Các công cụ miễn phí và có phí để cộng tác trực tuyến
Trước đây, các doanh nghiệp đã bị giới hạn trong văn phòng của họ, nơi các nhân viên dồn dập chui vào, làm việc 8 hoặc 9 giờ, sau đó hết giờ. Bây giờ, nhân viên lấy BlackBerry , máy tính xách tay hoặc iPad của họ, tìm truy cập wi-fi và tốt để đi bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào ... với sự giúp đỡ của các công cụ cộng tác trực tuyến để hoàn thành công việc.
Để giúp các doanh nghiệp tận dụng tối đa lực lượng lao động di động của mình, nhiều công cụ cộng tác đã được tạo ra với nhiều tính năng cho phù hợp với bất kỳ công ty nào, dù lớn hay nhỏ. Chọn đúng công cụ sẽ giúp bạn không chỉ chia sẻ tài liệu dễ dàng mà còn tạo ra bầu không khí phù hợp để xây dựng nhóm, bất kể vị trí của các thành viên nhóm. Dưới đây là năm trong số các công cụ cộng tác trực tuyến tốt nhất hiện có, giúp các doanh nghiệp tận dụng tối đa lực lượng lao động di động của mình thông qua chia sẻ tài liệu dễ dàng và tạo bầu không khí xây dựng nhóm tuyệt vời:
1. Trò chuyện nhóm - Một trong những công cụ cộng tác trực tuyến nổi tiếng nhất , Trò chuyện nhóm là một nền tảng cho phép nhân viên làm việc cùng nhau trong thời gian thực, tạo và chỉnh sửa tài liệu bất kể vị trí của họ. Người dùng có thể dễ dàng tạo các nhóm làm việc cùng nhau trong một không gian làm việc bằng cách mời đồng nghiệp qua e-mail. Sau khi lời mời được chấp nhận, tất cả những người trong nhóm có thể bắt đầu tải lên và chỉnh sửa tài liệu và cũng chỉ định mỗi nhiệm vụ khác. Trò chuyện nhóm theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện và giữ nguyên các tài liệu gốc, đây là một trong những tính năng hữu ích nhất của nó.
Trò chuyện nhóm có giao diện dễ sử dụng trực quan, vì vậy những người chưa bao giờ sử dụng công cụ cộng tác trực tuyến sẽ có thể nhanh chóng tìm ra cách tận dụng tối đa tất cả các tính năng được cung cấp. Ngoài ra, việc thiết lập tài khoản có Trò chuyện nhóm không mất nhiều hơn một vài phút, vì vậy nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ mà bạn có thể bắt đầu sử dụng nhanh, Trò chuyện nhóm có thể là lựa chọn của bạn.
Tài khoản miễn phí của nó cho phép người dùng lưu trữ lên đến 100 MB trong các tệp, vì vậy nó rất nhiều cho những người làm việc chủ yếu với các tài liệu xử lý văn bản; tuy nhiên, những người cần thêm dung lượng, sẽ cần phải trả thêm tiền. Giá bắt đầu từ 8 đô la mỗi tháng và có thể bao gồm nhiều tính năng khác nhau cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
2. Basecamp đã được sử dụng bởi hơn 5 triệu người trên khắp thế giới, theo các nhà sản xuất 37signals. Nó rất đơn giản để sử dụng công cụ quản lý dự án, có lẽ là công cụ tốt nhất trong danh sách này cho những người chưa bao giờ sử dụng các công cụ cộng tác (hoặc thậm chí cả Internet!) Trước đây. Giống như Trò chuyện nhóm, đăng ký nhanh chóng và dễ dàng.
Giao diện rất đơn giản, có lẽ quá nhiều như vậy, vì nó là như vậy đồng bằng mà tại lần nó trông chưa hoàn thành. Nhưng những gì công cụ thiếu trong vẻ ngoài, nó làm cho tính hữu dụng. Ví dụ, cơ sở tin nhắn của nó trông giống như một bảng tin, cho phép người dùng giữ tất cả các cuộc thảo luận về một dự án ở một nơi duy nhất. Nếu một số thư không dành cho toàn bộ nhóm, người dùng có thể chỉ định ai có quyền xem các thư này. Khi một tin nhắn mới được đăng, nhóm sẽ được thông báo bằng email, vì vậy không có tin nhắn nào bị bỏ qua. Basecamp thậm chí còn gửi một email thông báo, báo cáo về các hoạt động của ngày hôm trước, giúp dễ dàng theo dõi tiến trình của một dự án. Giống như hầu hết các công cụ cộng tác trực tuyến, nó theo dõi mọi phiên bản của từng tệp được tải lên. Basecamp cũng rất tuyệt vời cho các công ty có nhân viên ở nhiều quốc gia vì nó có sẵn bằng nhiều ngôn ngữ.
Tuy nhiên, Basecamp không phải là công cụ tốt nhất cho những ai đang tìm kiếm một nền tảng miễn phí. Trong khi nó có một thử nghiệm miễn phí, sản phẩm bắt đầu từ $ 49 mỗi tháng.
3. Wrike - Đây là một công cụ cộng tác trực tuyến với email ở cốt lõi của nó. Bạn có thể thêm dự án vào nền tảng bằng cách CC'ing e-mail có bất kỳ nhiệm vụ nào vào tài khoản Wrike của bạn. Khi bạn tạo dự án, bạn có thể chọn hiển thị dòng thời gian theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc thậm chí nhiều năm, vì vậy việc báo cáo cho bất kỳ khoảng thời gian đã định nào trở nên rất dễ dàng. Ngay từ đầu, người dùng sẽ nhận thấy rằng Wrike là một công cụ giàu tính năng. Trong khi giao diện được tập trung vào chức năng, nó không phải là lựa chọn tốt nhất cho người dùng mới bắt đầu, vì nó có thể là một chút áp đảo.
Một khi bạn tạo một nhiệm vụ trên Wrike, nó được đưa ra một ngày bắt đầu, và sau đó bạn có thể nhập vào thời hạn và ngày hết hạn. Bạn cũng có thể cung cấp cho tác vụ mô tả chi tiết và thêm mọi tài liệu có liên quan. Bạn chỉ định nhiệm vụ bằng cách thêm địa chỉ email cho đồng nghiệp của mình và sau đó họ sẽ nhận được email thông báo cho họ rằng họ cần thực hiện hành động. Wrike cũng sẽ thông báo cho bạn về những thay đổi đối với bất kỳ công việc nào thuộc sở hữu của bạn hoặc đã được giao cho bạn. Bằng cách này, bạn không phải tiếp tục đăng nhập vào dịch vụ chỉ để xem có bất kỳ thay đổi nào đã được thực hiện hay không.
Wrike là tốt cho cả doanh nghiệp nhỏ và lớn, vì nó có thể xử lý lên đến 100 người sử dụng tại một thời điểm, nhưng với chi phí dốc là $ 229 mỗi tháng. Gói rẻ nhất, cho phép tối đa năm người dùng, có giá 29 đô la mỗi tháng. Có sẵn bản dùng thử miễn phí, vì vậy nếu bạn muốn xem liệu Wrike có dành cho bạn hay không, tất cả những gì bạn phải làm là đăng ký một tài khoản.
4. OneHub - Công cụ cộng tác trực tuyến này cho phép người dùng tạo không gian làm việc ảo, được gọi là các hub. Đăng ký OneHub thật dễ dàng nếu bạn có tài khoản Google, vì tất cả những gì bạn cần là sử dụng tên người dùng và mật khẩu Gmail của bạn và cho phép OneHub truy cập vào địa chỉ email của bạn. Một khi bạn đã đăng nhập, bạn ngay lập tức có không gian làm việc đầu tiên của bạn, mà bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh - đây là lợi thế lớn nhất của OneHub so với các công cụ khác. Điều này có nghĩa là với tư cách là người tạo trung tâm, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát giao diện người dùng, làm cho OneHub phù hợp với mục đích nhóm của bạn một cách chính xác.
Tải lên tệp dễ dàng như kéo chúng từ máy tính của bạn và thả vào tiện ích tải lên của OneHub. Tải lên OneHub cực nhanh, vì vậy tài liệu có sẵn để chia sẻ gần như ngay lập tức. Trên tab hoạt động, bạn có thể cập nhật mọi thứ đang diễn ra với trung tâm của mình. Nó cho phép bạn biết ai đã thêm / thay đổi nội dung gì và cung cấp liên kết đến trang với các bổ sung mới nhất. Nó cũng có các hành động mã màu, vì vậy thật dễ dàng để xem nhanh các cập nhật mới nhất cho trung tâm.
Gói miễn phí cho phép lưu trữ 512 MB và chỉ có một không gian làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn cần thêm dung lượng và chức năng, bạn có thể nâng cấp tài khoản của mình với một khoản phí hàng tháng. Kế hoạch bắt đầu từ $ 29 mỗi tháng và đi tất cả các con đường lên đến $ 499 mỗi tháng.
5. Google Documents - Được tạo để cạnh tranh với Microsoft Office, Google Documents cũng là một công cụ cộng tác trực tuyến tuyệt vời. Đối với những người có Gmail, không cần đăng ký vì nó tự động liên kết với tài khoản Gmail của bạn. Nếu không, đăng ký chỉ mất vài phút. Một trong những tính năng thú vị nhất của công cụ này là nó cho phép đồng nghiệp xem các thay đổi của nhau đối với tài liệu trong thời gian thực, khi chúng đang được đánh máy. Nếu có nhiều người đang thực hiện thay đổi đối với tài liệu, con trỏ màu sẽ theo dõi các thay đổi của từng người và tên của người đó ở trên con trỏ để không có sự nhầm lẫn với ai đang thay đổi gì. Ngoài ra, Google Documents có cơ sở trò chuyện, do đó, khi tài liệu đang được thay đổi, đồng nghiệp có thể trò chuyện trong thời gian thực.
Đối với những người đã sử dụng Microsoft Office, Google Documents sẽ là một quá trình chuyển đổi dễ dàng. Nó có một giao diện rất sạch sẽ và dễ sử dụng và là một công cụ tuyệt vời để cộng tác trên các tài liệu hoặc bảng tính xử lý văn bản. Nhược điểm là nó là cơ bản trong khả năng hợp tác, và không phải là tính năng phong phú như Huddle hoặc Wrike.
Đây là một nền tảng hấp dẫn cho các nhóm tìm kiếm một công cụ dựa trên web miễn phí với các khả năng cộng tác cơ bản.