01 trên 01
Định nghĩa của một tế bào và sử dụng của nó trong Excel và Google Spreadsheets
Định nghĩa
Một ô là đơn vị lưu trữ cơ bản nhất có sẵn trong một chương trình bảng tính như Excel hoặc Bảng tính Google. Dữ liệu được nhập vào chương trình bảng tính luôn được lưu trữ trong một ô.
Trên màn hình, một ô xuất hiện dưới dạng cấu trúc giống hộp và mỗi ô được đặt tại điểm giao nhau của một cột dọc và một hàng ngang trong một trang tính.
Với hơn 16.000 cột và hơn 1 triệu hàng trên mỗi trang tính , có hơn 17 tỷ ô trên mỗi trang tính trong Excel. Bảng tính Google hơi nhỏ hơn với chỉ khoảng 400.000 ô trên mỗi trang tính.
Sử dụng
- Như đã đề cập, các ô được sử dụng để lưu trữ dữ liệu và chúng cũng được sử dụng để hiển thị dữ liệu - thường với các cột và các hàng dữ liệu có liên quan được nhóm lại với nhau để tạo thành các bảng.
- Các ô có thể chứa bốn loại thông tin cơ bản (kiểu dữ liệu):
- Các số - bao gồm các công thức, ngày tháng và thời gian;
- Dữ liệu văn bản - thường được gọi là chuỗi văn bản hoặc chỉ là chuỗi;
- Các giá trị logic (đôi khi được gọi là các giá trị logic ) - chỉ TRUE hoặc FALSE;
- Các giá trị lỗi - chẳng hạn như #NULL !, #REF !, và # DIV / 0! - được tạo ra bởi chương trình khi nó gặp sự cố với dữ liệu trong một ô.
- Các ô chứa các công thức là trung tâm của các chương trình bảng tính vì đây là những tính toán đơn giản hóa làm việc với lượng lớn dữ liệu. Thông thường, các ô hiển thị kết quả của công thức, nhưng chế độ công thức hiển thị của Excel có thể được bật và tắt khi cần để xem công thức hơn là câu trả lời trong ô.
Tham chiếu ô
Với số lượng ô trên mỗi trang tính, cần có hệ thống nhận dạng hoặc địa chỉ để dữ liệu có thể được định vị nhanh chóng và dễ dàng khi cần.
Hệ thống được sử dụng trong các bảng tính hiện đại là các tham chiếu ô, là sự kết hợp của chữ cái cột và số hàng của vị trí ô. Trong các tham chiếu ô này, chữ cái cột luôn được liệt kê đầu tiên như A1, B12 hoặc AA2345.
Các tham chiếu ô hoạt động như các trình giữ chỗ khi chúng được sử dụng trong các công thức và biểu đồ và sự hiện diện của chúng giúp dễ dàng cập nhật các công thức và biểu đồ này, vì bất kỳ dữ liệu nào có trong ô được tự động nhập vào vị trí thích hợp trong công thức hoặc biểu đồ .
Định dạng ô
- Tất cả các ô trong một trang tính sử dụng cùng một định dạng theo mặc định, làm cho các trang tính lớn chứa rất nhiều dữ liệu khó đọc. Việc thêm định dạng vào các vùng khác nhau của trang tính có thể thu hút sự chú ý đến các phần cụ thể và giúp chúng dễ đọc và dễ hiểu hơn.
- Định dạng ô khác với Định dạng số . Định dạng ô bao gồm các thay đổi đối với chính ô - chẳng hạn như thay đổi màu nền ô, thêm đường viền hoặc thay đổi căn chỉnh dữ liệu. Giao dịch định dạng số với cách hiển thị số trong ô - chẳng hạn như tiền tệ, phần trăm hoặc hiển thị số âm bằng màu đỏ.
Số được hiển thị so với số được lưu trữ
Trong cả Excel và Bảng tính Google, khi định dạng số được áp dụng, số kết quả được hiển thị trong ô có thể khác với số thực tế được lưu trữ trong ô và được sử dụng trong tính toán.
Khi định dạng thay đổi được thực hiện cho các số trong ô, những thay đổi đó chỉ ảnh hưởng đến sự xuất hiện của số đó chứ không ảnh hưởng đến số của chính nó. Ví dụ: nếu số 5.6789 trong ô được định dạng để chỉ hiển thị hai chữ số thập phân (hai chữ số ở bên phải dấu thập phân), ô sẽ hiển thị số là 5.68 do làm tròn chữ số thứ ba.
Tính toán và số định dạng
Khi nói đến việc sử dụng các ô dữ liệu được định dạng như vậy trong tính toán, tuy nhiên, toàn bộ số - trong trường hợp này là 5.6789 - sẽ được sử dụng trong tất cả các phép tính chứ không phải số được làm tròn xuất hiện trong ô.
Thêm ô vào bảng tính trong Excel
Lưu ý: Bảng tính Google không cho phép thêm hoặc xóa các ô đơn lẻ - chỉ thêm hoặc xóa toàn bộ các hàng hoặc cột.
Khi các ô riêng lẻ được thêm vào một trang tính, các ô hiện có và dữ liệu của chúng được di chuyển xuống hoặc sang phải để nhường chỗ cho ô mới.
Có thể thêm ô
- Với các phím tắt bàn phím;
- Bằng cách nhấp chuột phải bằng chuột
- Bằng cách sử dụng tùy chọn Chèn trên tab Trang chủ của ruy-băng;
Để thêm nhiều ô cùng một lúc, hãy chọn nhiều ô làm bước đầu tiên trong các phương thức bên dưới.
Chèn ô bằng phím tắt
Tổ hợp phím bàn phím để chèn ô vào trang tính là:
Ctrl + Shift + "+" (dấu cộng)Lưu ý : Nếu bạn có bàn phím có Ô số ở bên phải bàn phím thông thường, bạn có thể sử dụng dấu + ở đó mà không cần phím Shift . Sự kết hợp chính chỉ trở thành:
Ctrl + "+" (dấu cộng)Nhấp chuột phải bằng chuột
Để thêm ô:
- Nhấp chuột phải vào ô nơi ô mới sẽ được thêm vào để mở menu ngữ cảnh;
- Trong menu, nhấn vào Insert để mở hộp thoại Insert ;
- Trong hộp thoại, chọn để các ô xung quanh dịch chuyển xuống hoặc sang phải để nhường chỗ cho ô mới;
- Bấm OK để chèn ô và đóng hộp thoại.
Ngoài ra, hộp thoại Chèn có thể được mở thông qua biểu tượng Chèn trên tab Trang chủ của ruy-băng như trong hình trên.
Sau khi mở, hãy làm theo các bước 3 và 4 ở trên để thêm ô.
Xóa ô và nội dung di động
Các ô riêng lẻ và nội dung của chúng cũng có thể bị xóa khỏi một trang tính. Khi điều này xảy ra, các ô và dữ liệu của chúng từ bên dưới hoặc bên phải của ô đã xóa sẽ di chuyển để lấp đầy khoảng trống.
Để xóa ô:
- Đánh dấu một hoặc nhiều ô cần xóa;
- Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn để mở menu ngữ cảnh;
- Trong menu, nhấp vào Xóa để mở hộp thoại Xóa ;
- Trong hộp thoại, chọn để các ô dịch chuyển lên hoặc từ bên trái để thay thế các ô đã xóa;
- Bấm OK để xóa các ô và đóng hộp thoại.
Để xóa nội dung của một hoặc nhiều ô, mà không xóa chính ô đó:
- Đánh dấu các ô chứa nội dung cần xóa;
- Nhấn phím Delete trên bàn phím.
Lưu ý: Phím Backspace có thể được sử dụng để xóa nội dung của chỉ một ô tại một thời điểm. Khi làm như vậy, nó đặt Excel ở chế độ Chỉnh sửa . Phím Delete là tùy chọn tốt hơn để xóa nội dung của nhiều ô.