Giữ kích thước thư mục lưu trữ Outlook PST của bạn nhỏ để có hiệu suất tốt nhất
Tất cả các phiên bản Microsoft Outlook đều sử dụng tệp PST để lưu trữ email, danh bạ, dữ liệu lịch và dữ liệu Outlook khác. Theo thời gian, các tệp này tăng kích thước và khi chúng thực hiện, hiệu suất của Outlook mất một lần truy cập. Giữ kích thước tệp PST nhỏ, hoặc thông qua xóa thông tin cũ hoặc lưu trữ nó, giữ cho Outlook hoạt động tốt nhất.
Có hai loại và kích cỡ tệp PST .
Giới hạn kích thước PST cho Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 và 2016
Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 và 2016 sử dụng định dạng tệp PST có khả năng lưu trữ dữ liệu Unicode, tiêu chuẩn có thể đại diện cho hầu hết các bảng chữ cái trên máy tính, các tệp PST này không có giới hạn kích thước, nhưng giới hạn thực tế là 20GB đến 50GB .
Vì lý do hiệu suất và tính ổn định, không nên vượt quá 20 GB trong tệp Outlook 2003 và Outlook 2007 PST.
Giới hạn kích thước PST cho Outlook 97 đến 2002
Các phiên bản Outlook 97 đến 2002 sử dụng định dạng tệp PST bị hạn chế đối với tiếng Anh Mỹ. Các ký tự ngoại ngữ cần phải được mã hóa. Các tệp PST có giới hạn 2GB không dây có thể tăng lên.
Khi tệp PST của bạn đạt đến giới hạn hoặc kích thước tối đa được đề xuất, bạn có thể chuyển các thư cũ sang tệp PST lưu trữ riêng biệt - hoặc xóa chúng, tất nhiên. Kiểm tra kích thước của các tệp bằng cách sử dụng Tổng kích cỡ được đưa ra trong hộp thoại Kích thước thư mục .
Cách lưu trữ tin nhắn PST trong Outlook 2007
Để lưu trữ tin nhắn PST hoặc dữ liệu khác trong Outlook 2007:
- Chọn Tệp > Quản lý tệp dữ liệu từ trình đơn Outlook.
- Nhấp vào Thêm .
- Chọn định dạng mong muốn. Trừ khi bạn nghĩ rằng bạn có thể cần truy cập vào kho lưu trữ trong phiên bản Outlook 2002 trở lên, hãy chọn Tệp thư mục cá nhân của Office Outlook (.pst) .
- Nhấp vào OK .
- Nhập tên tệp . Lưu trữ hàng tháng hoặc hàng năm có ý nghĩa, nhưng bạn có thể chọn tên phù hợp nhất với mình. Tuy nhiên, kế hoạch để giữ cho các tập tin nhỏ - dưới 2GB. Các tệp lớn hơn không hiệu quả.
- Nhấp vào OK .
- Nhập tên tệp lưu trữ PST dưới Tên . Tùy chọn, bảo vệ tệp bằng mật khẩu .
- Nhấp vào OK và Đóng .
Bây giờ bạn đã tạo tệp lưu trữ PST, bạn có thể kéo và thả toàn bộ thư mục vào thư mục gốc xuất hiện trong Thư mục Thư . Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào thư mục gốc có tên sau kho lưu trữ PST, chọn Thư mục mới từ trình đơn, đặt tên cho thư mục, chọn Thư và Bài đăng (hoặc một danh mục thích hợp khác) và nhấp OK . Sau đó, kéo và thả từng email hoặc nhóm email vào thư mục.
Cách lưu trữ tin nhắn PST trong Outlook 2016
- Nhấp vào Tệp .
- Trong danh mục Thông tin, nhấp vào Cài đặt tài khoản .
- Chọn Cài đặt tài khoản ... và chuyển đến tab Tệp dữ liệu .
- Nhấp vào Thêm .
- Nhập tên của tệp lưu trữ dưới tên tệp .
- Chọn định dạng mong muốn trong Lưu dưới dạng . Thông thường, Tệp dữ liệu Outlook là lựa chọn tốt nhất.
- Tùy chọn, bảo vệ tệp bằng mật khẩu.
- Nhấp vào OK .
- Nhấp vào Đóng .
Di chuyển thư cũ vào tệp Lưu trữ PST theo cách tương tự như đối với Outlook 2007.
Bạn có thể không bao giờ cần truy cập các tệp lưu trữ của mình, nhưng không khó để khôi phục bản lưu trữ Outlook PST .