Excel điền vào xử lý

Sao chép dữ liệu, công thức, định dạng và hơn thế nữa

Thanh công cụ fill là một chấm đen nhỏ hoặc hình vuông đa năng ở góc dưới cùng bên phải của ô đang hoạt động có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi nó được sử dụng để sao chép nội dung của một hoặc nhiều ô vào các ô liền kề trong một trang tính .

Sử dụng của nó bao gồm:

• Sao chép dữ liệu và định dạng
• Sao chép công thức
• Điền các ô bằng một chuỗi số, chẳng hạn như số lẻ hoặc số chẵn
• Thêm ngày của tên tuần hoặc tháng vào trang tính
• Thêm danh sách tùy chỉnh dữ liệu thường được sử dụng, chẳng hạn như tên bộ phận hoặc tiêu đề báo cáo, vào trang tính

Làm việc với Fill Handle

Việc xử lý điền hoạt động cùng với chuột. Để dùng nó:

1. Đánh dấu (các) ô có chứa dữ liệu được sao chép hoặc, trong trường hợp của một chuỗi, được mở rộng.
2. Đặt con trỏ chuột lên thanh công cụ fill — con trỏ chuyển thành dấu cộng nhỏ màu đen ( + ).
3. Nhấn và giữ nút chuột trái.
4. Kéo tay cầm điền vào (các) ô đích.

Sao chép dữ liệu mà không định dạng

Khi dữ liệu được sao chép bằng núm điều khiển điền, theo mặc định, mọi định dạng được áp dụng cho dữ liệu, chẳng hạn như tiền tệ, in đậm hoặc in nghiêng hoặc thay đổi màu ô hoặc phông chữ cũng được sao chép.

Để sao chép dữ liệu mà không cần sao chép định dạng, sau khi sao chép dữ liệu bằng tay cầm, Excel sẽ hiển thị nút Tùy chọn Điền Tự động bên dưới và bên phải của các ô mới được điền.

Nhấp vào nút này sẽ mở ra một danh sách các tùy chọn bao gồm:

• Sao chép ô
• Chỉ điền định dạng
• Điền mà không định dạng

Nhấp vào Điền mà không định dạng sẽ sao chép dữ liệu bằng trình xử lý điền nhưng không sao chép định dạng nguồn.

Thí dụ

1. Nhập một số được định dạng — chẳng hạn như $ 45,98 —đến ô A1 của trang tính.
2. Bấm vào ô A1 một lần nữa để biến nó thành ô hiện hoạt.
3. Đặt con trỏ chuột lên tay cầm điền (dấu chấm nhỏ màu đen ở góc dưới cùng bên phải của ô A1).
4. Con trỏ chuột sẽ thay đổi thành dấu cộng nhỏ màu đen ( + ) khi bạn có nó trên tay cầm điền.
5. Khi con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng, hãy nhấp và giữ nút chuột.
6. Kéo thanh điều khiển điền vào ô A4 để sao chép số $ 45.98 và định dạng thành các ô A2, A3 và A4.
7. Các ô A1 đến A4 bây giờ tất cả chứa số định dạng $ 45,98.

Sao chép công thức

Các công thức được sao chép bằng cách sử dụng nút điều khiển điền sẽ cập nhật để sử dụng dữ liệu ở vị trí mới của chúng nếu chúng đã được tạo bằng cách sử dụng tham chiếu ô.

Tham chiếu ô là chữ cái cột và số hàng của ô nơi dữ liệu được sử dụng trong công thức được đặt, chẳng hạn như A1 hoặc D23.

Trong hình trên, ô H1 chứa công thức cộng các số trong hai ô ở bên trái.

Thay vì nhập số thực vào công thức trong H1 để tạo công thức này,

= 11 + 21

tham chiếu ô được sử dụng thay thế và công thức trở thành:

= F1 + G1

Trong cả hai công thức, câu trả lời trong ô H1 là: 32, nhưng công thức thứ hai, bởi vì nó được tạo bằng cách sử dụng tham chiếu ô, nó có thể được sao chép bằng cách sử dụng nút điều khiển điền vào ô H2 và H3 và nó sẽ cho kết quả chính xác cho dữ liệu hàng.

Thí dụ

Ví dụ này sử dụng tham chiếu ô trong công thức, do đó tất cả tham chiếu ô trong công thức đang được sao chép sẽ cập nhật để phản ánh vị trí mới của chúng.

1. Thêm dữ liệu được nhìn thấy trong hình trên vào các ô từ F1 đến G3 trong một trang tính.
2. Nhấp vào ô H1.
3. Nhập công thức: = F1 + G1 vào ô G1 và nhấn phím Enter trên bàn phím.
4. Câu trả lời 32 sẽ xuất hiện trong ô H1 (11 + 21).
5. Bấm vào ô H1 một lần nữa để biến nó thành ô hiện hoạt.
6. Đặt con trỏ chuột lên tay cầm điền (dấu chấm nhỏ màu đen ở góc dưới cùng bên phải của ô H1).
7. Con trỏ chuột sẽ thay đổi thành dấu cộng nhỏ màu đen ( + ) khi bạn có nó trên thanh công cụ fill.
8. Khi con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng, bấm và giữ nút chuột trái.
9. Kéo chốt điền vào ô H3 để sao chép công thức vào các ô H2 và H3.
10. Các ô H2 và H3 phải chứa các số 72 và 121 tương ứng - kết quả của các công thức được sao chép vào các ô đó.
11. Nếu bạn nhấp vào ô H2, công thức = F2 + G2 có thể được nhìn thấy trong thanh công thức phía trên trang tính.
12. Nếu bạn bấm vào ô H3 thì công thức = F3 + G3 có thể thấy trong thanh công thức.

Thêm một dãy số vào ô

Nếu Excel nhận ra nội dung ô như là một phần của một chuỗi, nó sẽ tự động điền các ô được chọn khác với các mục tiếp theo trong chuỗi.

Để làm như vậy, bạn cần phải nhập đủ dữ liệu để hiển thị mẫu Excel, chẳng hạn như đếm theo hai, mà bạn muốn sử dụng.

Một khi bạn đã làm điều này, tay cầm điền có thể được sử dụng để lặp lại chuỗi này thường xuyên khi cần thiết.

Thí dụ

1. Nhập số 2 vào ô D1 và nhấn phím Enter trên bàn phím.
2. Nhập số 4 vào ô D2 và nhấn Enter.
3. Chọn các ô D1 và D2 ​​để tô sáng chúng.
4. Nhấp và giữ con trỏ chuột trên thanh công cụ điền ở góc dưới cùng bên phải của ô D2.
5. Kéo thanh điều khiển điền xuống ô D6.
6. Các ô D1 đến D6 phải chứa các số: 2, 4, 6, 8, 10, 12.

Thêm các ngày trong tuần

Excel có các danh sách đặt trước tên, các ngày trong tuần và các tháng trong năm, có thể được thêm vào một trang tính bằng cách sử dụng nút điều khiển điền.

Để thêm tên vào trang tính, bạn chỉ cần cho Excel biết danh sách nào bạn muốn thêm vào và điều này được thực hiện bằng cách nhập tên đầu tiên vào danh sách.

Để thêm các ngày trong tuần chẳng hạn,

1. Nhập vào ô ngày Chủ nhật A1.
2. Nhấn phím Enter trên bàn phím.
3. Bấm vào ô A1 một lần nữa để biến nó thành ô hiện hoạt.
4. Đặt con trỏ chuột lên tay cầm điền ở góc dưới cùng bên phải của ô hiện hoạt.
5. Con trỏ chuột sẽ thay đổi thành dấu cộng nhỏ màu đen ( + ) khi bạn có nó trên tay cầm điền.
6. Khi con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng, hãy nhấp và giữ nút chuột.
7. Kéo chốt điền vào ô G1 để tự động điền vào các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Bảy.

Excel cũng chứa danh sách các biểu mẫu ngắn được thiết lập sẵn cho các ngày trong tuần như Sun , Mon , v.v. cũng như cả các tên tháng đầy đủ và ngắn - tháng 1, tháng 2, tháng 3 và tháng 1, tháng 2, tháng 3 có thể được thêm vào trang tính bằng các bước được liệt kê ở trên.

Để thêm danh sách tùy chỉnh vào trình xử lý điền

Excel cũng cho phép bạn thêm danh sách tên riêng của bạn như tên bộ phận hoặc tiêu đề trang tính để sử dụng với trình xử lý điền. Một danh sách có thể được thêm vào trình điều khiển điền bằng cách nhập tên theo cách thủ công hoặc bằng cách sao chép chúng từ một danh sách hiện có trong một trang tính.

Nhập danh sách tự động điền mới

1. Bấm vào tab Tệp của ruy-băng (Excel 2007 bấm vào nút Office).
2. Bấm vào Các tùy chọn để hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel.
3. Bấm vào tab Nâng cao ( Excel 2007 - tab Phổ biến ) trong ngăn bên tay trái.
4. Di chuyển đến phần Chung của danh sách tùy chọn trong ngăn bên tay phải ( Excel 2007 - phần Tùy chọn hàng đầu ở đầu ngăn ).
5. Nhấp vào nút Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh trong ngăn bên phải để mở hộp thoại Danh sách tùy chỉnh .
6. Nhập danh sách mới trong cửa sổ Danh sách các mục nhập .
7. Nhấp vào Thêm để thêm danh sách mới vào cửa sổ Danh sách tùy chỉnh trong ngăn bên tay trái.
8. Bấm OK hai lần để đóng tất cả các hộp thoại và trở về trang tính.
9. Kiểm tra danh sách mới bằng cách nhập tên đầu tiên vào danh sách và sau đó sử dụng trình điều khiển điền để thêm phần còn lại của tên vào trang tính.

Để nhập danh sách điền tự động tùy chỉnh từ bảng tính của bạn

1. Đánh dấu phạm vi ô trong trang tính chứa các phần tử danh sách, chẳng hạn như A1 đến A5.
2. Làm theo các bước từ 1 đến 5 ở trên để mở hộp thoại Danh sách tùy chỉnh .
3. Phạm vi ô được chọn trước đó sẽ có mặt dưới dạng tham chiếu ô tuyệt đối , chẳng hạn như $ A $ 1: $ A $ 5, trong hộp danh sách Nhập từ ô ở cuối hộp thoại.
4. Nhấp vào nút Nhập .
5. Danh sách Auto Fill mới xuất hiện trong cửa sổ Custom Lists.
6. Bấm OK hai lần để đóng tất cả các hộp thoại và trở về trang tính.
7. Kiểm tra danh sách mới bằng cách nhập tên đầu tiên vào danh sách và sau đó sử dụng trình điều khiển điền để thêm phần còn lại của tên vào trang tính.