Cách sao lưu hoặc sao chép thông tin Outlook của bạn

Thư, Danh sách liên hệ và Dữ liệu khác

Tạo một bản sao lưu dữ liệu Outlook của bạn (hoặc di chuyển nó sang một máy tính khác) có thể dễ dàng như việc sao chép một tệp duy nhất.

Cuộc sống của bạn trong Outlook

Tất cả email, danh bạ, lịch của bạn và hầu như mọi chi tiết khác trong cuộc sống của bạn đều nằm trong Outlook . Để đảm bảo bạn không mất tất cả điều này trong trường hợp xảy ra sự cố ổ đĩa cứng hoặc một số thảm họa khác, bạn có thể tạo các bản sao lưu của các tệp Thư mục Cá nhân (.pst) của bạn - đó là nơi Outlook lưu trữ tất cả các dữ liệu cần thiết.

Sao lưu hoặc Sao chép Thư Outlook, Danh sách Liên hệ và Dữ liệu Khác của bạn

Để tạo bản sao của các tệp PST chứa hầu hết dữ liệu Outlook của bạn (bao gồm email, lịch và thông tin liên hệ):

1. Nhấp vào Tệp trong Outlook.
2. Mở danh mục Thông tin .
3. Nhấp vào Cài đặt tài khoản ▾ bên dưới Thông tin tài khoản .
4. Chọn Cài đặt tài khoản ... từ trình đơn đã xuất hiện.
5. Mở tab Tệp dữ liệu .
6. Đối với mỗi tệp PST bạn muốn lưu trữ:
   1. Đánh dấu tệp dữ liệu trong danh sách Tệp dữ liệu .
      1. Lưu ý rằng các tệp OST (các tệp có tên — trong cột Vị trí — kết thúc bằng .ost ) giữ một số email cục bộ cho Exchange và có thể là các tài khoản email IMAP. Bạn có thể sao chép các tệp OST này, nhưng việc khôi phục dữ liệu từ chúng không chỉ là vấn đề mở hoặc nhập tệp; bạn có thể trích xuất dữ liệu từ các tệp OST bằng cách sử dụng các công cụ của bên thứ ba (chẳng hạn như OST sang PST Converter.
   2. Nhấp vào Mở vị trí tệp … .
   3. Nhấp chuột phải vào tệp được đánh dấu.
   4. Chọn Sao chép từ menu ngữ cảnh đã hiển thị.
      1. Bạn cũng có thể nhấp vào Sao chép trên ruy-băng Trang chủ của Windows Explorer hoặc nhấn Ctrl-C .
   5. Chuyển đến thư mục mà bạn muốn sao lưu hoặc sao chép tệp PST.
   6. Chọn Dán từ ruy-băng Trang chủ trong Windows Explorer.
      1. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl-V .
   7. Đóng cửa sổ Windows Explorer .
7. Nhấp vào Đóng trong hộp thoại Cài đặt tài khoản Outlook.

Dữ liệu Outlook và Tuỳ chọn nào không được giữ trong tệp PST?

Outlook lưu trữ dữ liệu quan trọng nhất trong các tệp PST, nhưng một số cài đặt được lưu trữ trong các tệp riêng biệt, mà bạn có thể muốn sao lưu hoặc sao chép.

Cụ thể, các tệp này và vị trí mặc định của chúng bao gồm:

Chữ ký email

• Chữ ký email bạn đã tạo trong Outlook.
• Các tệp .rtf, .txt và .htm (một cho mỗi định dạng) được đặt tên giống như chữ ký ở vị trí mặc định sau:
  • \ Users \ [user] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Chữ ký (Windows Vista trở lên)
  • \ Documents and Settings \ [người dùng] \ Application Data \ Microsoft \ Signatures (Windows XP)

Gửi / nhận hồ sơ

• Cài đặt để gửi và nhận lịch biểu trong Outlook.
• tệp .srs (ví dụ: Outlook.srs )
  • \ Users \ [người dùng] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Outlook (Windows Vista trở lên)
  • \ Documents and Settings \ [người dùng] \ Application Data \ Microsoft \ Outlook (Windows XP)

Email văn phòng phẩm

• Email văn phòng phẩm (bao gồm, ví dụ, hình ảnh nền và cài đặt phông chữ).
• tệp .htm (ví dụ: Garden.htm )
  • \ Program Files \ Common Files \ Microsoft chia sẻ \ Văn phòng phẩm (Windows Vista trở lên)
  • \ Program Files (x86) \ Common Files \ Microsoft chia sẻ \ Văn phòng phẩm (Windows Vista trở lên, sử dụng Outlook 32 bit)
  • \ Program Files \ Common Files \ Microsoft chia sẻ \ Văn phòng phẩm (Windows XP)

Tin nhắn (và các mẫu khác)

• Email bạn đã lưu làm mẫu để sử dụng lại.
• các tệp .oft (ví dụ: Template.oft )
  • \ Users \ [người dùng] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates (Windows Vista trở lên)
  • \ Documents and Settings \ [người dùng] \ Application Data \ Microsoft \ Templates (Windows XP)

Từ điển kiểm tra chính tả

• Từ điển có chứa các từ bạn không muốn trình kiểm tra chính tả Outlook đánh dấu là lỗi chính tả.
• các tệp .dic (ví dụ: Custom.dic )
  • \ Users \ [user] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ UProof (Windows Vista trở lên)
  • \ Documents and Settings \ [người dùng] \ Application Data \ Microsoft \ UProof (Windows XP)

Kiểu in Outlook

• Cài đặt máy in (bao gồm, ví dụ, kích thước trang và văn bản đầu trang hoặc chân trang) cho các email bạn đã tạo trong Outlook.
• OutlPrnt
  • \ Users \ [người dùng] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Outlook (Windows Vista trở lên)
  • \ Documents and Settings \ [người dùng] \ Application Data \ Microsoft \ Outlook (Windows XP)

Cài đặt ngăn dẫn hướng

• Tùy chọn cho ngăn dẫn hướng Outlook (chẳng hạn như thư mục yêu thích).
• Các tệp .xml được đặt tên giống như hồ sơ Outlook (ví dụ: Personal.xml )
  • \ Users \ [người dùng] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Outlook (Windows Vista trở lên)
  • \ Documents and Settings \ [người dùng] \ Application Data \ Microsoft \ Outlook (Windows XP)

Các phiên bản Outlook trước Outlook 2010 bao gồm một vài tệp cài đặt nhiều hơn (thông tin có trong tệp PST hoặc OST bắt đầu bằng Outlook 2010):

Danh sách hoàn thành tự động (Trước Outlook 2010)

• Địa chỉ được đề xuất cho người nhận email trong các phiên bản Outlook trước năm 2010.
• .n2k tệp (ví dụ: Personal.n2k )
  • \ Users \ [người dùng] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Outlook (Windows Vista trở lên)
  • \ Documents and Settings \ [người dùng] \ Application Data \ Microsoft \ Outlook (Windows XP)

Quy tắc lọc email (trước Outlook 2010)

• Quy tắc lọc thư trong các phiên bản Outlook trước năm 2010.
• .rwz tệp
  • \ Users \ [người dùng] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Outlook (Windows Vista trở lên)
  • \ Documents and Settings \ [người dùng] \ Application Data \ Microsoft \ Outlook (Windows XP)

Sổ địa chỉ cá nhân (Trước Outlook 2007)

• Sổ địa chỉ được sử dụng với các phiên bản Outlook 97, 98, 2000 và 2002.
• tệp .pab
  • \ Users \ [người dùng] \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook (Windows Vista trở lên)
  • \ Documents and Settings \ [người dùng] \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook (Windows XP)

Sao lưu hoặc Sao chép Outlook 2000–2007 Thư, Danh bạ và Dữ liệu Khác của bạn

Để tạo bản sao thư, danh bạ, lịch và dữ liệu khác trong Outlook để sao lưu hoặc sao chép:

• Chuyển đến thư mục Outlook của bạn trong Windows Explorer.
• Đánh dấu tất cả các tệp kết thúc bằng .pst .
  • Hãy chắc chắn rằng lựa chọn của bạn bao gồm outlook.pst và archive.pst .
  • Nếu bạn có Windows Explorer được cấu hình không hiển thị phần mở rộng tệp cho các định dạng đã biết, hãy tìm tệp Microsoft Office Outlook Personal Folders .
• Chọn Chỉnh sửa> Sao chép từ trình đơn để sao chép các tệp đã chọn.
• Mở thư mục mà bạn muốn đặt các bản sao lưu của mình trong Windows Explorer.
  • Lý tưởng nhất, điều này sẽ được trên một máy tính khác, trên một đĩa di động được lưu trữ xa nhà của bạn, một nơi nào đó trên Internet, hoặc ít nhất là trên một đĩa cứng khác nhau.
• Chọn Chỉnh sửa> Dán từ trình đơn để dán các tệp .pst của bạn vào vị trí sao lưu.

Khôi phục từ bản sao lưu Outlook của bạn

Bản sao lưu dữ liệu Outlook của bạn hiện đã sẵn sàng, sẵn sàng để được khôi phục khi bạn cần.

(Cập nhật tháng 4 năm 2018, được thử nghiệm với Outlook 2000 và 2007 cũng như Outlook 2016)