Gửi email đến tất cả các liên hệ của bạn cùng một lúc
Gửi một email đến tất cả mọi người trong danh sách liên lạc của bạn có lẽ không phải là một cái gì đó bạn nghĩ về làm mỗi ngày. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần phải liên hệ với mọi người và nhập từng địa chỉ email riêng lẻ chỉ đơn giản là không phải là cách tốt nhất để làm điều đó.
Thay vào đó, bạn có thể gửi email đến toàn bộ sổ địa chỉ của mình trong Outlook bằng cách chọn tất cả địa chỉ liên hệ của bạn cùng một lúc và nhập các địa chỉ đó vào thư. Thậm chí còn dễ dàng xóa một số địa chỉ khỏi lựa chọn đó và vẫn nhanh hơn rất nhiều so với việc nhập thủ công tất cả các địa chỉ đó.
Tại sao bạn sẽ làm điều này?
Có thể bạn có một danh sách gửi thư, trong trường hợp không gửi email hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm địa chỉ liên hệ, không chỉ là một lựa chọn. Điều quan trọng trong tình huống này là có được mọi địa chỉ email mà bạn có.
Gửi email hàng loạt cũng hữu ích nếu bạn đã thay đổi địa chỉ email của mình và muốn giữ cho mọi người được thông báo hoặc có thể có những tin tức quan trọng hoặc nhạy cảm về thời gian mà bạn cần phân phối cho mọi người cùng một lúc. Việc gửi email tất cả các địa chỉ liên hệ của bạn một cách riêng biệt có thể mất một thời gian rất dài. Không có vấn đề lý do để làm điều đó, nó sẽ chỉ mất khoảng một phút để gửi email cho tất cả các địa chỉ liên lạc trong sổ địa chỉ của bạn.
Cách gửi một email đến tất cả các liên hệ Outlook của bạn
Gửi email mọi người trong sổ địa chỉ của bạn cũng dễ dàng như thêm tất cả địa chỉ liên hệ của bạn vào trường Bcc .
- Bắt đầu một tin nhắn mới. Bạn có thể thực hiện việc này bằng nút Email mới trong tab Trang chủ của các phiên bản Outlook mới hơn hoặc bằng nút Mới trong các phiên bản cũ hơn.
- Nhấp hoặc chạm vào nút Đến ... ở bên trái của hộp văn bản nơi bạn thường nhập tên và địa chỉ liên hệ của mình.
- Đánh dấu tất cả các địa chỉ liên hệ bạn muốn gửi email. Để có được tất cả, nhấp vào nút đầu tiên ở trên cùng, giữ phím Shift và sau đó chọn phím cuối cùng. Nếu bạn muốn loại trừ bất kỳ người nào trong số họ khỏi lựa chọn, chỉ cần giữ Ctrl hoặc Command và nhấp vào các liên hệ cụ thể đó.
- Nhấp / nhấn Bcc ở cuối cửa sổ danh bạ để chèn tất cả các địa chỉ đó vào trường Bcc.
- Quan trọng: Không chèn địa chỉ vào hộp Đến . Khi bạn gửi email cho nhiều người như thế này, hãy xem xét quyền riêng tư của họ bằng cách ẩn từng địa chỉ khỏi mọi người nhận khác.
- Nhập địa chỉ email của bạn vào trường Đến . Điều này sẽ làm cho email xuất hiện đã được gửi đến và từ bạn — một lần nữa, để ẩn các địa chỉ khác khỏi hiển thị trong email.
- Nhấn OK để đóng cửa sổ đó và chèn các địa chỉ đó vào thư mới. Kiểm tra kỹ xem các địa chỉ email có ở trong trường Bcc ... không .
- Kết thúc soạn email và sau đó nhấn Gửi .
Lời khuyên
Gửi một email đến một số lượng lớn người cùng một lúc có lẽ không phải là một sự xuất hiện phổ biến, nhưng nếu bạn có kế hoạch làm điều này nhiều lần, sẽ nhanh hơn để tạo danh sách phân phối . Bằng cách đó, bạn chỉ có thể gửi email cho một nhóm liên hệ chứa tất cả các địa chỉ khác trong đó.
Một phương pháp hay khác khi gửi email hàng loạt là giải quyết email tới một liên hệ có tên là "người nhận không được tiết lộ". Không chỉ là chuyên nghiệp hơn một chút so với việc có email xuất hiện để được từ bạn, nó cũng củng cố ý tưởng rằng người nhận không nên "trả lời tất cả."