Outlook cho phép bạn xóa các thư được trích dẫn đầy đủ để làm sạch chuỗi email.
Không phải tất cả sự thừa là tốt
Thực tế tất cả các chương trình email đều tự động trích dẫn toàn bộ thư gốc trong thư trả lời. Vì vậy, thực tế tất cả các cuộc hội thoại qua email có thực tế tất cả các thông điệp hai, ba lần trở lên: một lần trong email gốc và sau đó được trích dẫn lặp đi lặp lại.
Điều đó có cần thiết không? Nếu bạn nghĩ rằng nó không phải là, Outlook có thể làm một cái gì đó về sự gia tăng lãng phí này: nó sẽ không ngăn chặn các tin nhắn được trích dẫn; thay vào đó, nó sẽ loại bỏ các tin nhắn được trích dẫn trong một ngã swoop.
Hợp lý hóa cuộc hội thoại trong Outlook
Để xóa các cuộc hội thoại trong Outlook và xóa các thư dư thừa:
- Chuyển đến tab Trang chủ trong ruy-băng cửa sổ chính của Outlook.
- Nhấp vào Dọn sạch trong khu vực Xóa .
- Chọn mức độ cần dọn dẹp từ menu:
- Dọn dẹp cuộc trò chuyện - xóa các tin nhắn được trích dẫn đầy đủ trong những người khác từ cuộc trò chuyện hiện tại.
- Dọn dẹp thư mục - xóa tất cả email thừa khỏi thư mục hiện tại.
- Dọn dẹp Thư mục & Thư mục con - xóa các thư được trích dẫn đầy đủ khỏi các thư mục hiện tại và tất cả các thư mục bên dưới thư mục đó trong hệ thống phân cấp thư mục.
- Nhấp vào Dọn sạch nếu bạn được yêu cầu xác nhận hành động của mình.
Theo mặc định, các email Outlook xác định là dư thừa sẽ chuyển đến thư mục Các khoản mục đã xóa , nhưng bạn có thể cấu hình Outlook để chuyển chúng vào một thư mục lưu trữ, ví dụ. Xem bên dưới.
Sắp xếp nhanh một cuộc hội thoại trong Outlook bằng phím tắt
Để hợp lý hóa cuộc hội thoại hiện tại nhanh chóng trong Outlook:
- Nhấn Alt-Del .
- Nếu được nhắc, hãy chọn Dọn sạch .
Định cấu hình tùy chọn xóa cuộc trò chuyện trong Outlook
Để chọn thư mục mà Outlook di chuyển thư dư thừa khi dọn dẹp và đặt các tùy chọn dọn dẹp khác:
- Nhấp vào Tệp trong Outlook.
- Bây giờ chọn Tùy chọn .
- Chuyển đến danh mục Thư .
- Nhấn Browse… dưới mục Cleaned up sẽ chuyển đến thư mục này: trong mục Conversation Clean Up .
- Tìm và đánh dấu thư mục email mong muốn.
- Nhấp vào OK .
- Để đặt các tùy chọn dọn dẹp khác:
- Với một thư mục đích dọn dẹp khác với mục đã xóa , hãy kiểm tra Khi làm sạch các thư mục con, hãy tạo lại hệ thống phân cấp thư mục trong thư mục đích để lưu trữ các mục lưu giữ cấu trúc thư mục.
- Chọn Không di chuyển thư chưa đọc để luôn giữ email chưa đọc (ngay cả khi chúng được trích dẫn đầy đủ và dư thừa).
- Chọn Không di chuyển thư được phân loại để giữ email bạn đã gắn nhãn, để đảm bảo chúng vẫn hiển thị trong thư mục tìm kiếm chẳng hạn.
- Chọn Không di chuyển các thư được gắn cờ để không chạm vào các email bạn đã gắn cờ để theo dõi.
- Chọn Không di chuyển thư đã ký kỹ thuật số để giữ email được người gửi của họ ký tên để xác minh danh tính của họ.
- Kiểm tra Khi thư trả lời sửa đổi thư, không di chuyển thư gốc để đảm bảo bạn luôn có văn bản đầy đủ và chưa sửa đổi cho mỗi thư; email được trích dẫn đầy đủ mà không sửa đổi được di chuyển trong quá trình dọn dẹp.
- Nhấp vào OK .
(Dọn dẹp các cuộc hội thoại được thử nghiệm với Outlook 2016)