng: = int (A2) -int ($ A $ 2 ) . Nhấn phím Enter hoặc Return khi hoàn tất. Ô bây giờ sẽ hiển thị số không.
- Chọn và sao chép ô mà bạn vừa nhập công thức này bằng cách sử dụng phím tắt hoặc Chỉnh sửa -> Sao chép từ trình đơn Google Trang tính.
- Khi công thức đã được sao chép vào khay nhớ tạm, hãy chọn tất cả các ô còn lại trong cột Ngày bắt đầu và dán bằng cách sử dụng phím tắt hoặc Chỉnh sửa -> Dán từ trình đơn Google Trang tính. Nếu được sao chép chính xác, giá trị Ngày bắt đầu cho mỗi tác vụ sẽ phản ánh số ngày từ đầu dự án mà nó được đặt để bắt đầu. Bạn có thể xác nhận rằng công thức Ngày bắt đầu trong mỗi hàng là chính xác bằng cách chọn ô tương ứng của nó và đảm bảo rằng nó giống hệt với công thức được gõ ở bước 4 với một ngoại lệ đáng chú ý, rằng giá trị đầu tiên (int (xx)) khớp với ô thích hợp vị trí trong bảng đầu tiên của bạn.
- Tiếp theo là cột Tổng thời lượng cần được điền bằng công thức khác hơi phức tạp hơn so với công thức trước đó. Nhập nội dung sau vào cột Tổng thời lượng cho tác vụ đầu tiên của bạn, thay thế tham chiếu vị trí ô bằng các bảng tương ứng với bảng đầu tiên trong bảng tính thực tế của bạn (tương tự như trong bước 4): = (int (B2) -int ($ A) $ 2)) - (int (A2) -int ($ A $ 2)) . Nhấn phím Enter hoặc Return khi hoàn tất. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề xác định vị trí ô tương ứng với bảng tính cụ thể của bạn, phím công thức sau đây sẽ giúp: (ngày kết thúc của nhiệm vụ hiện tại - ngày bắt đầu dự án) - (ngày bắt đầu nhiệm vụ hiện tại - ngày bắt đầu dự án).
- Chọn và sao chép ô mà bạn vừa nhập công thức này bằng cách sử dụng phím tắt hoặc Chỉnh sửa -> Sao chép từ trình đơn Google Trang tính.
- Khi công thức đã được sao chép vào khay nhớ tạm, hãy chọn tất cả các ô còn lại trong cột Tổng thời lượng và dán bằng cách sử dụng phím tắt hoặc Chỉnh sửa -> Dán từ trình đơn Google Trang tính. Nếu được sao chép chính xác, giá trị Tổng thời lượng cho mỗi tác vụ sẽ phản ánh tổng số ngày giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc tương ứng.
03/03
Tạo biểu đồ Gantt
Bây giờ các nhiệm vụ của bạn đã sẵn sàng, cùng với ngày tháng và thời gian tương ứng, đã đến lúc tạo biểu đồ Gantt.
- Chọn tất cả các ô trong bảng tính toán, bao gồm các tiêu đề.
- Chọn tùy chọn Chèn trong trình đơn Google Trang tính, nằm ở đầu màn hình ngay bên dưới tiêu đề trang tính. Khi trình đơn thả xuống xuất hiện, chọn Biểu đồ .
- Một biểu đồ mới sẽ xuất hiện, có tiêu đề Ngày bắt đầu và Tổng thời lượng . Chọn biểu đồ này và kéo nó để hiển thị của nó được đặt bên dưới hoặc cạnh nhau các bảng mà bạn đã tạo, thay vì phủ chúng.
- Ngoài biểu đồ mới của bạn, giao diện Biểu đồ biên tập cũng sẽ hiển thị ở bên phải màn hình của bạn. Chọn Loại biểu đồ , được tìm thấy ở phía trên cùng của tab DATA .
- Cuộn xuống phần Thanh và chọn tùy chọn ở giữa, biểu đồ thanh xếp chồng . Bạn sẽ nhận thấy rằng bố cục biểu đồ của bạn đã thay đổi.
- Chọn tab CUSTOMIZE trong Trình chỉnh sửa biểu đồ .
- Chọn phần Series để nó sụp đổ và hiển thị các cài đặt có sẵn.
- Trong menu thả xuống Áp dụng , chọn Ngày bắt đầu .
- Nhấp hoặc chạm vào tùy chọn Màu và chọn Không .
- Biểu đồ Gantt của bạn hiện đã được tạo và bạn có thể xem các số liệu Ngày bắt đầu và Tổng thời lượng riêng lẻ bằng cách di chuột qua các khu vực tương ứng của chúng trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thực hiện bất kỳ sửa đổi nào khác mà bạn muốn thông qua Trình chỉnh sửa biểu đồ - cũng như thông qua các bảng mà chúng tôi đã tạo - bao gồm ngày, tên tác vụ, tiêu đề, bảng màu và hơn thế nữa. Nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong chính biểu đồ cũng sẽ mở menu EDIT , trong đó có một số cài đặt có thể tùy chỉnh.