Duy trì hiệu quả bằng cách hướng dẫn Outlook lưu trữ tin nhắn cho bạn
Email có thể nhanh chóng lấp đầy hộp thư đến Outlook của bạn khiến bạn bị cản trở bởi khối lượng thư và thư mục ngày càng trở nên lớn hơn . Duy trì hiệu quả bằng cách giữ cho hộp thư đến của bạn luôn sáng sủa và sạch sẽ. Tất nhiên, bạn có thể lưu trữ thủ công từng thư riêng lẻ đến, nhưng bạn cũng có thể bật Tự động lưu trữ và cho phép Outlook thực hiện công việc di chuyển thư cũ sang lưu trữ cho bạn.
Lưu trữ thư tự động bằng Outlook AutoArchive
Tính năng AutoArchive được tích hợp vào phiên bản Windows của Windows (nó không có trong phiên bản Mac). Để bật tính năng Tự động lưu trữ trong Outlook 2016, 2013 và 2010 cho Windows:
- Nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Nâng cao .
- Nhấp vào Cài đặt tự động lưu trữ trong Tự động lưu trữ .
- Trong hộp Run AutoArchive mỗi n ngày , chỉ định tần suất chạy AutoArchive.
- Chọn bất kỳ tùy chọn nào khác. Ví dụ: bạn có thể hướng dẫn Outlook xóa các mục cũ thay vì lưu trữ chúng.
- Nhấp vào OK .
Trừ khi bạn chỉ định thời gian khác, Outlook áp dụng khoảng thời gian lão hóa chuẩn cho các thư Outlook của bạn. Đối với hộp thư đến của bạn, thời gian cũ là sáu tháng, đối với các mục đã gửi và đã xóa, đó là hai tháng và đối với hộp thư đi, thời gian cũ là ba tháng. Khi thông báo đạt đến thời kỳ lão hóa được chỉ định của chúng, chúng sẽ được đánh dấu để lưu trữ trong phiên Tự động lưu trữ tiếp theo.
Sau khi bạn bật Tự động lưu trữ, hãy đảm bảo bạn chỉ định ở cấp thư mục cấu thành thư cũ và cách xử lý thư đó.
- Nhấp chuột phải vào thư mục và nhấp vào Thuộc tính .
- Trên tab Tự lưu trữ , chọn các tùy chọn bạn muốn.
Bạn cũng có thể lưu trữ các mục theo cách thủ công nếu tệp Outlook chính của bạn phát triển quá lớn.