Để giữ cho tệp Thư mục Cá nhân mặc định của bạn mỏng và nhỏ và có hình dạng hoàn hảo để truy cập hàng ngày nhanh chóng, Outlook có tính năng Tự động lưu trữ tiện dụng tự động di chuyển các mục cũ sang tệp lưu trữ .
Nhưng nếu bạn chỉ cần lưu trữ mỗi năm một lần và vào một phương tiện di động thì sao? Giả sử hàng năm giữa Giáng sinh và Đêm Giao thừa, bạn muốn chuyển thư cũ của một năm từ Outlook sang DVD-ROM. Với một số juggling PST tập tin, bạn có thể.
Lưu trữ Outlook Mail vào một phương tiện di động
Để lưu trữ thư Outlook cũ sang một phương tiện di động:
- Chọn tệp | Quản lý tệp dữ liệu ... từ trình đơn trong Outlook.
- Nhấp vào Thêm ....
- Để tệp Office Folders Thư mục Cá nhân (.pst) được chọn.
- Nếu bạn cần để có thể truy cập thư đã lưu trữ của mình từ phiên bản Outlook trước Outlook 2003, hãy chọn Office 97-2002 Personal Folders File (.pst) .
- Nhấp vào OK .
- Trong Lưu trong :, chuyển đến phương tiện có thể tháo rời, ổ đĩa mạng hoặc nơi khác mà bạn muốn lưu trữ lưu trữ của mình.
- Nhập tên tệp lưu trữ mong muốn của bạn trong Tên tệp:.
- Nhấp vào OK .
- Đặt tên mô tả cho lưu trữ của bạn (ví dụ năm lưu trữ thư) trong Tên:.
- Tùy chọn, mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu các thư đã lưu trữ của bạn.
- Nhấp vào OK .
- Nhấp vào Đóng .
- Di chuyển các thư mục bạn muốn lưu trữ vào vị trí lưu trữ mới trong ngăn dẫn hướng Outlook.
- Nếu bạn muốn chỉ lưu trữ các thư riêng lẻ, không phải toàn bộ thư mục, hãy nhấp chuột phải vào vị trí lưu trữ mới và chọn Thư mục mới ... để tạo thư mục Thư và Bài đăng mới trong đó. Sau đó di chuyển các thư mong muốn vào thư mục mới.
- Nhấp vào vị trí lưu trữ bằng nút chuột phải.
- Chọn Đóng "..." từ trình đơn.
Tin nhắn của bạn hiện đã được lưu trữ và không được hỗ trợ. Tất nhiên, bạn có thể cắm chúng trở lại Outlook bất cứ lúc nào một cách dễ dàng để đọc hoặc phục hồi chúng.