Do đống thư bạn giữ trong Outlook phát triển, vì vậy, thông thường, sẽ mất thời gian để Outlook làm những gì bạn muốn. Giới hạn kích thước tệp PST sẽ bị giới hạn . (Tệp PST hoặc "Thư mục Cá nhân" , tất nhiên, là nơi Outlook lưu giữ tất cả dữ liệu của bạn, bao gồm lịch , danh sách liên hệ và email.)
Tệp PST nhỏ là tệp PST nhanh
Dù bằng cách nào, nó trả tiền để giữ cho kích thước của tập tin PST chính của bạn nhỏ và quản lý được. Bạn có thể có Outlook thực hiện một số việc đó bằng cách sử dụng Tự động lưu trữ . Hoặc bạn chia tin nhắn của bạn giữa các tập tin PST hơn, có thể không đau và nhanh chóng.
Lưu trữ thư cũ trong Outlook và giữ tệp PST nhỏ
Để tạo bản lưu trữ các thư cũ trong Outlook tách biệt với tệp PST bạn sử dụng hàng ngày:
- Trong Outlook 2007:
- Chọn tệp | Quản lý tệp dữ liệu từ trình đơn trong Outlook.
- Trong Outlook 2016:
- Nhấp vào Tệp .
- Chuyển đến danh mục Thông tin .
- Nhấp vào Cài đặt tài khoản .
- Chọn Cài đặt tài khoản ... từ trình đơn đã hiển thị.
- Chuyển đến tab Tệp dữ liệu .
- Trong Outlook 2007:
- Nhấp vào Thêm:
- Trong Outlook 2016:
- Nhập tên cho tệp lưu trữ trong Tên tệp:.
- Chọn định dạng mong muốn trong Lưu dưới dạng :; thông thường, chọn Tệp dữ liệu Outlook .
- Trong Outlook 2007:
- Chọn định dạng mong muốn. Trừ khi bạn có thể cần phải truy cập dữ liệu với Outlook 2002 hoặc trước đó trực tiếp, nó là an toàn để làm nổi bật Office Outlook Personal Folders File (.pst) .
- Nhấp vào OK .
- Nhập tên tệp mong muốn.
- Lưu trữ hàng năm hoạt động tốt và đặt tên tệp PST sau năm có ý nghĩa. Tất nhiên, bạn có thể chọn lưu trữ hàng tháng nếu bạn có nhiều thư lớn để xử lý hoặc một chương trình khác. Chỉ cần đảm bảo kích thước tệp PST kết quả là ở khoảng 1-2 GB. Các tệp lớn hơn có xu hướng kém hiệu quả hơn.
- Nhấp vào OK .
- Nhập tên mong muốn của tệp lưu trữ PST trong Tên:.
- Một lần nữa, nó có ý nghĩa để đặt tên lưu trữ của bạn sau khi nội dung của nó (một giá trị năm của thư trong trường hợp của tôi).
- Trong Outlook 2016:
- Tùy chọn, bảo vệ quyền truy cập bằng mật khẩu .
- Nhấp vào OK .
- Bây giờ hãy nhấp vào Đóng .
Di chuyển thư đến kho lưu trữ
Để điền PST lưu trữ mới được tạo của bạn:
- Kéo và thả toàn bộ thư mục vào thư mục gốc mới xuất hiện trong Thư mục Thư .
- Điều này rất tiện lợi nếu bạn đã có thư mục "Lưu trữ" chứa tất cả thư của năm ngoái. Chỉ cần thả nó vào kho lưu trữ PST.
- Ngoài ra, để lưu trữ các mục riêng lẻ:
- Nhấp vào thư mục gốc được đặt tên sau khi lưu trữ PST của bạn dưới Thư mục Thư với nút chuột phải.
- Chọn Thư mục mới ... từ trình đơn.
- Nhập tên thư mục mong muốn.
- Đảm bảo Thư và Bài đăng được chọn trong Thư mục chứa: nếu bạn muốn lưu trữ email. Để lưu trữ các mục khác, hãy chọn danh mục phù hợp.
- Nhấp vào OK .
- Kéo và thả từng cá nhân hoặc nhóm email vào thư mục mới được tạo.
- Để di chuyển tất cả thư trước một ngày nhất định trong một thư mục (hoặc các thư mục lồng nhau):
- Trong Outlook 2016:
- Nhấp vào Tệp .
- Chuyển đến danh mục Thông tin .
- Nhấp vào Công cụ làm sạch .
- Chọn Lưu trữ… từ trình đơn đã xuất hiện.
- Trong Outlook 2007:
- Chọn tệp | Lưu trữ ... từ trình đơn trong Outlook.
- Trong Outlook 2016:
- Đảm bảo Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con: được chọn.
- Đánh dấu thư mục mong muốn.
- Chỉ định các email ngày trước đó (ví dụ, ngày 1 tháng 1 năm nay) bạn muốn di chuyển trong mục Lưu trữ cũ hơn: __ .
- Sử dụng nút Duyệt ... để chọn tệp PST lưu trữ được tạo ở trên.
- Nhấp vào OK .
- Tùy chọn, nén tệp PST trực tiếp của bạn để yêu cầu không gian vừa giải phóng ngay lập tức.
Đóng tệp PST lưu trữ
Sau khi bạn đã lưu trữ tất cả các mục, bạn có thể đóng tệp PST trong Outlook:
- Nhấp vào thư mục gốc của kho lưu trữ PST của bạn trong Thư mục Thư với nút chuột phải.
- Chọn Đóng "___" từ trình đơn.
Truy cập thư từ tệp PST lưu trữ đã đóng
Để truy xuất thư từ tệp PST lưu trữ bạn đã đóng:
- Trong Outlook 2016:
- Nhấp vào Tệp .
- Chọn Mở & Xuất .
- Nhấp vào Mở tệp dữ liệu Outlook .
- Trong Outlook 2007:
- Chọn tệp | Mở | Tệp dữ liệu Outlook ... từ trình đơn trong Outlook.
- Trong Outlook 2016:
- Đánh dấu tệp PST lưu trữ mong muốn.
- Nhấp vào Mở .
Tệp PST và các thư mục của nó sẽ xuất hiện trong Thư mục Thư , sẵn sàng cho hành động.