Cách Thêm hoặc Chỉnh sửa Danh mục trong Outlook

Sử dụng các danh mục màu để nhóm email, danh sách liên hệ, ghi chú và cuộc hẹn liên quan đến nhóm

Trong Microsoft Outlook , bạn có thể sử dụng các danh mục để sắp xếp tất cả các loại mục bao gồm email, danh bạ và cuộc hẹn. Bằng cách gán cùng một màu cho một nhóm các mục có liên quan như ghi chú, danh bạ và tin nhắn, bạn sẽ dễ dàng theo dõi chúng hơn. Nếu bất kỳ mục nào liên quan đến nhiều hơn một danh mục, bạn có thể chỉ định nhiều hơn một màu.

Outlook đi kèm với một tập hợp các loại màu mặc định, nhưng thật dễ dàng để thêm các danh mục của riêng bạn hoặc thay đổi màu sắc và tên của một nhãn hiện có. Bạn thậm chí có thể đặt phím tắt áp dụng các danh mục cho các mục được đánh dấu.

Thêm danh mục màu mới trong Outlook

1. Nhấp vào Phân loại trong nhóm Thẻ trên tab Trang chủ .
2. Chọn Tất cả danh mục từ danh sách thả xuống xuất hiện.
3. Trong hộp thoại Danh mục màu mở ra, bấm Mới .
4. Nhập tên cho danh mục màu mới trong trường bên cạnh Tên .
5. Sử dụng menu thả xuống của các màu bên cạnh Màu để chọn màu cho danh mục mới.
6. Nếu bạn muốn gán lối tắt bàn phím cho danh mục mới, hãy chọn phím tắt từ trình đơn thả xuống bên cạnh Phím tắt .
7. Nhấp OK để lưu danh mục màu mới.

Tìm nhóm Thẻ trên các tab Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp cho các mục lịch. Đối với một liên hệ hoặc nhiệm vụ mở, nhóm Thẻ nằm trên tab Liên hệ hoặc Tác vụ.

Chỉ định một danh mục màu cho một email

Việc chỉ định một danh mục màu cho từng email là hữu ích để tổ chức hộp thư đến của bạn. Bạn có thể muốn phân loại theo khách hàng hoặc dự án. Để gán một danh mục màu cho một thư trong hộp thư đến Outlook của bạn:

1. Nhấp chuột phải vào thư trong danh sách email.
2. Chọn Phân loại .
3. Nhấp vào danh mục màu để áp dụng nó cho email.
4. Bạn được hỏi có muốn thay đổi tên của danh mục trong lần đầu tiên bạn sử dụng nó hay không. Nếu có, hãy nhập nó.

Nếu thư email đang mở, hãy nhấp vào Phân loại trong nhóm Thẻ và sau đó chọn một danh mục màu.

Lưu ý: Danh mục không hoạt động đối với email trong tài khoản IMAP .

Chỉnh sửa danh mục trong Outlook

Để chỉnh sửa danh sách các danh mục màu:

1. Nhấp vào Phân loại trong nhóm Thẻ trên tab Trang chủ .
2. Chọn Tất cả danh mục từ trình đơn.
3. Đánh dấu danh mục mong muốn để chọn nó. Sau đó, thực hiện một trong các hành động sau:

• Để thay đổi tiêu đề danh mục, bấm Đổi tên và nhập tên mới vào danh sách Tên .
• Để chọn một màu khác, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Màu và nhấp vào màu mong muốn hoặc chọn Không .
• Để gán danh mục phím tắt cho bàn phím, hãy nhấp vào danh sách Phím tắt và chọn kết hợp bàn phím mong muốn.
• Để xóa danh mục khỏi danh sách danh mục — không phải từ các mục đã được áp dụng trước đó — hãy nhấp vào Xóa .