Định dạng là những thay đổi được thực hiện cho các bảng tính Excel để tăng cường sự xuất hiện của chúng và / hoặc tập trung sự chú ý vào dữ liệu cụ thể trong trang tính.
Định dạng thay đổi sự xuất hiện của dữ liệu, nhưng không thay đổi dữ liệu thực tế trong ô, điều này có thể quan trọng nếu dữ liệu đó được sử dụng trong các phép tính. Ví dụ: định dạng số để chỉ hiển thị hai chữ số thập phân không rút ngắn hoặc làm tròn các giá trị có nhiều hơn hai chữ số thập phân.
Để thực sự thay đổi các con số theo cách này, dữ liệu sẽ cần được làm tròn bằng cách sử dụng một trong các hàm làm tròn của Excel.
01 trên 04
Định dạng số trong Excel
Định dạng số trong Excel được sử dụng để thay đổi diện mạo của một số hoặc giá trị trong một ô trong trang tính.
Định dạng số được gắn vào ô chứ không phải giá trị trong ô. Nói cách khác, định dạng số không thay đổi số thực trong ô, mà chỉ là cách nó xuất hiện.
Ví dụ: chọn một ô đã được định dạng cho số âm, số đặc biệt hoặc số dài và số đơn vị thay vì số được định dạng được hiển thị trong thanh công thức phía trên trang tính.
Các phương thức được đề cập để thay đổi định dạng số bao gồm:
Định dạng số có thể được áp dụng cho một ô, toàn bộ cột hoặc hàng, phạm vi ô được chọn hoặc toàn bộ trang tính.
Định dạng mặc định cho các ô có chứa tất cả dữ liệu là kiểu Chung . Kiểu này không có định dạng cụ thể và, theo mặc định, hiển thị số không có ký hiệu đô la hoặc dấu phẩy và số hỗn hợp - số có chứa thành phần phân đoạn - không giới hạn ở số vị trí thập phân cụ thể.
02 trên 04
Áp dụng định dạng số
Tổ hợp phím có thể được sử dụng để áp dụng định dạng số cho dữ liệu là:
Ctrl + Shift + ! (dấu chấm than)Các định dạng được áp dụng cho dữ liệu số được chọn bằng các phím tắt là:
- Hai vị trí thập phân
- dấu phẩy dưới dạng dấu phân cách hàng nghìn (,)
Để áp dụng định dạng số cho dữ liệu bằng các phím tắt:
- Đánh dấu các ô chứa dữ liệu cần định dạng
- Nhấn và giữ các phím Ctrl và Shift trên bàn phím
- Nhấn và nhả phím dấu chấm than (!) - nằm phía trên số 1 - trên bàn phím mà không cần nhả phím Ctrl và Shift
- Nhả phím Ctrl và Shift
- Nếu thích hợp, các số trong các ô được chọn sẽ được định dạng để hiển thị các định dạng nêu trên
- Nhấp vào bất kỳ ô nào trong số các ô hiển thị số chưa định dạng gốc trong thanh công thức phía trên trang tính
Lưu ý: đối với các số có nhiều hơn hai chữ số thập phân, chỉ hai chữ số thập phân đầu tiên được hiển thị, phần còn lại không bị xóa và sẽ vẫn được sử dụng trong các phép tính liên quan đến các giá trị này.
Áp dụng định dạng số bằng cách sử dụng tùy chọn Ribbon
Mặc dù một số định dạng số thường được sử dụng dưới dạng biểu tượng riêng lẻ trên tab Trang chủ của ruy-băng, như được hiển thị trong hình trên, hầu hết các định dạng số nằm trong danh sách thả xuống Định dạng số - hiển thị Chung làm định dạng mặc định cho ô Để sử dụng các tùy chọn danh sách:
- Đánh dấu các ô dữ liệu cần định dạng
- Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh hộp Định dạng số để mở danh sách thả xuống
- Nhấp vào tùy chọn Số trong danh sách để áp dụng tùy chọn này cho các ô dữ liệu đã chọn
Các số được định dạng thành hai chữ số thập phân như với phím tắt ở trên, nhưng dấu phân cách bằng dấu phẩy không được sử dụng với phương pháp này.
Áp dụng định dạng số trong hộp thoại định dạng ô
Tất cả các tùy chọn định dạng số có sẵn thông qua hộp thoại Định dạng ô .
Có hai tùy chọn để mở hộp thoại:
- Nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại - mũi tên chỉ xuống nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của nhóm biểu tượng Số trên ruy-băng
- Nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím
Các tùy chọn Định dạng Ô trong hộp thoại được nhóm lại với nhau trên các danh sách theo thẻ với các định dạng số nằm trong tab Số .
Trên tab này, các định dạng có sẵn được chia nhỏ thành các danh mục trong cửa sổ bên trái. Nhấp vào một tùy chọn trong cửa sổ và các thuộc tính và một mẫu của tùy chọn đó được hiển thị ở bên phải.
Nhấp vào Số trong cửa sổ bên trái hiển thị các thuộc tính có thể được điều chỉnh
- số vị trí thập phân được hiển thị
- việc sử dụng dấu phẩy cho hàng nghìn
- hiển thị tùy chọn cho số âm
03 trên 04
Áp dụng định dạng tiền tệ
Áp dụng định dạng tiền tệ bằng cách sử dụng phím tắt
Tổ hợp phím có thể được sử dụng để áp dụng định dạng tiền tệ cho dữ liệu là:
- Ctrl + Shift + $ (ký hiệu đô la)
Các định dạng tiền tệ mặc định được áp dụng cho dữ liệu đã chọn bằng các phím tắt là:
- ký hiệu đô la
- Hai vị trí thập phân
- dấu phẩy là dấu phân cách hàng nghìn (,)
Các bước để áp dụng định dạng tiền tệ bằng cách sử dụng các phím tắt
Để áp dụng định dạng tiền tệ cho dữ liệu bằng các phím tắt:
- Đánh dấu các ô chứa dữ liệu cần định dạng
- Nhấn và giữ các phím Ctrl và Shift trên bàn phím
- Nhấn và thả phím ký hiệu đô la ($) - nằm phía trên số 4 - trên bàn phím mà không cần nhả phím Ctrl và Shift
- Nhả phím Ctrl và Shift
- Các ô được chọn sẽ được định dạng tiền tệ và, nếu có, hiển thị các định dạng nêu trên
- Nhấp vào bất kỳ ô nào sẽ hiển thị số chưa định dạng ban đầu trong thanh công thức phía trên trang tính.
Áp dụng định dạng tiền tệ bằng cách sử dụng tùy chọn Ribbon
Định dạng tiền tệ có thể được áp dụng cho dữ liệu bằng cách chọn tùy chọn Đơn vị tiền tệ từ danh sách thả xuống Định dạng số .
Biểu tượng ký hiệu đô la ( $) nằm trong nhóm Số trên tab Trang chủ của ruy-băng, không phải dành cho định dạng Tiền tệ nhưng cho định dạng Kế toán như được chỉ ra trong hình trên.
Sự khác biệt chính giữa hai là định dạng Kế toán căn chỉnh ký hiệu đô la ở phía bên trái của ô trong khi căn chỉnh chính dữ liệu ở bên phải.
Áp dụng định dạng tiền tệ trong hộp thoại định dạng ô
Định dạng tiền tệ trong hộp thoại Định dạng ô rất giống với định dạng số, ngoại trừ tùy chọn để chọn ký hiệu tiền tệ khác với ký hiệu đô la mặc định.
Hộp thoại Định dạng Ô có thể được mở bằng một trong hai cách sau:
- Nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại - mũi tên chỉ xuống nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của nhóm biểu tượng Số trên ruy-băng
- Nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím
Trong hộp thoại, nhấp vào Đơn vị tiền tệ trong danh sách danh mục ở phía bên trái để xem hoặc thay đổi cài đặt hiện tại.
04/04
Áp dụng định dạng phần trăm
Đảm bảo dữ liệu được hiển thị ở định dạng phần trăm được nhập dưới dạng thập phân - chẳng hạn như 0,33 - trong đó, khi được định dạng cho phần trăm, sẽ hiển thị chính xác là 33%.
Ngoại trừ số 1, số nguyên - số không có phần thập phân - thường không được định dạng theo phần trăm vì giá trị được hiển thị được tăng thêm 100 lần.
Ví dụ: khi được định dạng cho phần trăm:
- số 1 sẽ được hiển thị là 100%;
- số 33 sẽ được hiển thị là 3300%.
Áp dụng định dạng phần trăm bằng cách sử dụng phím tắt
Tổ hợp phím có thể được sử dụng để áp dụng định dạng số cho dữ liệu là:
Ctrl + Shift + % (ký hiệu phần trăm)Các định dạng được áp dụng cho dữ liệu số được chọn bằng các phím tắt là:
- 0 chữ số thập phân
- biểu tượng phần trăm được thêm vào
Các bước để áp dụng định dạng phần trăm bằng cách sử dụng các phím tắt
Để áp dụng định dạng phần trăm cho dữ liệu bằng các phím tắt:
- Đánh dấu các ô chứa dữ liệu cần định dạng
- Nhấn và giữ các phím Ctrl và Shift trên bàn phím
- Nhấn và thả phím biểu tượng phần trăm (%) - nằm phía trên số 5 - trên bàn phím mà không cần nhả phím Ctrl và Shift
- Nhả phím Ctrl và Shift
- Các số trong các ô được chọn sẽ được định dạng để hiển thị ký hiệu phần trăm
- Nhấp vào bất kỳ ô được định dạng nào hiển thị số chưa định dạng gốc trong thanh công thức phía trên trang tính
Áp dụng định dạng phần trăm bằng cách sử dụng tùy chọn Ribbon
Có thể áp dụng định dạng phần trăm cho dữ liệu bằng cách sử dụng biểu tượng phần trăm nằm trong nhóm Số trên tab Trang chủ của ruy-băng, như được hiển thị trong hình ở trên hoặc bằng cách chọn tùy chọn Tỷ lệ từ danh sách thả xuống Định dạng số .
Điểm khác biệt duy nhất giữa hai biểu tượng là biểu tượng dải băng, giống như phím tắt ở trên, hiển thị số thập phân bằng 0 trong khi tùy chọn danh sách thả xuống hiển thị tối đa hai chữ số thập phân. Ví dụ, như được hiển thị trong hình trên, số 0.3256 được hiển thị dưới dạng:
- 33% khi được định dạng bằng biểu tượng băng
- 32,56% khi được định dạng bằng cách sử dụng tùy chọn danh sách thả xuống
Các số được định dạng thành hai chữ số thập phân như với phím tắt ở trên, nhưng dấu phân cách bằng dấu phẩy không được sử dụng với phương pháp này.
Áp dụng phần trăm bằng hộp thoại định dạng ô
Xem xét số bước cần thiết để truy cập tùy chọn định dạng phần trăm trong hộp thoại Định dạng ô, có rất ít lần lựa chọn này cần phải được sử dụng thay vì một trong các phương pháp được đề cập ở trên.
Lý do duy nhất để chọn sử dụng tùy chọn này là thay đổi số chữ số thập phân được hiển thị với số được định dạng theo phần trăm - trong hộp thoại số chữ số thập phân hiển thị có thể được đặt từ 0 đến 30.
Hộp thoại Định dạng Ô có thể được mở bằng một trong hai cách sau:
- Nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại - mũi tên chỉ xuống nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của nhóm biểu tượng Số trên ruy-băng
- Nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím