Tìm hiểu xem các thư mục email lớn của bạn đã phát triển như thế nào trong Outlook — và thực hiện hành động nếu chúng quá lớn vì lợi ích của riêng chúng.
Outlook của bạn có chậm và không sử dụng gần đây không?
Việc xử lý email trong Outlook trở nên chậm chạp và khó sử dụng, hoặc là đĩa cứng của bạn co lại và bạn nghi ngờ mười nghìn ba trăm chín mươi mốt email với hai mươi nghìn tệp đính kèm của họ (và sau đó một số) có thể có liên quan?
Tuy nhiên, thư mục nào sẽ bị đổ lỗi và các email lớn sẽ ẩn ở đâu?
May mắn thay, Outlook đi kèm với một công cụ nhỏ cho phép bạn tìm ra chính xác dung lượng mà mỗi thư mục chiếm trên đĩa.
Kiểm tra thư mục Outlook của bạn & # 39; Kích thước
Để xem kích thước của các thư mục trong Outlook:
- Nhấp vào thư mục gốc của tài khoản hoặc tệp PST bạn muốn kiểm tra bằng nút chuột phải.
- Chọn Thuộc tính tệp dữ liệu ... từ trình đơn.
- Nhấp vào Kích thước thư mục… .
Kiểm tra thư mục của bạn & # 39; Kích thước trong Outlook 2003 và 2007
Để xem kích thước của các thư mục Outlook 2003 hoặc Outlook 2007 của bạn:
Từng bước chụp màn hình Walkthrough
- Chọn công cụ | Dọn dẹp hộp thư ... từ trình đơn.
- Nhấp vào Xem Kích thước Hộp thư… .
- Nhấp vào Đóng (hai lần) để đóng lại chế độ xem kích thước hộp thư.
Tôi có thể sắp xếp thư mục theo kích thước không?
Thật đáng tiếc là chế độ xem Kích thước thư mục không cho phép bạn sắp xếp danh sách thư mục theo kích thước.
Giảm kích thước tệp Outlook bằng cách lưu trữ thư
Lưu trữ các tin nhắn cũ hoặc ít thường xuyên truy cập là một cách dễ dàng để giữ cho tất cả các thư mục Outlook và các tệp của bạn có thể quản lý được. Outlook thậm chí có thể tự động lưu trữ .
Tìm email lớn nhất trong thư mục Outlook của bạn
Để có Outlook thu thập tất cả các email lớn nhất được tìm thấy trên tất cả các thư mục của bạn:
- Bấm vào trường Tìm kiếm Thư Hiện tại trong hộp thư đến Outlook của bạn.
- Bạn cũng có thể nhấn Ctrl-E .
- Đảm bảo ruy-băng Tìm kiếm hiển thị và mở rộng.
- Nhấp vào Công cụ tìm kiếm trong phần Tùy chọn của ruy-băng Tìm kiếm .
- Chọn Tìm nâng cao… từ trình đơn đã xuất hiện.
- Đảm bảo rằng Tin nhắn được chọn trong phần Tìm .
- Để tìm kiếm nhiều thư mục hơn hộp thư đến (hoặc bất kỳ thư mục nào hiện đang mở trong cửa sổ chính của Outlook):
- Nhấp vào Duyệt qua… .
- Đảm bảo rằng tất cả các thư mục bạn muốn tìm kiếm được chọn trong Thư mục:.
- Thông thường, hãy kiểm tra thư mục gốc cho tài khoản hoặc tệp PST bạn muốn đưa vào tìm kiếm của mình và đảm bảo rằng các thư mục con Tìm kiếm cũng được chọn.
- Thật không may, Outlook sẽ không cho phép bạn tìm kiếm trên các tài khoản và các tệp PST.
- Nhấp vào OK .
- Mở tab Lựa chọn khác .
- Hãy chắc chắn rằng lớn hơn được chọn dưới Kích thước (kilobyte) .
- Nhập một cái gì đó như 5000 (~ 5 MB) dưới Kích thước (kilobyte) .
- Bạn có thể chọn một số lớn hơn hoặc nhỏ hơn, tất nhiên, để có nhiều hoặc ít kết quả trả lại.
- Nhấp vào Tìm ngay .
- Để sắp xếp kết quả tìm kiếm theo kích thước:
- Nhấp vào Theo ngày trong tiêu đề kết quả tìm kiếm.
- Chọn Kích thước từ trình đơn đã xuất hiện.
Bây giờ, bấm đúp vào bất kỳ mục nào để mở nó và xử lý nó khi bạn thấy phù hợp. Bạn cũng có thể nhấp vào x màu đỏ ( ❌ ) trong kết quả tìm kiếm để xóa bất kỳ tin nhắn nào ngay lập tức.
(Cập nhật tháng 4 năm 2016, được thử nghiệm với Outlook 2003, 2007, 2010 và Outlook 2016)