Giải pháp thay thế cho nhóm và danh sách phân phối
Danh sách phân phối Outlook rất tiện lợi để gửi cho một nhóm người nhanh chóng. Họ cũng không thể tìm kiếm, khó quản trị và hơi khó nhọc để khởi động. Danh bạ được phân loại tạo cho danh sách phân phối email linh hoạt bằng cách sử dụng phối thư Outlook.
Outlook cho phép bạn chỉ định bất kỳ số lượng danh mục nào cho các liên hệ của mình. Sau đó, bạn có thể sắp xếp sổ địa chỉ theo danh mục — và, đây là danh sách phân phối thanh lịch, linh hoạt và ổn định mới của bạn.
Sử dụng Danh mục Liên hệ làm Danh sách Phân phối trong Outlook
Bạn có thể tạo danh sách gửi thư hoặc phân phối với các danh mục trong Outlook bằng các bước sau.
- Mở Danh bạ trong Outlook.
- Nhấn Ctrl-3 , ví dụ.
- Đảm bảo tất cả các liên hệ bạn muốn thêm vào danh sách phân phối mới của bạn được tô sáng.
- Để thêm những người chưa có trong danh bạ Outlook của bạn, trước tiên hãy tạo chúng, sử dụng Ctrl-N .
- Bạn có thể đánh dấu nhiều mục bằng cách giữ phím Shift-Ctrl trong khi bạn chọn chúng bằng chuột và một phạm vi bằng cách giữ phím Shift một mình.
- Đảm bảo ruy-băng Trang chủ được chọn và mở rộng.
- Nhấp vào Phân loại trong phần Thẻ .
- Chọn Tất cả danh mục ... từ trình đơn thả xuống.
- Nhấn New… trong cửa sổ Color Categories .
- Nhập tên mong muốn của danh sách phân phối (ví dụ: "Bạn bè và Gia đình (Danh sách)") trong Tên :.
- Chọn Không có màu: hoặc, tất nhiên, màu mong muốn của bạn.
- Nhấp vào OK .
- Bây giờ bấm OK lần nữa sau khi bạn đã xác minh danh mục mới được chọn trong cửa sổ Danh mục màu .
Để thêm thành viên mới vào danh sách phân phối bất cứ lúc nào:
- Chuyển tới Danh sách liên hệ trong Outlook.
- Đánh dấu tất cả các liên hệ bạn muốn thêm vào danh sách.
- Hãy chắc chắn rằng ribbon Home được mở rộng.
- Nhấp vào Phân loại trong phần Thẻ của ruy-băng.
- Đảm bảo danh mục của danh sách được chọn.
- Nếu danh mục không xuất hiện trong menu:
- Chọn Tất cả danh mục… từ trình đơn.
- Đảm bảo rằng danh mục của danh sách được chọn trong cột Tên .
- Nhấp vào OK .
- Nếu danh mục không xuất hiện trong menu:
Gửi tin nhắn đến danh sách phân phối danh mục của bạn
Để soạn thư mới hoặc yêu cầu gặp mặt cho tất cả các thành viên trong danh sách phân phối danh mục chạy:
- Chuyển tới Danh sách liên hệ trong Outlook.
- Nhấp vào Tìm kiếm Danh bạ .
- Bạn cũng có thể nhấn Ctrl-E .
- Đảm bảo ruy-băng Tìm kiếm được mở rộng.
- Nhấp vào Được phân loại trong phần Tinh chỉnh của ruy-băng Tìm kiếm .
- Chọn danh mục mong muốn từ menu đã xuất hiện.
- Mở ribbon Trang chủ .
- Nhấp vào Mail Merge trong phần Hành động .
- Đảm bảo Tất cả liên hệ trong chế độ xem hiện tại được chọn trong Danh bạ .
- Thông thường, hãy đảm bảo
- Biểu mẫu Thư được chọn trong Loại tài liệu: và
- E-mail dưới Hợp nhất để: trong phần Tùy chọn hợp nhất .
- Nhập chủ đề cho email trong dòng tiêu đề Thư :.
- Nhấp vào OK .
- Soạn văn bản của email trong Word.
- Bạn có thể sử dụng các công cụ trong phần Write & Insert Fields của ribbon Mailings để điều chỉnh lời chào cho mỗi người nhận, và chèn hoặc sử dụng các trường sổ địa chỉ khác.
- Kết quả xem trước cho phép bạn kiểm tra những gì các trường và quy tắc của bạn sẽ tạo ra trong văn bản email của mỗi người nhận.
- Nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất trong phần Kết thúc của thư của băng.
- Chọn Gửi Email ... từ menu đã xuất hiện.
- Đảm bảo rằng trường sách địa chỉ email thích hợp (thường là Email ) được chọn trong mục To: for Message options .
- Chọn Văn bản thuần hoặc HTML (bao gồm định dạng) dưới định dạng Thư:.
- Nó thường là tốt hơn để tránh tập tin đính kèm cho lựa chọn này; nó sẽ gửi văn bản của tin nhắn dưới dạng tệp đính kèm Word, mà người nhận thường không thể đọc trực tiếp nhưng phải mở riêng.
- Đảm bảo Tất cả được chọn trong Gửi bản ghi .
- Nhấp vào OK .
- Nếu bị xúi giục:
- Nhấp vào Cho phép trong chương trình A đang cố gắng truy cập thông tin địa chỉ email được lưu trữ trong Outlook.
Bạn có thể đóng và hủy hoặc lưu tài liệu trong Word như bạn muốn.
Sử dụng danh mục liên hệ dưới dạng danh sách phân phối trong Outlook 2007
Để tạo danh sách gửi thư hoặc phân phối với các danh mục trong Outlook 2007:
- Chuyển tới Danh sách liên hệ trong Outlook.
- Đánh dấu tất cả các liên hệ bạn muốn thêm vào danh sách phân phối mới của mình.
- Để thêm những người chưa có trong danh bạ Outlook của bạn, hãy tạo chúng trước bằng cách sử dụng Ctrl-N .
- Nhấp vào nút thanh công cụ Phân loại .
- Bạn cũng có thể chọn Hành động> Phân loại từ trình đơn.
- Chọn Tất cả danh mục ... từ trình đơn thả xuống.
- Nhấp vào Mới ...
- Nhập tên mong muốn của danh sách phân phối (ví dụ: "Bạn bè và Gia đình (Danh sách)").
- Chọn Không có gì từ trình đơn thả xuống Màu: trình đơn thả xuống.
- Nhấp vào OK .
- Nhấp OK lần nữa sau khi bạn đã xác minh danh mục mới được chọn.
Để thêm thành viên mới sau, hãy gán cho họ danh mục phù hợp riêng lẻ.
Gửi thư đến danh sách phân phối danh mục của bạn trong Outlook 2007
Để soạn thư mới hoặc yêu cầu gặp mặt cho tất cả các thành viên trong danh sách phân phối danh mục chạy:
- Chuyển tới Danh sách liên hệ trong Outlook.
- Chọn Xem> Chế độ xem hiện tại> Theo Danh mục từ trình đơn.
- Nhấp vào tiêu đề của danh mục mong muốn.
- Chọn Hành động> Tạo> Tin nhắn mới cho Liên hệ hoặc Hành động> Tạo> Yêu cầu Cuộc họp Mới để Liên hệ từ trình đơn.
- Bấm OK nếu Outlook thông báo cho bạn rằng hành động của bạn sẽ áp dụng cho tất cả các mục trong nhóm.
- Nhấp vào trường Đến .
- Outlook đã đặt tất cả địa chỉ vào trường Đến : . Đối với các thông báo danh sách, thường tốt hơn là có tất cả các địa chỉ trong trường Bcc : để tránh tiết lộ địa chỉ. Nếu thích hợp, bạn có thể để lại địa chỉ trong trường Đến: tất nhiên hoặc chuyển chúng vào trường Cc : .
- Đối với các liên hệ có nhiều địa chỉ email, Outlook đã chèn từng địa chỉ email. Tốt nhất là xóa các địa chỉ không cần thiết.
- Nhấn Ctrl-A .
- Nhấn Ctrl-X .
- Đảm bảo trường Bcc ... hiển thị.
- Nhấp vào trường Bcc ....
- Nhấn Ctrl-V .
- Nhập địa chỉ email của bạn vào trường Đến .
- Tiếp tục soạn thư hoặc yêu cầu gặp mặt.
(Được thử nghiệm với Outlook 2007 và Outlook 2016)