Cách tạo Nhóm Liên hệ (Danh sách Phân phối) trong Outlook

Bạn có thể tạo các nhóm liên lạc trong Outlook để gửi email đến một nhóm người nhận dễ dàng hơn nhiều.

Mail Nhiều người dễ dàng trong Outlook

Khi bạn vừa mới trở thành một bà ngoại mới, ký hợp đồng với một nhãn hiệu lớn hoặc tìm thấy một khắc cổ xưa cố gắng để trồng một cây, bạn không muốn nói với càng nhiều người càng tốt?

Nhận được thông báo, đó là những gì danh sách gửi thư cho. Trong Outlook , các danh sách như vậy (khá thích hợp) được gọi là các nhóm liên lạc hoặc "danh sách phân phối". Sử dụng danh sách phân phối Outlook như vậy, bạn có thể gửi email đến một nhóm người dễ dàng.

Đầu tiên, tuy nhiên, hãy để chúng tôi tìm hiểu cách thiết lập danh sách gửi thư trong Outlook — dễ dàng (không cần phải nói).

Cách thiết lập danh sách phân phối trong Outlook

Để thiết lập nhóm liên hệ trong Outlook cho danh sách email:

  1. Đảm bảo ruy-băng Trang chủ đang hoạt động và được mở rộng trong Outlook.
  2. Nhấp vào Mục mới .
  3. Chọn Các mục khác > Liên hệ với Nhóm từ menu đã xuất hiện.
    1. Mẹo : Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + Shift + L.
    2. Trong phần Mọi người của Outlook, bấm Nhóm Liên hệ Mới hoặc Mục Mới > Nhóm Liên hệ trong ruy-băng Trang chủ .
  4. Nhập tên của danh sách phân phối trong Tên:.
    1. Tên danh sách là những gì bạn sẽ sử dụng để xử lý các thông báo trong danh sách.
  5. Nhấp vào Lưu & Đóng trong ruy-băng Nhóm Liên hệ .
    1. Mẹo : Tất nhiên, bạn có thể thêm thành viên vào nhóm mới ngay lập tức; xem ngay bên dưới.

Thêm thành viên vào nhóm liên hệ Outlok

Để thêm những người đã có trong danh bạ của bạn vào danh sách phân phối trong Outlook:

Để thêm người nhận chưa có trong sổ địa chỉ Outlook của bạn vào nhóm liên hệ:

  1. Nhấp vào Thêm thành viên > Liên hệ E-mail mới trong ribbon Nhóm liên hệ .
  2. Nhập tên cho liên hệ trong Tên hiển thị:.
    1. Mẹo : Nếu bạn có nhưng một địa chỉ email, bạn có thể sử dụng địa chỉ email, ví dụ, hoặc một cái gì đó như "Người nhận bản tin".
  3. Nhập địa chỉ email bạn muốn thêm vào nhóm theo địa chỉ E-mail:.
  4. Nếu bạn muốn ngăn Outlook cũng thêm địa chỉ mới làm địa chỉ liên hệ riêng lẻ vào sổ địa chỉ, hãy đảm bảo rằng Thêm vào Danh bạ không được chọn.
  5. Nhấp vào OK .

Trong cả hai trường hợp, hãy nhấp vào Lưu & Đóng để lưu thay đổi vào danh sách phân phối.

Thiết lập danh sách phân phối trong Outlook 2003 và 2007

Để tạo danh sách gửi thư trong Outlook 2007:

  1. Chọn Tệp > Mới > Danh sách phân phối từ trình đơn.
    1. Mẹo : Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + Shift + L (suy nghĩ l ist).
  2. Nhập tên mong muốn trong Tên:.
    1. Tên danh sách là những gì bạn sẽ sử dụng để xử lý các thông báo trong danh sách.
  3. Bây giờ, bạn có thể thêm thành viên mới ngay lập tức bằng cách sử dụng nút Thêm mới ...Chọn thành viên ....
  4. Nhấp vào Lưu và đóng .

Cách chia sẻ nhóm liên hệ trong Outlook

Khi bạn đã tạo danh sách phân phối trong Outlook, những người khác không cần thiết lập lại cùng một nhóm. Thay vào đó, bạn có thể chia sẻ bất kỳ nhóm liên hệ nào bằng cách gửi nội dung của nó cho người khác sử dụng.

Để chia sẻ nhóm liên hệ Outlook qua email:

  1. Chuyển đến Mọi người trong Outlook.
  2. Tìm và nhấp đúp vào nhóm bạn muốn chia sẻ.
  3. Chọn Forward Group > As Outlook Contact từ nhóm Actions trên tab ribbon nhóm liên lạc .
    1. Mẹo : Định dạng Liên hệ Outlook cho phép người khác sử dụng Outlook nhập nhóm rất dễ dàng (xem bên dưới).
    2. Lưu ý : Bạn cũng có thể chọn Định dạng Internet (vCard) . Điều này sẽ đính kèm tên và địa chỉ của thành viên nhóm vào một tệp văn bản đơn giản, không phải định dạng vCard. Những người không sử dụng Outlook vẫn có thể trích xuất các địa chỉ và xây dựng lại nhóm, nhưng nó sẽ không phải là một tiến trình thẳng tiến.
  4. Gửi tin nhắn cho người mà bạn chia sẻ danh sách.
  5. Nhấp vào Gửi

Để nhập nhóm liên hệ Outlook đã được chia sẻ với bạn qua email:

  1. Mở thư chứa tệp Liên hệ Outlook được đính kèm cho nhóm.
  2. Nhấp vào hình tam giác chỉ xuống bên cạnh tệp đính kèm của Mục Outlook .
  3. Chọn Mở từ menu đã xuất hiện.
  4. Nhấp vào Tệp trong cửa sổ nhóm đã mở.
  5. Đảm bảo bạn đang ở trên trang Thông tin .
  6. Nhấp vào Di chuyển vào thư mục .
  7. Chọn Sao chép vào thư mục ... từ trình đơn đã xuất hiện.
  8. Bây giờ hãy đảm bảo thư mục Danh bạ của bạn được chọn.
    1. Mẹo : Tất nhiên bạn có thể chọn bất kỳ thư mục sổ địa chỉ nào.
  9. Nhấp vào OK .

Bây giờ bạn có thể đóng cửa sổ nhóm và xóa email chứa nó, nếu bạn muốn.

Gửi danh sách của bạn từ Outlook

Với danh sách phân phối của bạn tại chỗ và sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu gửi tin nhắn cho các thành viên của nó .

Danh mục dưới dạng Danh sách phân phối

Nếu bạn thấy danh sách phân phối của Outlook hơi không ổn định, phức tạp và được tách khỏi danh sách liên hệ chính của mình, bạn có thể sử dụng danh mục liên hệ để tạo danh sách gửi thư thanh lịch .

Tiếp thị email Outlook tốt hơn

Để gửi thư danh sách nâng cao hơn cho phép địa chỉ của mỗi người nhận nằm trong trường Tới và cá nhân của thư, bạn có thể chuyển sang tiện ích tiếp thị email tích hợp với Outlook. Tính năng phối hợp được tích hợp sẵn của Outlook vào chức năng email là một tùy chọn khác, mặc dù hơi vụng về, trong Outlook 2002 và Outlook 2003.