Mẹo đơn giản để tổ chức hội thảo dựa trên web
Trong một thời đại khi ngân sách sự kiện đang được cắt giảm và truy cập Internet băng thông rộng đang tăng lên, hội thảo trên web ngày càng trở nên phổ biến. Hội thảo trên web là các hội thảo dựa trên web, thường bao gồm hơn 30 người tham gia và được sử dụng để thực hiện các bản trình bày, hội thảo, bài giảng và các cuộc họp quy mô lớn. Vì hội thảo trên web được tổ chức trực tuyến, chúng cho phép các công ty tiết kiệm tiền cho du lịch, ăn uống và địa điểm, tất cả đều là chi phí thường được kết hợp với các hội thảo trực tiếp. Tuy nhiên, do sự tham dự lớn của họ, hội thảo trên web cần lập kế hoạch cẩn thận để thành công. Đây là lý do tại sao những người lập kế hoạch tổ chức hội thảo trên web cần dành thời gian của họ để đảm bảo rằng họ thực hiện đúng tất cả các bước cần thiết để đảm bảo thành công của hội thảo trên web.
Để giúp bạn tổ chức hội thảo trên web của mình, tôi đã nêu bật các bước quan trọng nhất mà bạn cần thực hiện bên dưới.
Chọn ngày trước
Điều đầu tiên bạn nên làm khi lập kế hoạch một hội thảo trên web, hoặc một loạt các hội thảo trên web, là để tham khảo một kỳ nghỉ và sự kiện lịch xa trước. Hãy nhớ rằng bạn sẽ mời nhiều người có lịch trình bận rộn, vì vậy hãy cho họ đủ thông báo để dành thời gian cho hội thảo trên web của bạn. Ví dụ, tuần trước kì nghỉ Giáng sinh có thể cực kỳ bận rộn, vì mọi người đang cố gắng kết thúc nhiều kết thúc lỏng lẻo trước khi họ đi nghỉ. Bằng cách cân nhắc kỹ các ngày bạn đã chọn, bạn có thể đảm bảo sự tham dự tối đa.
Hãy chắc chắn rằng bạn nhận được thời gian đúng
Xem xét chênh lệch múi giờ; nếu bạn đang ở bờ biển phía tây, nhưng cũng mời những người tham gia từ bờ biển phía đông (và ngược lại), đừng lên lịch hội thảo trên web khi người tham gia của bạn sẽ ra khỏi văn phòng. Ngoài ra, đừng lên lịch hội thảo trên web của bạn quá gần đến cuối ngày - đây là thời điểm những người tham gia của bạn sẽ muốn cuộn xuống và xem họ vẫn phải làm gì để biến nó thành nhà đúng giờ. Nếu bạn mời mọi người từ các quốc gia khác chọn thời gian có thể hoạt động chung cho tất cả những người tham gia (hiếm khi) hoặc lên kế hoạch tổ chức hội thảo trên web nhiều lần để tính đến các múi giờ khác nhau.
Chọn Công cụ hội thảo trên web của bạn
Hầu hết các công cụ cuộc họp trực tuyến đều có tùy chọn hội thảo trên web, bạn chỉ cần chọn gói tương ứng với số lượng người tham gia bạn muốn mời. Kiểm tra các công cụ khác nhau có sẵn và chọn công cụ có các tính năng và chức năng phù hợp nhất với bạn. Tùy thuộc vào loại hội thảo trên web mà bạn sẽ trình bày, bạn có thể cần phải thay đổi dễ dàng giữa các loa hoặc ghi lại hội thảo trên web để đăng trực tuyến. Nghiên cứu tất cả các tính năng từ một số công cụ khác nhau và bạn chắc chắn sẽ tìm thấy phần mềm hoàn hảo cho dịp của mình. Đảm bảo rằng khi bạn đã chọn công cụ, nhà cung cấp của bạn sẵn sàng đào tạo bạn để bạn có thể tận dụng tối đa hội thảo trên web của mình.
Thực hành chạy hội thảo trên web
Là người dẫn chương trình, bạn sẽ được đảm bảo rằng hội thảo trên web diễn ra suôn sẻ. Không có lý do gì để không biết cách chuyển đổi giữa các loa, tham gia cuộc thăm dò hoặc ghi lại hội thảo trên web, chẳng hạn. Mời một số đồng nghiệp giúp bạn kiểm tra công cụ này nhiều lần sau khi đào tạo với nhà cung cấp. Ngoài ra hãy chắc chắn rằng tất cả các diễn giả của bạn đã quen thuộc với công cụ webinar.
Phát triển chương trình làm việc và lời mời
Trước khi mời khán giả của bạn, hãy thiết lập hội thảo trên web của bạn một cách cẩn thận. Hãy nghĩ về hội thảo trên web của bạn sẽ kéo dài bao lâu và các mục chính mà bạn muốn thảo luận theo thứ tự bạn muốn thảo luận. Đồng thời lên kế hoạch cho phiên Hỏi đáp, vì những người tham dự của bạn có thể sẽ có một số câu hỏi ở cuối bản trình bày của bạn. Sau đó, phác thảo chương trình làm việc trong lời mời. Đây là cách dễ nhất để người tham gia của bạn biết liệu hội thảo trên web của bạn có phù hợp với họ hay không. Lời mời cũng phải bao gồm liên kết cho phép người tham gia của bạn kết nối với hội thảo trên web cũng như số điện thoại trong trường hợp họ muốn nghe bằng điện thoại.
Mời khán giả của bạn
Hãy suy nghĩ cẩn thận về những gì bạn muốn trình bày và chọn đối tượng phù hợp. Hãy nhớ theo dõi các câu trả lời của bạn để bạn biết ai sẽ tham dự hội thảo trên web của bạn. Bằng cách theo dõi chặt chẽ danh sách người tham dự của bạn, bạn sẽ có thể lên kế hoạch cho việc theo dõi của mình trước.
Lập kế hoạch bản trình bày của bạn
Hãy nhớ rằng các bản trình bày cuộc họp trực tuyến tốt nhất có tính trực quan và hấp dẫn cao. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng PowerPoint, đừng nhồi nhét các từ. Bao gồm hình ảnh có liên quan đến những gì bạn đang trình bày. Bạn cũng có thể sử dụng video và thậm chí cả các trò chơi trực tuyến, nếu thích hợp, để đưa bản trình bày của bạn vào cuộc sống. Một số nhà hoạch định hội thảo trên web thậm chí còn gửi tài liệu đến văn phòng của người tham gia trước cuộc họp. Học cách suy nghĩ một cách sáng tạo và hội thảo trên web của bạn sẽ trở nên sống động.
Ghi lại hội thảo trên web của bạn
Bằng cách ghi lại hội thảo trên web của bạn, những người muốn xem lại một số cuộc thảo luận hoặc những người không thể tham gia, có thể nghe những gì đã được nói trong thời gian riêng của họ. Nếu bạn đang liên kết hội thảo trên web của mình với chiến dịch tiếp thị trực tuyến, bạn có thể sử dụng bản ghi trong bất kỳ e-mail nào mà bạn gửi đi, củng cố thông điệp của bạn.
Theo sát
Như với các cuộc họp trực tuyến, việc theo dõi trên hội thảo trên web là vô cùng quan trọng. Nhắc nhở những người tham gia của bạn về những gì đã được thảo luận và tiến hành một cuộc khảo sát để thu thập suy nghĩ của họ về cách hội thảo trên web diễn ra. Nếu bạn đang lập kế hoạch một hội thảo trên web khác mà khán giả của bạn có thể quan tâm, hãy đảm bảo cho họ biết khi nào họ có thể mong đợi lời mời.
Xem lại phản hồi của bạn
Luôn chắc chắn xem lại bất kỳ phản hồi nào bạn đã nhận được trên hội thảo trên web của mình. Đây là cách bạn có thể cải thiện những người tiếp theo của bạn. Đặc biệt chú ý đến phản hồi liên quan đến bản trình bày, vì điều đó tạo nên cốt lõi của hội thảo trên web.