Cách công cụ cộng tác trực tuyến phù hợp có thể thay đổi cách chúng tôi làm việc
Làm việc theo nhóm là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của môi trường làm việc hiện đại. Tuy nhiên, tính khả dụng Internet phổ biến có nghĩa là các thành viên của nhóm có thể chỉ là về bất cứ nơi nào trên thế giới. Vì vậy, để làm việc theo nhóm có hiệu quả, điều quan trọng đối với các công ty là áp dụng các công nghệ và công nghệ hiện đại giúp đồng nghiệp, dù họ ở đâu, chia sẻ công việc của họ một cách đơn giản và hiệu quả. Nếu bạn đang dự tính áp dụng - hoặc đề xuất việc áp dụng các công cụ cộng tác trực tuyến, danh sách các lợi ích cộng tác trực tuyến dưới đây có thể giúp bạn và tổ chức của bạn đưa ra quyết định về công nghệ hữu ích này .
Thật dễ dàng để theo dõi các dự án
Các công cụ cộng tác trực tuyến có nhiều khả năng theo dõi dự án giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nhìn thấy sự tiến hóa của một dự án từ ngày đầu tiên. Từ việc theo dõi ai đã thực hiện các thay đổi mới nhất đối với tài liệu, về cách tài liệu trước các thay đổi, để gắn thẻ một đồng nghiệp để xem lại tài liệu, việc quản lý dự án không bao giờ dễ dàng hơn thế. Các công cụ cộng tác trực tuyến loại bỏ sự cần thiết phải sử dụng e-mail làm phương tiện chính để giao tiếp với các thành viên trong nhóm, do đó, cần phải tìm kiếm một hộp thư đến cho một tài liệu bị mất, ví dụ, hoàn toàn bị loại bỏ.
Các thành viên trong nhóm có thể ở bất cứ đâu
Miễn là họ có kết nối Internet, các thành viên trong nhóm có thể làm việc từ xa từ mọi nơi trên thế giới. Điều này có nghĩa là một nhóm có thể được phân tán hoàn toàn, trong khi vẫn làm việc theo cách có tổ chức. Đồng nghiệp ở các tiểu bang khác nhau hoặc thậm chí các quốc gia có thể dễ dàng làm việc cùng nhau trên cùng một dự án, giúp các tổ chức tập hợp nhóm tốt nhất có thể cho một dự án, bất kể vị trí của nhân viên. Nó cũng có nghĩa là trong khi nhân viên ở xa văn phòng trong một chuyến công tác, họ không cần phải bị ngắt kết nối khỏi dự án, và có thể đóng góp cho nó như thể họ đang ở trên bàn làm việc của họ.
Dễ báo cáo
Gần như tất cả các dự án làm việc đều có một số loại báo cáo liên kết với chúng, và thời gian báo cáo thường rất căng thẳng. Đôi khi, thật dễ dàng để mất dấu một số hoạt động đã được thực hiện cho một dự án nhất định, đặc biệt là khi bạn đang làm việc với một nhóm lớn. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng một công cụ cộng tác trực tuyến tốt, thật dễ dàng để tạo nhanh các báo cáo chi tiết bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến một dự án nhất định, cho các thành viên tổ nhiều thời gian hơn để làm việc trên các hoạt động tạo kết quả.
Các hành động được thực hiện nhanh chóng
Với một công cụ cộng tác trực tuyến tốt, không còn cần phải sắp xếp cuộc họp hoặc cuộc gọi điện thoại để xem lại tài liệu. Tài liệu có thể được tải lên công cụ và người đánh giá có thể tự động được thông báo qua email rằng tài liệu đã được tải lên. Sau đó, người đánh giá có thể chú thích tài liệu và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào và thông báo cho tất cả các thành viên trong nhóm rằng tài liệu đã được xem xét và sẵn sàng. Điều này giúp dễ dàng hơn trong việc giữ một luồng công việc ổn định và có tổ chức trên một dự án, với các thành viên trong nhóm nhanh chóng đóng góp khi cần thiết.
Tất cả tài liệu được lưu trữ ở một nơi duy nhất
Điều này giúp mọi thành viên trong nhóm dễ dàng có quyền truy cập vào tất cả các tài liệu cần thiết, bất kể vị trí của chúng. Ngoài ra, nhân viên không phải lưu tài liệu vào thanh USB hoặc phương tiện lưu trữ khác nếu họ có kế hoạch làm việc trên chúng từ xa và mọi cập nhật cho tài liệu sẽ được nhìn thấy ngay lập tức. Không cần cho các phiên bản khác nhau của một tài liệu được gửi qua email qua lại, và các thành viên trong nhóm biết mọi lúc để tìm phiên bản mới nhất của tài liệu.