Outlook có thể tự động sao chép carbon (cc) hoặc sao chép carob mù (bcc) bất kỳ địa chỉ nào bạn chỉ định trên mọi thư bạn gửi với bất kỳ tiêu chí nào bạn thiết lập.
Bạn muốn bảo vệ bản lưu trữ của mình?
Thư mục Sent Items của Outlook là hoàn hảo để giữ bản sao của tất cả các email bạn đã gửi. Trong khi đó là lý tưởng cho một số tình huống, nếu bạn muốn lưu trữ tất cả thư của mình tại một tài khoản email khác, hoặc bạn cần sao chép lại sếp của bạn trong một loạt các thư liên tục?
Với quy tắc đơn giản, bạn có thể đặt Outlook gửi bản sao Cc của tất cả thư bạn tạo thành một địa chỉ email cụ thể (hoặc nhiều hơn một) tự động.
Tự động Cc: Tất cả thư bạn gửi trong Outlook
Để Outlook cung cấp bản sao của mỗi email bạn gửi đến một địa chỉ (hoặc địa chỉ) nhất định qua Cc:
- Nhấp vào Tệp trong Hộp thư đến Outlook của bạn.
- Chuyển đến danh mục thông tin .
- Đảm bảo rằng tài khoản mà bạn muốn thiết lập bản sao Cc tự động được chọn trong Thông tin tài khoản .
- Nhấp vào Quản lý quy tắc và cảnh báo .
- Chuyển đến tab Quy tắc email .
- Nhấp vào Quy tắc mới… .
- Đảm bảo Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi được chọn (trong Bắt đầu từ quy tắc trống ) cho Bước 1: Chọn mẫu .
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Nhấn Next> lần nữa.
- Bạn có thể chọn tiêu chí cho các thư bạn muốn sao chép qua Cc; nếu bạn chọn không có gì, tuy nhiên, tất cả các email sẽ được thêm vào Cc: người nhận.
- Nếu bạn được nhắc:
- Nhấp vào Có trong Quy tắc này sẽ được áp dụng cho mọi thư bạn gửi. Điều này có đúng không? .
- Đảm bảo rằng Cc tin nhắn cho mọi người hoặc nhóm công cộng được kiểm tra trong Bước 1: Chọn (các) hành động .
- Nhấp vào người hoặc nhóm công khai trong Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc .
- Nhấp đúp vào bất kỳ người nhận (hoặc danh sách) nào từ sổ địa chỉ của bạn hoặc nhập địa chỉ email trực tiếp trong mục Đến -> ; những địa chỉ này sẽ nhận được Cc: bản sao.
- Phân tách các địa chỉ email trong To -> bằng dấu chấm phẩy ( ; ).
- Nhấp vào OK .
- Bây giờ nhấp vào Tiếp theo> .
- Tùy chọn, cụ thể bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc gửi Cc: bên dưới Có ngoại lệ nào không? .
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Thông thường, trước địa chỉ email hoặc địa chỉ được nhập trong Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này với một cái gì đó như "Tự động Cc".
- Thông thường, hãy đảm bảo Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong "Hộp thư đến" không được chọn.
- Nhấp vào Kết thúc .
- Bây giờ bấm OK .
Tự động Cc: Tất cả thư trong Outlook 2007
Để gửi bản sao carbon của tất cả thư bạn gửi trong Outlook tới một địa chỉ email cụ thể:
- Chọn công cụ | Quy tắc và Cảnh báo ... từ trình đơn.
- Nhấp vào Quy tắc mới ....
- Đánh dấu chọn Kiểm tra thư sau khi gửi .
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Nhấp vào Tiếp theo> một lần nữa để sao chép tất cả thư bạn gửi.
- Bạn có thể xác định bất kỳ kết hợp tiêu chí nào để sao chép chỉ một số thư nhất định trước khi nhấp vào Tiếp theo> .
- Nếu bạn đã chỉ định không có tiêu chí lọc, bấm Có .
- Hãy chắc chắn rằng Cc tin nhắn cho người hoặc danh sách phân phối được kiểm tra theo bước 1: Chọn hành động (s) .
- Nhấp vào người hoặc danh sách phân phối trong Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc .
- Bấm đúp vào liên hệ hoặc danh sách từ sổ địa chỉ của bạn hoặc nhập địa chỉ email trong To -> .
- Phân tách nhiều địa chỉ bằng dấu chấm phẩy (;).
- Nhấp vào OK .
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Nhấn Next> lần nữa.
- Trước địa chỉ email đã được nhập trong Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này bằng "Cc:".
- Nhấp vào Kết thúc .
- Nhấp vào OK .
Tự động Bcc: Tất cả thư bạn gửi trong Outlook
Bạn có thể gửi Bcc tự động: bản sao (có người nhận, không giống như Cc: người nhận, sẽ bị ẩn khỏi tất cả các địa chỉ khác) trong Outlook bằng các tiện ích Bcc tự động.