Thư mục Danh bạ trong Outlook là nơi chứa tất cả các liên hệ của bạn? Tốt.
Nếu không, bạn có thể dễ dàng có được những người bạn, đồng nghiệp và người quen bị mất tích đó (và sử dụng chúng để tạo danh sách phân phối , chẳng hạn).
Dữ liệu liên hệ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính thường có thể được nhập vào Outlook mà không gặp nhiều rắc rối. Trong chương trình cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính, xuất dữ liệu sang tệp CSV (giá trị được phân cách bằng dấu phẩy) để đảm bảo các cột có tiêu đề có ý nghĩa. Chúng không cần tương ứng với các trường được sử dụng trong sổ địa chỉ Outlook. Bạn có thể ánh xạ các cột thành các trường linh hoạt trong quá trình nhập.
Nhập danh bạ từ Excel hoặc tệp CSV vào Outlook
Để nhập dữ liệu sổ địa chỉ từ tệp CSV hoặc từ Excel vào danh bạ Outlook của bạn:
- Nhấp vào Tệp trong Outlook.
- Chuyển đến danh mục Mở & Xuất .
- Nhấp vào Nhập / Xuất trong Nhập / Xuất .
- Đảm bảo Nhập từ chương trình hoặc tệp khác được chọn trong Chọn hành động để thực hiện:.
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Đảm bảo rằng Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy được chọn trong Chọn loại tệp để nhập từ:.
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Sử dụng nút Duyệt… , sau đó chọn tệp CSV mong muốn.
- Bạn có thể xuất danh sách liên hệ Gmail của mình sang tệp CSV , ví dụ: để nhập vào Outlook.
- Thông thường, hãy đảm bảo Không nhập các mục trùng lặp hoặc Thay thế các mục trùng lặp với các mục đã nhập được chọn trong Tùy chọn .
- Nếu bạn chọn Cho phép tạo bản sao , bạn có thể tìm kiếm và loại bỏ các mục trùng lặp sau (ví dụ: sử dụng tiện ích loại bỏ trùng lặp).
- Chọn Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục được nhập nếu dữ liệu trong tệp CSV gần đây hơn hoặc có lẽ toàn diện hơn toàn bộ; nếu không, có Outlook tạo bản sao có thể thích hợp hơn.
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Chọn thư mục Outlook bạn muốn nhập danh bạ; điều này thường sẽ là thư mục Liên hệ của bạn.
- Bạn có thể chọn thư mục Danh bạ trong bất kỳ tệp PST nào, tất nhiên, hoặc một thư mục chỉ được tạo cho các mục đã nhập.
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Bây giờ hãy nhấp vào Trường tùy chỉnh bản đồ… .
- Đảm bảo tất cả các cột từ tệp CSV được ánh xạ tới các trường sách địa chỉ Outlook mong muốn.
- Để ánh xạ trường, hãy kéo tiêu đề cột (trong Từ :) vào trường mong muốn (bên dưới Đến :).
- Nhấp vào OK .
- Bây giờ nhấn Finish .
Nhập danh bạ từ Excel hoặc tệp CSV vào Outlook 2007
Để nhập danh sách liên hệ từ tệp CSV vào Outlook:
- Chọn tệp | Nhập và xuất ... từ trình đơn trong Outlook.
- Đảm bảo Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác được tô sáng.
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Bây giờ hãy chắc chắn rằng các giá trị phân cách bằng dấu phẩy (Windows) được chọn.
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Sử dụng nút Duyệt ... , sau đó chọn tệp mong muốn.
- Thông thường, chọn Không nhập các mục trùng lặp .
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Chọn thư mục Outlook bạn muốn nhập danh bạ. Điều này thường sẽ là thư mục Liên hệ của bạn.
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Nhấp vào Trường tùy chỉnh bản đồ ...
- Đảm bảo tất cả các cột từ tệp CSV được ánh xạ tới các trường sách địa chỉ Outlook mong muốn.
- Bạn có thể tạo ánh xạ mới bằng cách kéo tiêu đề cột vào trường mong muốn.
- Mọi ánh xạ trước đó của cùng một cột sẽ được thay thế bằng cột mới.
- Nhấp vào OK .
- Bây giờ nhấn Finish .
(Cập nhật tháng 5 năm 2016, được thử nghiệm với Outlook 2007 và Outlook 2016)